新形勢下行政事業單位檔案管理方式初探

楊慶華

【摘要】行政單位檔案管理部門和職工必須提升自身的專業素養和重視程度，通過建立健全科學管理、數字管理等機制來切實優化檔案管理水平，保證不斷創新，為更好地開展檔案管理工作奠定良好的基礎。

【關鍵詞】行政事業單位;檔案管理;初探

在當前的檔案管理模式中，行政事業單位具有突出的特征，為順應當前我國經濟發展大背景，需要適時作出創新與調整才能適應新形勢的需要，解決當前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題。

目前，行政事業單位的檔案管理工作存在多方面的問題，這些問題均對行政事業單位的的工作效率產生了負面影響。比如檔案管理工作人員和相關部門領導對于檔案管理工作不夠重視。盡管在行政單位從人力物力等方面都對檔案管理投入了很多，但是由于缺乏監督，行政事業單位的檔案管理工作質量始終無法提高。另外，由于存在部分行政事業單位為檔案管理創造的條件不夠好，也導致檔案管理缺乏規范性和統一性，一些甚至沒有專門的空間儲存檔案。管理人員本身又缺乏安全意識，檔案的損毀破壞性極大。行政事業單位中有些管理人員素質不高，一方面缺乏技術技能，另外一方面則是缺乏職業道德精神，工作中不按照相關法律法規進行工作;他們除了肩負管理檔案工作的責任之外，還需要處理其它的相關事務，也會導致檔案管理工作無法正常開展。

目前，各行政事業單位檔案管理工作中還存在著一些缺陷，具體來說表現在以下這些方面：

（一）相關人員對檔案管理工作的重要意義沒有深刻認識。在日常的工作實踐中，人們往往認為檔案工作不會為單位帶來什么效益，甚至認為是單位的一項經濟負擔，并且一些領導同志也沒有認識到檔案管理工作對單位工作的促進作用。基于此，大部分領導對這項工作不夠重視，對這方面的監管不嚴，在實際工作中的檢查、督促也不到位。單位每年年終都要進行考核，由于對檔案工作的考核難以形成量化，因此也很難實現對其全面而有效的評估考核。而且在檔案管理方面，又沒有制定相應的激勵措施，這樣就難以調動檔案管理人員的工作積極性，難以發揮他們的自主能動性，也就不能夠促使他們自主努力學習提高自身的專業素質。因此，在具體的工作中，這些相關的從業人員的表現并不積極，在工作實踐中常常是得過且過。

（二）在具體的管理方面，也缺乏相應的健全體制。雖然很多單位設置了檔案管理機構，也建立了相應的單位檔案室，并且購置了相應的硬件設施，但是卻普遍缺乏相應的檔案管理系統。眾所周知，檔案管理系統是對檔案管理工作的具體指導，也是檔案管理工作的實施原則。健全而規范的管理系統，有利于檔案管理工作的持續性、統一性和系統性，也更容易體現其工作實效。而檔案資料的整理、歸檔、查閱都應該制定相應的管理制度，這樣才能夠使這些工作環節制度化、規范化，才能夠保證檔案信息的完整、安全，這對于檔案管理工作的順利實施，并充分發揮檔案管理工作對單位工作的促進作用具有重要意義。信息時代背景下，雖然許多單位的檔案管理都積極地進行了信息化建設，但是在實際工作中，由于相關人員信息化能力較差，因此在管理實踐中，更多時候還表現于手工操作，這樣很難發揮檔案管理工作信息化的優勢。

（三）從業人員普遍素質不高。由于事業單位檔案管理工作缺乏有效的激勵機制，又難以進行量化式考核，對從業人員的要求相對就較低，導致這些從業人員在職業素養和職業技能方面普遍沒有得到提高。很多檔案管理的具體工作，往往被單位設置為一些過渡崗位，這樣就造成了較大的人員流動性，導致從業人員不能安心工作，責任意識不斷弱化。還有一些檔案管理部門的工作崗位，由于沒有具體的工作任務，因此單位會安排許多兼職。這樣就使一些工作人員不能夠安心地從事檔案管理工作，使他們顧此失彼，工作中常常出現錯誤，這樣就嚴重影響了檔案管理工作的順利實施。

行政事業單位的檔案管理工作存在一定的困難與挑戰，導致管理無序問題產生，甚至演變成整理、歸類和反饋不及時，嚴重影響了實際行政工作的有效開展。針對上述問題，需要相關部門立足實踐，通過不斷創新和改革來更好地優化檔案管理工作。

（一）優化和提升工作質量。為保證檔案管理工作水平和質量全面提升與優化，必須建立健全完善的檔案管理系統。通過立足地區實際，在當前的組織結構模式下大膽進行創新，保證檔案管理工作落實到每一位行政人員手中，保證工作任務更加細致與明確，防止產生相互推諉和職責不明確現象。與此同時，切實加強監督與管理，通過優質的管理模式和行之有效的監督來提升具體的工作質量與工作水平，優化整體工作效率。為保證管理工作更加科學與合理，需要以社會發展為背景，切實符合當前行政事業單位實際發展需求，將質量與數量共同作為評測標準，保證具體工作能夠更加公平。對于領導部門而言，需要將動態化和分級化管理作為檔案管理的工作重心，形成良好的指導與引導機制。在設立具體的工作目標時，需要以國家相應的法律法規作為基礎，真正形成有法可依和有法必依的良好格局，提升監督與管理工作的規范性與有序性，形成良好的發展循環。

（二）合理引入數字化技術。隨著我國科學技術水平的不斷提升，數字化技術同步提升。為保證檔案管理工作能夠與時代發展接軌，需要合理引入數字化技術，切實提升整體檔案管理工作的效率與科學性。在具體的應用過程中，需要合理分配物資力量，以時效性作為基礎，保證具體的數據信息在收集、整合與反饋過程中能夠更加準確與有效，全面優化整體工作質量。同時，為提升檔案管理工作效率，需要相關部門加強基礎設施建設，合理引入先進的技術設備，并做好維修與管理工作，提升機器運轉效率。在傳統的檔案管理工作中，大量使用文字檔案來進行存儲，在一定程度上影響了存儲時間和數據安全。為此，需要將數據逐步從紙質資料存儲變為計算機存儲，并不斷對數據進行加密與更新。在實際的檔案存儲工作中，需要提前做好分類工作，通過數據資料的保密程度來進行差異性的存儲，切實提升數據的安全性與實際存儲效率，并在一定程度上提升數據信息的共享程度，全面優化整體的數據資源利用效率，形成良好的數據信息傳輸模式。

（三）提升整體檔案管理的安全性。因為行政事業單位內部數據信息存在一定的保密性，與國家經濟、政治、文化建設息息相關，不斷優化和提升檔案管理的安全性必須放在實際檔案管理工作的首位。為此，需要相關部門結合國家法律法規，不斷優化和提升數據文件的保密程度，為國家更好地發展與建設奠定良好的基礎。雖然當前行政事業單位內部庫房基礎設施建設較為完善，但是因為部分單位缺乏足夠的重視程度，導致信息數據泄露，造成了難以挽回的損失。為此，行政事業單位需要在健全和完善庫房等基礎設施的基礎上，不斷加強監督與管理，通過提升職工的責任意識和安全意識來不斷優化檔案管理水平。在具體的建設過程中，需要結合地區實際，加強防盜與監管力度，通過合理劃分辦公區域與檔案管理區域來優化管理水平，避免無關人員隨意翻閱與盜取保密信息，對于違法行為加強懲處力度，真正做到有法可依與有法必依。在具體的保管過程中，需要明確期限，將其分為短期、長期和永久三部分，切實做好資料整合與檔案管理工作，全面提升檔案信息的安全性。

目前，在行政單位檔案管理工作中仍然存在一定的問題與不足，對其長遠發展與自身職能的正確發揮產生了一定的影響。針對上述問題，需要行政事業單位結合時代發展背景，將國家現行的法律法規作為基礎，不斷創新與優化檔案管理模式。同時，全面提升職工綜合素質與重視程度，為更好地開展檔案管理工作奠定良好的基礎。