企業檔案管理安全風險防控與措施

趙晶晶

【摘要】企業在發展過程中，要想從根本上促使其綜合競爭力得到有效提升，必須要意識到檔案管理在其中的重要性。本文針對企業檔案管理安全風險防控現狀進行分析，并且結合實際情況，提出有針對性的解決措施，為企業檔案管理水平提升提供有效保障。

【關鍵詞】企業檔案;檔案管理;安全風險;防控措施

企業在發展過程中，需要面對的競爭壓力比較大，競爭形勢也比較嚴峻。特別是在當前新時代發展背景下，企業在發展過程中，要想實現穩定可持續發展，就必須要促使自身的經濟效益得到有效提升，這樣才能夠在市場中占據有利位置，提高其綜合實力。對于企業而言，在日常運作和發展過程中，檔案管理一直以來都是其中非常重要的一部分。檔案管理工作水平不僅會直接影響到企業的整體經營水平，而且還會影響到企業在市場運作時的效率。尤其是現代科學技術不斷進步和快速發展，促使很多新型技術被廣泛應用在各個領域中，比如信息化技術、數字化技術等。這樣不僅可以打破傳統企業檔案管理局限性和單一性，而且還能夠幫助企業實現對安全風險的有效防控。

一、企業檔案管理安全風險防控現狀

（一）檔案基礎管理風險。企業在日常運作和發展過程中，需要意識到檔案管理的重要性。特別是在當前經濟快速發展的背景下，企業相互之間的競爭越來越激烈，企業要想在市場中占據有利位置，提高其綜合競爭力，就必須要從多個角度出發，促使經濟效益得到有效提升。對于企業而言，要意識到檔案管理在實施過程中潛在的一些安全風險，這樣才能夠提出有針對性的措施對安全風險進行有效控制。通過對當前檔案基礎管理現狀進行分析，發現檔案管理在落實過程中，領導的責任劃分不夠明確，檔案管理機構在日常運作過程中，缺乏健全的管理人員。這樣不僅導致檔案管理工作很難得到有序開展，而且還會導致檔案工作在實施過程中的執行力達不到要求和標準。與此同時，在與實際情況進行結合之后，發現當前在針對檔案管理制度進行制定和落實時，由于缺乏完善的管理制度，很容易導致檔案管理工作在開展過程中受到各種阻礙的影響，無跡可尋、無章可循。

（二）檔案業務管理風險。企業檔案管理工作在開展過程中，要結合實際情況，保證企業檔案管理工作可以在實踐中得到有效落實，這樣才可以實現對風險的有效控制。但是通過對企業檔案管理現狀進行分析，發現檔案業務管理當前存在很多風險。檔案管理在開展過程中，并沒有嚴格按照“三同步”的要求和標準進行，在針對各種不同類型的文件、組卷時缺乏規范化和標準化，這樣很容易導致現有的文件材料無法實現針對性的歸檔，同時資料還會存在一定的偏差。這樣不僅會直接導致很多檔案在實踐中無法得到合理利用，而且還會造成嚴重的資源流失。除此之外，在與實際情況進行結合之后，發現企業在開展檔案管理時，檔案的整個借閱手續并不是很齊全。一旦檔案資料外借之后，無法對借閱人的行為進行跟蹤處理，這樣很有可能導致外借資料丟失。

（三）檔案實體保管風險。企業在日常運作和發展過程中，要提高對檔案管理的重視。但是檔案實體保管工作在開展過程中，會受到很多因素的影響，導致很多安全風險因素也會存在于檔案實體保管工作當中。檔案庫房在日常運作過程中，其根本目的是為了實現對檔案的保存，在庫房構建過程中，要結合實際情況，對其進行科學合理的安排，盡可能避免在一些潮濕陰暗的地方進行建設。同時在建設過程中，對安全設施進行配備，這樣有利于避免檔案在保存時遇到風險影響。除此之外，在與實際情況進行結合之后，發現針對檔案進行管理時，使用的裝具、卷盒等與檔案保管的基本要求不相符。這樣不僅會導致檔案出現發霉等情況，而且還會導致檔案的整體使用率無法得到有效提升。

二、企業檔案管理安全風險防控措施

企業在發展過程中，要意識到檔案管理工作在其中的重要性。檔案管理工作在開展過程中，要與安全風險防控工作進行有效結合，這樣不僅可以提高檔案管理水平，而且還可以盡可能規避一些不必要的風險因素。所以在企業檔案管理工作開展過程中，要結合實際情況，對現有的管理制度進行規范化和完善，這樣不僅可以保證管理人員在日常工作過程中的有效性，而且還能夠提高檔案管理水平。

（一）提高安全風險管理思想認識水平。眾所周知，檔案管理工作一直以來都是企業在日常運作和發展過程中非常重要的一部分。企業在發展過程中，會面對非常多的競爭壓力，甚至還會涉及到一些惡性競爭。企業要想提高檔案管理工作水平，就必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，促使檔案管理工作可以實現與安全風險防控工作的有效結合，這樣可以實現共贏的目標。檔案安全風險管理工作在實施過程中，首先要做的一點就是要對相關的體系進行構建，該體系在建設過程中，要體現出綜合性、系統性的特征。檔案安全風險管理工作在開展過程中，不是單純一個部門需要掌握和了解的事情，而是需要企業提高整個思想認識，各個部門相互之間要建立良好的協調關系，這樣才能夠保證安全風險管理工作可以真正落到實處，體現在各個環節當中。所以，企業在日常運作和發展過程中，要對檔案安全風險管理小組進行建設，并且將小組落到實處，將其在檔案管理工作中的職能作用充分發揮出來。在該小組行動過程中，可以將檔案管理領導作為組長，相關部門的工作人員則是以組員的身份參與其中，這樣做的根本目的是為了最大限度保證檔案安全風險管理工作可以得到有效落實。利用小組的方式來進行管理，這樣不僅可以大力發散工作人員的思維，實現全方位有效的部署，而且還可以促使各個部門相互之間建立良好的配合關系，盡可能保證全員都可以積極主動參與其中，促使企業檔案管理安全風險控制效果得到有效提升。

（二）保證檔案安全風險管理基礎工作的落實。檔案管理安全風險管控一直以來都是企業在日常運作和發展過程中非常重要的一部分，檔案管理水平不僅會直接影響到企業在日常運作過程中的效率和水平，而且還會影響到企業的發展。所以在這種背景下，要結合實際情況，保證檔案安全風險管理的一系列基礎工作可以落到實處，這樣才能夠提高企業檔案管理水平。首先，在具體操作過程中，要對各個部門的職責進行科學合理的分配，與此同時，還要對相關工作標準、流程等進行確定，對現有的規章制度進行不斷完善和優化。在管理過程中，要嚴格按照規定的要求和流程進行制度的制定和落實，一旦員工在日常管理過程中存在問題，可以立即采取有針對性的措施，對員工進行處理，避免造成更加嚴重的后果。檔案管理部門工作人員在日常工作過程中，必須要樹立安全風險管理意識，同時還要對自身的職責和權限進行準確有效的劃分，這樣才能夠保證各項工作可以順利開展。在針對一些新出現的問題進行處理時，要保證及時性和有效性，同時在后期處理完之后，還要進行不斷的總結，這樣可以對現有的制度進行完善和優化。其次，要在實踐中對員工的綜合素質進行強化。檔案管理部門在日常工作過程中，要結合實際情況，對工作人員進行定期的培訓和教育，這樣做的根本目的是為了促使檔案管理部門工作人員的綜合素質可以有效提升。除此之外，還要在實踐中對相關的考核制度進行制定和落實，一旦員工接受完培訓之后，要與培訓內容進行結合，對員工開展有針對性的考核，同時還要與獎懲制度進行有效結合，這樣可以對員工起到良好的激勵作用，同時也可以起到良好的約束作用。

三、結束語

企業在日常運作和發展過程中，檔案管理是其中非常重要的內容，要想提高檔案管理水平，就必須要實現檔案管理與安全風險防控的有效結合。同時，還要對管理人員的綜合素質進行提升，這樣才能夠促使工作人員的安全管理意識得到強化，為企業檔案管理水平提升提供有效保障。

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