淺談檔案管理中的保密工作

李宗鵬

【摘要】保密工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作。保密工作會直接影響到國家的安全以及人民的生命財(cái)產(chǎn)安全。因此檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案管理中的保密工作，在實(shí)際的檔案管理過程中，要將傳統(tǒng)的保密手段與現(xiàn)代的保密手段相結(jié)合，從而建立一套科學(xué)合理的檔案管理制度，提升檔案管理水平。本文從檔案管理過程和檔案利用過程入手，分析了檔案管理中的保密工作。

【關(guān)鍵詞】保密工作;檔案管理;重要作用

隨著社會的發(fā)展，人們在經(jīng)濟(jì)、政治以及文化等方面的交流與合作日漸增多，這給檔案管理中的保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)，如何協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系成為檔案管理過程中的重要問題。作為檔案管理人員，應(yīng)注重提升檔案的利用價(jià)值，使其能夠更好地服務(wù)于社會。

一、檔案保密工作的主要內(nèi)容

（一）庫房的保密管理。在檔案管理過程中，庫房的管理是重要的內(nèi)容之一，在庫房的管理過程中，需要根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)格落實(shí)庫房管理制度。要制定行之有效的庫房管理制度以及庫房管理流程。對于庫房選擇，應(yīng)注重庫房的安全性，這是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。

（二）絕密檔案的管理和保密。絕密檔案的管理，是檔案管理工作中最為重要的部分，所謂絕密檔案，其會涉及黨和國家的核心機(jī)密，會直接關(guān)系到國家的安全，在絕密檔案中，往往會涉及黨和國家的政治活動、軍事行動以及我國具體的經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略等重要內(nèi)容，這使得絕密檔案的管理更為重要，做好絕密檔案的管理工作，有利于促進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)，因此，絕密檔案的管理也是為社會發(fā)展謀福利的重要過程。

（三）做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作。就檔案保管期限而言，確定保管期限要根據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用以及檔案的歷史作用來判定，要根據(jù)檔案為國家積累歷史文化財(cái)富的實(shí)際需要來判定檔案的保存價(jià)值，并以此來確定答案的保管期限;就保密期限而言，應(yīng)以檔案的公布是否會對國家利益造成危害為依據(jù)來判定檔案的保密期限，如果檔案公布不會對國家的安全以及人民造成影響，則對檔案進(jìn)行解密。檔案保密期限是指檔案在規(guī)定的期限之內(nèi)，受到國家法律法規(guī)的保護(hù)，并且會產(chǎn)生法律效力的期限。

二、檔案管理過程中的保密工作

（一）提升檔案管理人員的責(zé)任感和綜合素質(zhì)。作為檔案管理人員，其主要的工作內(nèi)容就是維護(hù)檔案的完整，并且要確保檔案的安全。維護(hù)檔案的完整和確保檔案的安全是檔案管理工作的基本任務(wù)，也是檔案管理工作的目的。在具體的工作過程中，要確保檔案不丟失、不損壞以及不散亂。確保檔案不丟失即確保檔案的安全，使檔案不會因?yàn)槿藶槭韬龆z失，或者因人為看管不嚴(yán)而遭到竊取。另外，確保檔案安全不僅要確保檔案本身的安全，也要注重確保檔案內(nèi)容的安全，避免檔案內(nèi)容遭到竊取;確保檔案不損壞主要是保證檔案的完整性，避免檔案出現(xiàn)破損。另外，針對已經(jīng)破損的檔案要及時采取措施進(jìn)行修補(bǔ)，進(jìn)而保障檔案的完整性;確保檔案不散亂是指檔案相對比較集中，這樣便于人們的管理和查找。另外也要保障檔案的存放有序，按照一定的順序標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行存放，進(jìn)而保障檔案的有序性。總之，檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，要求檔案管理人員高度負(fù)責(zé)，并且能夠持之以恒，確保檔案的安全性、完整性以及有序性。檔案管理人員具有“知密早”“知密深”以及“知密多”的特點(diǎn)，這就要求檔案管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，并且具備較高的職業(yè)道德和保密意識。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升自身的保密管理知識以及泄密意識和防范處置能力。檔案管理人員要注重自身的言行，在任何場合都要做到守口如瓶。

（二）檔案庫房管理中的保密工作。檔案庫房是存放檔案的重要場所，因此，檔案庫房管理工作是保密工作的重要內(nèi)容。根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定要求，檔案庫房應(yīng)單獨(dú)建設(shè)，但部分單位由于缺乏足夠的條件，無法單獨(dú)建設(shè)檔案庫房，往往會將檔案庫房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓中。但是無論是單獨(dú)建設(shè)檔案庫房還是將檔案庫房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，都應(yīng)嚴(yán)格遵守國家檔案保密方面的法律法規(guī)，并且要在檔案庫房中安裝防盜報(bào)警裝置、電子門禁系統(tǒng)以及視頻監(jiān)控裝置等，以加強(qiáng)檔案的保密工作。除此之外，如果將檔案庫房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，要注意不要將檔案庫房設(shè)在辦公樓的一層，并且要盡量避免檔案庫房與閱覽室、會議室以及辦公室等人員密集的場所相鄰。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，專職管理人員應(yīng)注重加強(qiáng)對檔案庫房的防火、防潮、防蟲以及防盜等方面的管理。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案庫房的安全性，還應(yīng)將檔案庫房的密碼與鑰匙分人管理。

（三）絕密檔案的管理和保密工作。絕密檔案涉及國家的核心機(jī)密，關(guān)乎著國家的安全以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，對絕密檔案的管理意義重大。因此，對絕密檔案進(jìn)行查閱、銷毀以及移出等行為都要嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，認(rèn)真履行簽字登記手續(xù)，無論任何人都不可以擅自處理絕密檔案，包括對絕密檔案進(jìn)行查閱、轉(zhuǎn)移以及銷毀等。絕密檔案在使用完成后，應(yīng)及時對其進(jìn)行檢查與核對，確保絕密檔案的完整和安全，一旦發(fā)現(xiàn)失密或者泄密的情況，要第一時間查明原因，果斷采取有利措施進(jìn)行補(bǔ)救，從而將損失將到最低。

三、檔案利用過程中的保密工作

（一）加強(qiáng)對檔案利用中的監(jiān)督。加強(qiáng)監(jiān)督是確保檔案利用中保密工作的重要措施，通過檔案利用監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)并制止檔案利用中出現(xiàn)的影響檔案保密的行為，使檔案既能得到有效的應(yīng)用，又能確保自身的安全性。首先，要注重檔案利用制度的建設(shè)，其中主要包括閱覽制度、復(fù)制制度以及外借制度等。檔案利用制度應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對不同層次的利用人確定不同的檔案利用范圍，而且針對不同的檔案利用人還應(yīng)制定不同的審批手續(xù)，進(jìn)而使檔案利用制度更加完善，這樣既能提升檔案的利用效率也能確保檔案的安全性。除此之外，在檔案利用制度的建設(shè)過程中，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，針對檔案利用方面存在的問題，不斷對檔案利用制度進(jìn)行完善，使檔案利用制度能夠符合時代發(fā)展的要求。其次，要注重加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理人員是檔案管理制度的執(zhí)行者，直接關(guān)乎著檔案管理工作的質(zhì)量和檔案保密工作的質(zhì)量，因此，檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理能力，還應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案管理工作，樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，而且要具備一定文化素養(yǎng)，以便能夠?qū)ぷ鬟^程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，進(jìn)而掌握檔案管理的工作規(guī)律，提升檔案管理工作的質(zhì)量。最后，要注重監(jiān)督措施的落實(shí)，在對檔案利用進(jìn)行監(jiān)督過程中，要根據(jù)不同利用對象的不同利用目的，掌握檔案利用人的思想動機(jī)，進(jìn)而有針對性的加強(qiáng)監(jiān)督。為了進(jìn)一步的提升檔案利用的監(jiān)督效果，可以在檔案館安裝攝像監(jiān)視器，這樣既可以對損壞檔案以及竊取檔案等不正當(dāng)行為起到一定的威懾作用，可以為追責(zé)提供有力的影像證據(jù)。

（二）協(xié)調(diào)檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系。在檔案保密工作過程中，往往會因過于注重檔案的保密工作而導(dǎo)致對檔案的利用不足的情況，這在很大程度上降低了檔案的利用價(jià)值。因此，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識到檔案保密工作的目的之一便是為了使檔案能夠得到更好的利用，對檔案的利用，要受到時間、地點(diǎn)以及范圍的限制，一味的注重檔案的保密，而使檔案得不到有效的利用，則失去了檔案保密工作的意義。所以，應(yīng)協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，在保障檔案安全的基礎(chǔ)上不斷提升檔案的利用率，進(jìn)而充分發(fā)揮出檔案保密工作的作用。

四、結(jié)束語

做好檔案保密工作是檔案管理人員的使命，檔案管理人員在日常的工作中，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密意識，不斷提升自身綜合素質(zhì)，積極采取有效措施提升檔案保密工作的質(zhì)量，并且在確保檔案安全的基礎(chǔ)上不斷提升檔案的利用率，進(jìn)而發(fā)揮出檔案保密工作的作用。

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