如何做好新時(shí)代企業(yè)行政管理工作

李艷明

【摘要】隨著時(shí)代的變化發(fā)展，企業(yè)行政事務(wù)管理工作的外延也不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的辦公室事務(wù)性工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，取而代之的是更廣泛的工作，更復(fù)雜的環(huán)境和更廣闊的發(fā)展空間。通過對新時(shí)代企業(yè)行政管理的內(nèi)涵進(jìn)行分析，提出企業(yè)行政管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)以及企業(yè)行政管理工作未來發(fā)展方向，旨在更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)整體管理水平。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)行政管理;內(nèi)涵;素質(zhì);發(fā)展方向

新時(shí)代為企業(yè)行政管理賦予了新的內(nèi)涵，其工作內(nèi)容和形式也發(fā)生了深刻變化，除了協(xié)調(diào)各方、輔助決策等基本職能以外，更要滿足新時(shí)代發(fā)展的需求。因此，行政管理工作的好壞直接影響企業(yè)工作效率和質(zhì)量，甚至影響企業(yè)整體形象。

行政事務(wù)管理工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體，不斷加強(qiáng)辦公室工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和信息化水平，最終達(dá)到政令暢通、執(zhí)行有力、規(guī)范高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、作風(fēng)過硬的一流水平。如何建立必要的信息交流機(jī)制、加強(qiáng)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)、推進(jìn)日常行政管理運(yùn)作流暢，從而提升企業(yè)整體運(yùn)行效率，成為新時(shí)代企業(yè)行政管理的重點(diǎn)。

一、新時(shí)代企業(yè)行政管理的內(nèi)涵

具體的行政管理工作是長期以來政府在行政管理過程中形成的一套成文或不成文規(guī)則。有些規(guī)則是書面的，比如公文的寫作規(guī)范、用印的使用流程、檔案的整理規(guī)范，在大家工作中給予指導(dǎo)。而有些是約定俗成的，比如商務(wù)禮儀、日常接待，是經(jīng)過長期實(shí)踐總結(jié)出來的，適應(yīng)于企業(yè)管理和日常生活。行政行為源于政府，但卻適應(yīng)于企業(yè)行政管理。新時(shí)代，行政管理工作更多涉及綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)中心工作，不論檔案、文秘還是文書、接待工作，都要遵循一個(gè)基本的原則或規(guī)范，在這個(gè)原則下保障公司正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

新時(shí)代企業(yè)行政管理工作，首先要會(huì)管理。企業(yè)行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀”。其次要會(huì)協(xié)調(diào)。企業(yè)行政部門擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門間的關(guān)系、協(xié)調(diào)企業(yè)與社會(huì)其他企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門的非業(yè)務(wù)關(guān)系的重任，關(guān)系協(xié)調(diào)和處理的好壞直接影響公司發(fā)展。再次要會(huì)服務(wù)。行政管理工作以服務(wù)于企業(yè)為最終目的，必須一切以公司利益和中心工作為最高原則，根據(jù)公司實(shí)際需要和可能采取靈活變通的方式方法，樹立服務(wù)觀念，克服老爺作風(fēng)和衙門習(xí)氣，切實(shí)搞好服務(wù)工作，保證整個(gè)組織人力、物資、信息的順暢流轉(zhuǎn)。同時(shí)要時(shí)刻保持一個(gè)為大家服務(wù)的心態(tài)，以解決問題為目的，不要制造矛盾，堅(jiān)決杜絕形式主義、官僚主義，在相互溝通交流中能夠給予對方順暢解答。

二、新時(shí)代行政管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

長期以來，很多行政事務(wù)管理人員在工作中可能感到迷茫，似乎無一技之長，沒法體現(xiàn)自己價(jià)值，走向越來越平凡的極端，從而導(dǎo)致行政人員的價(jià)值大打折扣。一個(gè)工程師的流失對于企業(yè)來說可能是毀滅性的打擊，而一個(gè)秘書流失的價(jià)值就很難估算，行政工作的價(jià)值優(yōu)勢巨大：一是人脈資源。企業(yè)行政管理人員在溝通協(xié)調(diào)過程中有著天然的優(yōu)勢，包括企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間各種人員，為行政工作者提供了一個(gè)非常好的便利條件，便于人際關(guān)系的處理。二是信息資源。行政管理人員能夠接觸到公司第一手的資料，辦公室是一個(gè)信息的節(jié)點(diǎn)，是企業(yè)架構(gòu)中信息最集中的地方，公司的公文、信息都會(huì)流轉(zhuǎn)到這里，行政人員很容易并且有條件獲得這些信息，從而掌握公司整體情況，提升自己對大局的把握。三是鍛煉機(jī)會(huì)。寫文、辦會(huì)、辦事是行政人員必備素質(zhì)，都會(huì)參與到各類事務(wù)當(dāng)中，接觸的越多，自身的寫作能力和綜合協(xié)調(diào)能力就會(huì)不斷加強(qiáng)，而這些技能在任何企業(yè)都是至關(guān)重要的。

新時(shí)代行政人員要具備基本的職業(yè)素質(zhì)，要勤奮，因?yàn)橘Y料的收集、信息的督辦、任務(wù)的安排等都需要付出大量精力，沒有一個(gè)任勞任怨的態(tài)度是難以做好行政工作的。要細(xì)致，做到事無巨細(xì)，行政工作做好了沒人在意，做差做偏了卻很容易被記住，因此，每做一件事，都應(yīng)該更細(xì)心一些，想得再周全一些，確保事情能夠做的圓滿，做到最好。要熱心，要有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，積極協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，掌握必要的臨場處置技巧，時(shí)刻保持清醒頭腦，做到“化干戈為玉帛”，遇事敢于擔(dān)當(dāng)。

隨著社會(huì)以及新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，行政管理工作也面臨諸多新情況、新問題，行政工作管理者需要不斷改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，除具備基本的職業(yè)素質(zhì)外，還要具備大局意識(shí)、規(guī)矩意識(shí)和做好具體事務(wù)的本領(lǐng)。

（一）培養(yǎng)大局意識(shí)。行政人員應(yīng)跳出事務(wù)性工作的局限，置身于整個(gè)公司或是部門工作之中，搭建公司、部門工作的整體框架，以中心工作為目標(biāo)開展工作。絕不能僅僅局限于自身工作，行政事務(wù)任何細(xì)微的工作都關(guān)系著工作的整體運(yùn)轉(zhuǎn)，處理的好壞、成效如何，所達(dá)到的效果是完全不一樣的，只有置身于整個(gè)公司的大局，才能夠更好地開展工作。

（二）形成規(guī)矩意識(shí)。行政管理工作中存在的眾多風(fēng)險(xiǎn)，比如接待、用印、保密等等，如果處理不當(dāng)，很可能帶來難以彌補(bǔ)的損失。黨的十八大以來，全面從嚴(yán)治黨提升到新的高度，對形式主義官僚主義提出了更高的要求，因此作為行政管理人員必須時(shí)刻牢記紀(jì)律規(guī)矩意識(shí)，保持清醒頭腦，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不斷強(qiáng)化自身政治理論素質(zhì)，知敬畏、守底線。

（三）做好具體事務(wù)工作。行政事務(wù)管理工作包括綜合協(xié)調(diào)、公文處理、執(zhí)行督辦、信息管理、保密工作、檔案管理、信訪維穩(wěn)等等，涉及面廣，每一項(xiàng)具體工作都關(guān)系企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行，意義重大，作為行政管理人員，必須不斷學(xué)習(xí)，提高各項(xiàng)工作的處理技巧和處理效率，保障各項(xiàng)行政管理制度、標(biāo)準(zhǔn)得以貫徹落實(shí)，形成公司上下通暢的行政管理體系。

三、做好新時(shí)代企業(yè)行政管理工作的有效措施

我們在做好日常行政事務(wù)工作的同時(shí)，要注重新媒體的應(yīng)用和方式方法的創(chuàng)新，同時(shí)強(qiáng)化監(jiān)督考核，將其與日常工作緊密結(jié)合，提升企業(yè)行政管理工作的質(zhì)量和效率。

（一）重視新媒體的運(yùn)用。新媒體時(shí)代的到來，深刻影響了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，通過充分運(yùn)用圖片、動(dòng)畫、視頻等手段，以鮮明清晰的視覺沖擊力，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的藝術(shù)化、生動(dòng)化，樹立企業(yè)良好形象，現(xiàn)代企業(yè)行政事務(wù)管理也必須適應(yīng)、融入新媒體時(shí)代，把新媒體作為工作不斷完善和優(yōu)化的有效工具，建立更加完善、更加適應(yīng)的信息管理制度，實(shí)實(shí)在在享受新媒體時(shí)代帶來的福利和便利，幫助企業(yè)趨利避害，穩(wěn)步前進(jìn)。

（二）強(qiáng)化工作創(chuàng)新，提高服務(wù)工作效率。機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作瑣碎繁雜，應(yīng)急事務(wù)多，表面看似雜亂無章，實(shí)際是有規(guī)律可循的，只有把握住了行政事務(wù)管理工作的規(guī)律和特點(diǎn)，抓住各項(xiàng)工作的前瞻性和計(jì)劃性，抓住工作機(jī)制的建立和完善，才能保證忙而不亂，忙而有序。要增強(qiáng)工作的前瞻性和計(jì)劃性，工作中要主動(dòng)了解服務(wù)對象的需求和發(fā)展趨勢，事事想在前面，件件安排細(xì)致，變被動(dòng)為主動(dòng)。要增強(qiáng)工作保障和創(chuàng)新機(jī)制，打破條框陳規(guī)，大膽探索行政事務(wù)管理工作的新思想、新做法，在思想觀念、服務(wù)方式、運(yùn)行機(jī)制上不斷創(chuàng)新，使行政事務(wù)管理工作更加科學(xué)、透明、高效，以達(dá)到提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。

（三）增強(qiáng)監(jiān)督和考核工作機(jī)制。傳統(tǒng)的企業(yè)行政事務(wù)管理缺乏有效的監(jiān)督和考核，從而導(dǎo)致效率低下，工作質(zhì)量不高。新時(shí)代企業(yè)行政管理工作要有效整合企業(yè)內(nèi)部資源，明確職責(zé)分工，又要充分引進(jìn)競爭機(jī)制，通過市場競爭來提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，要在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和員工考核獎(jiǎng)罰上做到公正、公平、透明，同時(shí)不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長避短地開展工作。促使監(jiān)督、考核機(jī)制與激勵(lì)、保障機(jī)制緊密結(jié)合，形成有利于干事創(chuàng)業(yè)的長效機(jī)制，從而更好地發(fā)揮目標(biāo)管理、績效評價(jià)作用。

企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中具有極為重要的地位和作用，企業(yè)行政管理人員要胸懷全局、守規(guī)守矩，全面提升自身職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，形成行之有效的管理手段，切實(shí)做好企業(yè)的管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)保障工作，全面提升服務(wù)工作效率和質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

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