創(chuàng)新辦公室管理工作 提升企業(yè)效益

王國徽

【摘要】現(xiàn)今社會經(jīng)濟發(fā)展速度迅速，企業(yè)競爭日趨激烈，企業(yè)日常辦公室管理工作的規(guī)范化和有序化，直接影響著企業(yè)效益的提升。許多企業(yè)工作效率不佳，直接阻礙了企業(yè)的良性發(fā)展，所以，在原有辦公室管理模式的基礎(chǔ)上實現(xiàn)創(chuàng)新，加強企業(yè)辦公室管理工作，使之合理化科學化，有益于提升企業(yè)的工作效益。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新;辦公室;管理;提升;效益

一、辦公室管理工作的重要意義

在社會發(fā)展和變革中，新時期新形勢下，企業(yè)的發(fā)展要求辦公室工作要不斷創(chuàng)新。對此，辦公室工作人員應清楚意識到，在新的形勢下，企業(yè)對辦公室的期望相對較高，同時辦公室所面臨的挑戰(zhàn)也日漸加劇。對比我們目前所做的辦公室工作，是否和新環(huán)境新形勢要求下的辦公室管理工作有差距？我們又該怎樣開展創(chuàng)新管理來提升自身和企業(yè)的工作效率？對此，辦公室管理工作者必須理清思路，提高服務(wù)保障意識，適應新時代新變化，不斷深化管理創(chuàng)新，在新時期新形勢的作用下開創(chuàng)新的辦公室管理工作，以順應時代變化和企業(yè)發(fā)展需要。

二、辦公室管理工作中常出現(xiàn)的問題

（一）管理制度不健全。目前很多企業(yè)存在辦公室工作職能劃分不明確，工作目標模糊，無完善的工作實施計劃，也沒有健全的管理制度進行約束和規(guī)范，這些存在的問題導致企業(yè)工作人員工作壓力增大，對外，企業(yè)的良好形象無法得以展現(xiàn)。因此，只有完善企業(yè)相應規(guī)章制度，捋清企業(yè)、部門及個人的職責和分工，制定科學合理的工作計劃，才能使工作效率得到有效提升。

（二）管理理念陳舊，未做好溝通協(xié)調(diào)。辦公室工作人員不僅應具備嚴格執(zhí)行任務(wù)、有效落實工作的能力，同時也要具備管理者或者組織者應具備的特性和本領(lǐng)。現(xiàn)今不少企業(yè)仍存在管理理念過于落后的現(xiàn)象，領(lǐng)導對于工作經(jīng)常親力親為，但對于帶領(lǐng)團隊，在工作、團隊齊抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在簡單的發(fā)號施令階段，強制監(jiān)督，盲目控制，不會與員工進行有效溝通，缺乏協(xié)調(diào)和引導能力，這樣的管理方式只會讓企業(yè)辦公室人員的辦事水平停留在原地，失去工作主動性。

（三）管理水平較低，無合理獎懲制度作為激勵。新時期的辦公室工作不僅要學會統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門，也要學會監(jiān)督各項任務(wù)的落實情況。任何小失誤都有可能給整個企業(yè)帶來嚴重的后果，甚至致使整個企業(yè)無法照常運行，因此要求管理者要有推陳出新的精神，在管理中不斷找缺點，并尋求完善的方法，總結(jié)較好的工作經(jīng)驗，制定相應的獎懲激勵制度，激發(fā)員工工作的熱情和主動性，使員工能夠高效且有質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高。當今仍有許多企業(yè)認為辦公室工作無足輕重，思想意識里沒有給予其足夠重視，在企業(yè)用人招聘過程中，忽略辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，往往招進公司的人良莠不齊。再有公司不重視對辦公室工作人員的綜合素質(zhì)訓練和培養(yǎng)，使員工只會機械地按照領(lǐng)導安排完成日常工作任務(wù)，缺少主動尋找問題和分析問題的能力，也無法在重大決策時給予領(lǐng)導提供建設(shè)性意見或者建議，只是一個單純的服務(wù)者。

（五）檔案管理較為混亂。許多企業(yè)在檔案管理方面沒有完善的制度和流程，所謂眉毛胡子一把抓，將有價值的文件和無實際意義的文件一并入檔，并且無詳細規(guī)范的分門別類，導致需要尋找參考資料或查實考證之前留存的文件時，辦公室工作人員無從下手，手忙腳亂，不能在短時間內(nèi)迅速準確找出需要的文件，從而浪費工作時間，也降低了工作效率。

二、如何進行辦公室管理工作的創(chuàng)新

（一）優(yōu)化辦公室規(guī)章制度及工作流程。為更好開展辦公室工作，企業(yè)辦公室不僅應強化日常工作的執(zhí)行與落實，也需要開拓新思路、新舉措，把握好辦公室管理工作的規(guī)律，嚴格辦公室各項規(guī)章制度，并運用信息化的手段來優(yōu)化完善辦公室管理流程，做到規(guī)范辦公，專業(yè)辦公。例如在日常辦公室接待、打印復印、電話接聽、文件收發(fā)等工作處理上，辦公室可以將此類瑣碎工作用制度形成統(tǒng)一框架和規(guī)范流程，以便辦公室人員能在最短的時間內(nèi)迅速投入工作中，并順利有效及時地完成工作，同時也可以利用信息化的手段，幫助辦公室工作人員節(jié)省工作時間，提高工作效率。

（二）將辦公室人員崗位職責明確化。新時期的辦公室工作，不僅要完成日常接待、考勤、文件草擬及收發(fā)、檔案管理等任務(wù)，還要能幫助部門領(lǐng)導或者上級提供可行性預案，以供領(lǐng)導決策。作為辦公室工作人員，應明確自身工作職責，將本崗位職責進行條理化分解，分清輕重緩急，并列出執(zhí)行方法，日常工作中根據(jù)所列逐一進行任務(wù)實施，如有臨時突發(fā)性工作任務(wù)，也應按照常規(guī)理論支撐分層次分重點進行工作，要有服務(wù)全公司的思想意識，明確自身崗位所涵蓋的職責范圍，發(fā)揚團隊精神，勇于奉獻，敢于付出。

（三）善于組織、協(xié)調(diào)和溝通。辦公室工作人員應當及時完成上級領(lǐng)導分配的工作任務(wù)，同時要及時對領(lǐng)導給其他部門安排的工作任務(wù)進行上傳下達，在工作中做好通知和分配，善于溝通和協(xié)調(diào)，不僅要與同部門之間進行有效溝通，也要善于與其他各崗位人員進行溝通交流，留意企業(yè)各方面消息，并收集整理有效信息，將重要的有價值的信息進行統(tǒng)一整理，及時反饋給領(lǐng)導，主動協(xié)調(diào)和解決在工作中遇到的力所能及的難題，如一己之力無法解決，應及時告知領(lǐng)導進行協(xié)調(diào)，做好上下級之間的橋梁和紐帶，及時有效地落實工作，并向領(lǐng)導反饋工作完成情況。

（四）制定合理的辦公室獎懲制度。在企業(yè)中，辦公室工作人員除了每天要完成日常例行工作之外，隨時都有可能面臨變動性的工作任務(wù)，在實際工作中，往往因為工作的臨時性，辦公室人員很容易產(chǎn)生懈怠厭倦的心理，但因為辦公室工作對整個公司的運營及工作效率起著至關(guān)重要的作用，所以公司需制定詳細合理的辦公室獎懲制度，以此激勵辦公室工作人員以飽滿的工作熱情投入到工作當中去，以此提高工作效率，推動公司整體業(yè)務(wù)有效運行。

（五）提高辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室工作人員雖然不是領(lǐng)導，但與領(lǐng)導最靠近，雖然不是核心崗位，但卻接近中心崗位，不作決策，卻服務(wù)于決策。這就要求辦公室工作人員必須具備相應的綜合素養(yǎng)，不僅自身各方面素質(zhì)修養(yǎng)要達標，而且要在工作中養(yǎng)成善于學習的良好習慣，不斷提升個人能力和專業(yè)素養(yǎng)，同時企業(yè)也應注重辦公室人員的培訓，多組織辦公室人員進行對外交流、參加專家講座等活動，提升工作人員的知識儲備能力和溝通協(xié)作能力。

（六）規(guī)范文件存檔，定期整理檔案。檔案來源于文件，文件是檔案的歸宿。企業(yè)的檔案管理是辦公室工作中的重要組成部分，存檔有價值的文件，將對后續(xù)工作起到參考作用，因此將有利用價值的文件進行及時有效的存檔至關(guān)重要。辦公室工作人員應當規(guī)范檔案管理流程，將企業(yè)全部檔案進行分部門、分類別整理，并注意按照年份和日期編寫序列號，保存紙質(zhì)檔案，并制作電子文檔目錄表以方便查閱，定期對前一段固定時長內(nèi)的檔案進行整理，將無用的檔案進行清理，將此前未進行規(guī)范入檔的文件重新進行編號歸檔，這樣則保證了檔案工作的規(guī)范性。

三、結(jié)束語

在科學技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)今，企業(yè)應該重視辦公室管理工作的創(chuàng)新，利用科學有效的信息化手段合理安排辦公室工作。作為辦公室工作人員，也應在工作中把握新時期辦公室工作的需求，多思考，多分析，手腦并用，使辦公室工作在創(chuàng)新中得到新提升。

【參考文獻】

[1]張龍.對企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新的思考[J].秘書之友，2011 （3）：10-11.

[2]李曉琳.創(chuàng)新辦公室工作實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)健和諧發(fā)展[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2012（27）：83.

[3]楊寶峰，韓銳.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作創(chuàng)新問題淺析[J].經(jīng)營管理者，2013（24）：149.