對醫院檔案管理信息化的思考

陳穎

【摘要】醫院檔案管理信息化已經成為現代化醫療衛生管理的重要手段之一，也是數字化醫院建設的重要組成部分。隨著“互聯網+醫療”全民健康醫療服務工作步伐的加快推進，醫院檔案管理的信息化建設工作也隨之興起，檔案信息化水平將成為醫院整體實力與服務能力的重要體現。本文從醫院的檔案管理信息化出發，深入分析當前醫院檔案信息化建設與管理存在的不足，并提出具體的應對措施和建議。

【關鍵詞】醫院檔案;檔案信息化;檔案管理

醫院檔案是醫院在黨務、行政、醫療技術、教學、科研、基建、設備、會計等活動中直接形成的，對醫院和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及其電子文件等不同形式、不同載體的歷史記錄。是醫院管理工作中的原始憑證，是醫療機構服務情況與患者健康狀況等信息的真實記錄。

一、醫院的檔案管理信息化現狀

（一）醫院檔案管理的主要內容及分類。醫院檔案文件材料基本分為八大類：黨政管理類、醫療技術類、教學類、科學研究類、基本建設類、設備儀器類、財會類、特種載體類，歸檔材料包括紙質、照片、錄像帶、錄音帶及其電子文件等各種載體形式。

（二）醫院檔案管理信息化的基本情況。1.軟硬件情況。所謂醫院檔案管理信息化就是把醫院檔案資料信息進行收集、存儲、檢索、管理、利用，并為醫院行政工作提供借鑒及參考等，再通過網絡技術化傳輸進程進行綜合記錄的過程。但目前醫院檔案系統建設停留在單機版模式，內網控制終端，數據上傳及下載停留在軟硬盤的拷貝，如將系統升級后，能使檔案系統與院內終端系統打通，只能達到電子版互通模式。這種單純的檔案系統不能有效利用信息數據可持續化的作用。2.機構與人員情況。醫院檔案管理的機構基本下設在黨辦或院辦公室，管理人員2-4人，學歷本科以上，兼職檔案員1人分布在各個科室負責收集材料，信息化相關人員0-1人，學歷本科以上，檔案管理學人員1-2人，學歷本科以上。專業檔案管理人員占全院人員比例1：2000。3.資金投入情況。近5年來，醫院檔案管理信息化的資金投入，保持在較低、甚至不投入的狀態。要進行信息化建設，首先要提高檔案信息化管理的質量與水平，同時要進行機器設備的更新和應用。目前，國內已有較穩定的檔案信息系統，但引進或升級，需要一定的資金投入。如更換或升級檔案信息系統后，可提高檔案利用性。檔案管理是有效利用和可持續化的，以達到檔案管理的常態化、科學化、數據化。

二、醫院檔案管理信息化的不足表現

（一）對檔案管理信息化的認識不夠。醫院領導層對該項工作的不夠重視，對檔案管理信息化的重要性和長遠意義認識不夠。檔案管理系統是否能應用在檔案信息管理中，取決于院領導的支持和各科室主任的積極參與，特別是領導思想意識的提高至關重要。如果一個部門沒有一名思想理念更新迅速的領導對檔案信息管理工作的關注，醫院的檔案管理信息化就是一句空話。

（二）醫院檔案管理系統的投入不足。軟硬件設施設備老化，資金投入不足，導致信息化建設滯后，無法滿足醫院檔案管理工作的發展要求，檔案管理的效率不高，制約著檔案信息化的可持續發展。舍得投入財力，配置與之相適應的軟硬件，才能實現醫院檔案信息化管理。使用專業醫院檔案系統可以有效并且減少檔案介質占用的空間，從而使保存方便快捷并有效保密，儲存量也十分豐富而廣泛，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱和利用檔案的人都會快捷而準確。醫院要從實際出發，創造優良的條件，運用檔案系統管理工具，把醫院各類資料貯存于其中，才能更好實現醫院檔案管理的網絡化、標準化、現代化。

（三）醫院檔案管理信息化的人才缺失。醫院檔案管理工作人員的信息化專業水平不高，對新興的大數據、云計算、移動互聯、區塊鏈等信息技術的掌握和應用不夠，無法將新技術與檔案管理工作有效結合，也無法充分發揮新興科學技術作用，從而阻礙了醫院檔案管理信息化進程。從醫院檔案管理工作的人員專業分布來看，幾乎無檔案管理專業人才，甚至對檔案管理知識缺乏。加強人員專業培訓才能更好地改變這種狀況，才能有效快速改變人員組織素質架構，從而適應工作需要。

（四）檔案管理信息化建設缺乏規劃。檔案管理信息化建設呈現隨意性，受領導意志、建設資金等多方面因素的影響較大，缺乏檔案管理信息化的長遠規劃，未能將信息化建設與當前醫院的發展目標相結合，存在盲目性。

三、加強醫院檔案信息化管理與建設的意見

（一）提高醫院檔案管理信息化重要性和必要性的意識。一方面，是增強醫院領導班子、員工的認識;另一方面，是加強與地方醫療監管部門的溝通協調，積極取得監管部門對醫院檔案管理信息化工作的支持。特別是在具體檔案管理工作上，指定專門的主管領導，重點抓現代化醫院的檔案管理。實現醫院檔案信息化建設將成為醫療衛生服務系統建設標準化、現代化和高質量醫療服務工作重中之重的基礎，逐步搭建起醫院檔案信息管理平臺，有效提高工作水平和效率、從而提高醫院醫療服務質量。醫院檔案現代化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、現代化，高標準、高要求的系統工程，是檔案工作人員面臨的新的挑戰。

（二）建立醫院檔案管理信息化長遠規劃。立足醫院自身情況，結合醫院發展目標，建立并完善檔案管理信息化近期、中期、遠期發展與建設規劃，且納入醫院各階段建設范疇，合理安排建設資金、人力、物力，有序推進規劃落地實施。爭取政府和上級部門的支持，從而使醫院檔案管理工作水平提升，為醫院提升服務質量打下堅實基礎。

（三）加強醫院檔案管理信息化人才培養。醫院檔案管理信息化工作涉及醫學、信息科學、檔案管理學等多學科知識，應通過脫產學習、輪崗學習、外派交流等多種形式，加強對檔案管理工作崗位上的人員培養，不斷提高醫院檔案管理信息化人才的綜合能力，另外培養和招聘醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，才能把基礎性的檔案管理工作做好。醫院檔案管理的形勢已趨于現代化，這也迫使檔案管理工作人員發奮刻苦學習新知識、新技術，全面掌握科學有效的檔案管理綜合服務技能。

（四）充分發揮新興信息技術特點，提升檔案管理信息化水平。大數據、云計算、移動互聯、區塊鏈等信息技術方興未艾，如何發揮新技術的特點和優勢，快速提升醫院檔案管理的信息化水平，是醫院檔案管理人員應積極探索思考的問題，應密切關注新技術的發展，特別是新技術在醫療衛生行業的推廣應用情況，積極借鑒新技術的成功應用經驗。

四、結束語

醫院檔案管理工作必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以足夠的專業知識和豐富的信息數據、計算機操作等技能，靈活運用于檔案工作中，從而提高新時期檔案工作者的自身綜合素質與技能，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理不斷提高的要求。

【參考文獻】

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