信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理

范榮

【摘要】隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理方式需要根據(jù)時代特點進行改善，結(jié)合當(dāng)前的信息化技術(shù)，使文書檔案管理水平提高，加強文書檔案管理質(zhì)量，對事業(yè)單位發(fā)展有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案管理;信息化

檔案作為事業(yè)單位工作中重要的內(nèi)容，包含了經(jīng)營的詳細信息，文書檔案是事業(yè)單位的日常活動中由通用文書轉(zhuǎn)化的檔案，其中包括指示、決定以及報告等內(nèi)容，比較復(fù)雜。因此在文書檔案管理中存在一些難度，需要花費大量的人力，結(jié)合信息及時進行文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。

一、信息化背景中文書檔案管理存在的問題

（一）缺少完善的管理制度。事業(yè)單位在文書檔案管理工作中管理的效果有待加強，由于一些事業(yè)單位在管理中采用傳統(tǒng)的方式，使用紙質(zhì)檔案，需要經(jīng)過手抄進行信息的保存。這種方式在管理中存在較多的缺陷，檔案在時間的積累中會出現(xiàn)字跡不清晰或者查找不便等問題，影響了文書檔案管理的質(zhì)量。利用傳統(tǒng)方式進行文書檔案管理是當(dāng)前一種常見現(xiàn)象，還有一些事業(yè)單位在管理工作中沒有制定完善的管理制度，導(dǎo)致管理中存在漏洞和問題。由于文書檔案管理的方式不科學(xué)、制度不完善，檔案在管理中有著安全隱患，雖然一部分事業(yè)單位采用信息技術(shù)進行檔案管理，但是由于缺少對檔案安全的重視，導(dǎo)致檔案中的重要信息可能出現(xiàn)泄漏，造成嚴重的后果。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。隨著社會的發(fā)展，文書檔案在管理方式中發(fā)生了一些變化，但是在實際的情況中，單位采用的檔案管理人員都是老員工，在管理方式中使用的依然是傳統(tǒng)的方式，這些員工對信息技術(shù)管理方式不了解，也難以進行應(yīng)用。這是由于檔案管理人員在信息管理中缺少基本的知識，對實踐操作不熟悉，不能有效使用信息技術(shù)進行管理。事業(yè)單位中的文書檔案管理工作缺乏具有高素質(zhì)的人員，人員的信息技術(shù)水平還有待提高，知識和能力的不足使人員在檔案管理中不能采用信息技術(shù)進行高效的管理，這使檔案管理工作的效率得不到提高，同時影響了事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設(shè)。

二、信息化背景中事業(yè)單位文書檔案管理措施

（一）改善文書檔案管理觀念。事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合創(chuàng)新的觀念，根據(jù)時代發(fā)展特點將管理觀念改善。在實際的文書檔案管理工作中，將信息化管理觀念深入到其中，使事業(yè)單位文書檔案管理的開展得到正確的指導(dǎo)，將文書檔案管理的水平提升，符合時代的要求。文書檔案管理工作的進行需要利用信息技術(shù)，通過信息技術(shù)可以使文書檔案管理的流程簡化，提高工作效率。領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理的信息化重視，將自身的觀念進行創(chuàng)新，使檔案管理方式得到改善，將信息化建設(shè)水平提升，并且對檔案管理信息化建設(shè)投入資金，使信息化管理的速度加快，改變文書檔案管理的傳統(tǒng)方式。通過將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)，使文書檔案的管理效果加強，減少人力的投入，使工作更加準(zhǔn)確，這樣可以使繁瑣的文書檔案工作步驟簡化，節(jié)省了時間，使事業(yè)單位在文書檔案的管理中得到有效的成果，促進單位的發(fā)展。

（二）提高管理人員工作素質(zhì)能力。事業(yè)單位的文書檔案數(shù)量較多，在管理中需要消耗大量的時間，這使文書檔案管理工作的效率無法達到要求，同時降低了準(zhǔn)確性。為了使文書檔案管理的質(zhì)量提高，檔案管理人員需要具有專業(yè)的素質(zhì)及能力，能夠應(yīng)用信息技術(shù)進行管理。事業(yè)單位中的檔案工作人員需要加強自身的專業(yè)基礎(chǔ)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)的應(yīng)用技能，在檔案管理中發(fā)揮出更好的能力，使檔案管理工作的效率提高，保證管理的準(zhǔn)確性，使工作的質(zhì)量加強。管理團隊需要在管理中協(xié)調(diào)，通過各方配合來進行全面的管理，同時管理人員需要具有專業(yè)的管理能力和信息技術(shù)操作技能，在工作中提高自己的水平，使事業(yè)單位的信息化檔案管理工作開展得到全面的改善。

（三）建立科學(xué)的信息化管理平臺。為了使事業(yè)單位的文書檔案管理信息化水平提高，需要在管理中建立科學(xué)的信息化平臺，使檔案管理更加高效。信息化平臺需要具有文書檔案的加工和保存、查詢等功能，通過平臺的完善可以使文書檔案管理和利用更加便捷，針對文書檔案管理的要求開發(fā)出合理的管理系統(tǒng)，使文書檔案的管理效率提高，還可以使文書檔案管理部門的工作得到簡化，提高準(zhǔn)確性。文書檔案管理使用的網(wǎng)絡(luò)需要和外網(wǎng)之間設(shè)置隔離層，使檔案信息得到有效的保護，目前一些事業(yè)單位中利用防火墻進行防護，這種方式也能夠起到有效的作用，使信息的安全性提高，避免一些違法的信息或者數(shù)據(jù)進入，防火墻同時將信息內(nèi)容進行記錄，使檔案信息管理系統(tǒng)的使用更加安全。

三、結(jié)語

信息化技術(shù)的發(fā)展使社會發(fā)生了變化，在事業(yè)單位的工作中也起到了重要的作用。事業(yè)單位文書檔案管理是一項重要的內(nèi)容，為了使文書檔案管理工作效率提高，加強管理的準(zhǔn)確性，應(yīng)合理采用信息技術(shù)，使文書檔案管理工作得到簡化，同時提升檔案的處理效率，使文書檔案管理工作得到改善。在管理中需要加強人員的技術(shù)能力，使人員了解信息技術(shù)的操作，并且完善管理的制度，提升信息化管理的安全性，這樣可以促進事業(yè)單位的文書檔案管理工作順利進行。

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