信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

張丹

【摘要】本文從信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求入手，詳細(xì)分析了當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并就這些問(wèn)題提出了針對(duì)性的創(chuàng)新措施，希望通過(guò)這些措施能夠更好地做好信息時(shí)代的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;新要求;檔案管理;存在問(wèn)題;創(chuàng)新措施

檔案管理水平直接影響著其他各項(xiàng)工作的開(kāi)展，相關(guān)工作人員要重視相關(guān)工作的開(kāi)展，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。信息時(shí)代的飛速發(fā)展，使得人們習(xí)慣運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)獲取相關(guān)信息，這就要求檔案管理工作要及時(shí)創(chuàng)新，不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的管理和運(yùn)用，而要將相關(guān)檔案電子化、信息化，滿足人們對(duì)檔案需求的及時(shí)性，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求

信息化時(shí)代的快速發(fā)展給我國(guó)檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化。我們都知道，過(guò)去的檔案管理主要是紙質(zhì)文件的管理，而當(dāng)前為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關(guān)檔案文件的信息化工作。一方面要將過(guò)去的紙質(zhì)文件通過(guò)信息化設(shè)備來(lái)將其電子化，在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中要切實(shí)保證各項(xiàng)資料的真實(shí)性;另一方面要做好當(dāng)前各項(xiàng)電子資料的收集和整理，及時(shí)對(duì)電子檔案庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的更新。

（二）要及時(shí)做好各項(xiàng)電子檔案的整理和歸檔工作，避免造成檔案的丟失和遺漏。首先要根據(jù)檔案管理工作的要求對(duì)相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編碼和排序，通過(guò)編排可以使相關(guān)電子檔案利落整齊，一看到相關(guān)編號(hào)就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關(guān)的電子檔案要按照要求進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)地做好記錄工作，方便檔案的查找和應(yīng)用。最后要嚴(yán)格制定科學(xué)的電子檔案管理制度，通過(guò)相關(guān)制度來(lái)減少對(duì)電子檔案的破壞，確保電子檔案機(jī)制能夠得到很好的應(yīng)用。

（三）要根據(jù)檔案管理信息化的工作要求做好相應(yīng)的信息化工作。一方面要及時(shí)購(gòu)買相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，只有具備了這些信息化設(shè)備，才能順利完成檔案電子化的相關(guān)工作。二是要及時(shí)建立檔案管理信息化的相關(guān)搜索和數(shù)據(jù)庫(kù)的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，而數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是為了更好地開(kāi)展電子檔案的歸檔工作，只有這樣才能充分完成檔案管理的信息化，才能切實(shí)提高檔案管理效率。

二、當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足。很多單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案在辦重要證件或者重大事件時(shí)才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問(wèn)題，比如有的單位沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠細(xì)致，不能落到實(shí)處;有的單位沒(méi)有按照要求制訂相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開(kāi)展，致使很多人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，不能更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用等等。

（二）當(dāng)前很多單位的檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，工作素質(zhì)較低，不能滿足檔案管理工作的要求。其一是很多單位不重視檔案管理工作的開(kāi)展，沒(méi)有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作都是其他部門的人員兼職，這就使其在工作中不能嚴(yán)格按照檔案管理工作要求來(lái)開(kāi)展工作。其二是檔案管理工作人員不具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際工作中檔案管理效率較低，不能滿足工作需求。其三是不重視對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，工作能力較低，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量。

（三）檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。我們都知道信息化時(shí)代的到來(lái)在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是電子檔案在傳輸過(guò)程中存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求在傳輸檔案時(shí)應(yīng)運(yùn)用相關(guān)的安全軟件，避免此類情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡(luò)信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置相應(yīng)的殺毒和防護(hù)軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較差，沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度來(lái)開(kāi)展工作，存在著一定的檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

（四）當(dāng)前檔案管理工作效率低下，不能滿足檔案管理工作的要求。當(dāng)前檔案管理工作效率低下主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一是大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)較差，在實(shí)際的檔案管理工作中還需要細(xì)化很多工作內(nèi)容，致使工作任務(wù)重、效率低。其二是檔案管理機(jī)制和人員隊(duì)伍的建立還不夠完善，不能滿足當(dāng)前工作需求，致使工作效率較低。其三是檔案管理信息化進(jìn)程是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，當(dāng)前信息化在檔案管理中的應(yīng)用還不全面，還不能更好地提高檔案管理工作效率。

三、信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）提高人們對(duì)檔案管理工作的重視度。為了切實(shí)提高信息時(shí)代檔案管理工作水平，首先要做的就是要讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣才能使人們更加重視檔案管理工作的開(kāi)展。一方面，要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理工作的重要性宣傳，通過(guò)宣傳使人們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性;另一方面，要及時(shí)更新檔案管理工作理念，既要重視檔案的存放和歸納更要重視檔案的后期利用，切實(shí)滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。

（二）加大資金投入，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。檔案管理工作的信息化需要多方面的投入，如信息化硬件和軟件設(shè)備的投入、信息化技術(shù)的投入等等，為此必須加大資金投入才能推動(dòng)檔案管理信息化工作進(jìn)程。首先，要購(gòu)置相匹配的信息化硬件設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，通過(guò)增加這些設(shè)備可以做好相應(yīng)的基礎(chǔ)性工作，比如將紙質(zhì)檔案電子化、收集當(dāng)前的電子檔案等等，同時(shí)，通過(guò)購(gòu)置計(jì)算機(jī)能夠進(jìn)一步提高檔案管理的檢索效率，提高電子檔案使用率。其次，要購(gòu)置相應(yīng)的軟件設(shè)備，這些軟件包括殺毒軟件、防護(hù)軟件以及相應(yīng)的檔案管理軟件等等，通過(guò)應(yīng)用這些軟件不僅能保證電子檔案的正常使用，還能確保電子檔案的安全。最后，要加大信息化技術(shù)的投入，主要是電子數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的引用，通過(guò)這一技術(shù)的運(yùn)用不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理在極短的時(shí)間內(nèi)搜索到自身所需的檔案，提高檔案的搜索效率，還能充分地挖掘出眾多檔案的價(jià)值，在眾多的檔案中選擇出最為需要的檔案。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，使其更好地開(kāi)展檔案管理工作。首先，要重視檔案管理工作的開(kāi)展，盡可能地設(shè)置專職檔案管理崗位，確保檔案管理工作的規(guī)范性。其次，要持續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，一方面對(duì)其進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其具備較為扎實(shí)的檔案管理知識(shí);另一方面要對(duì)其進(jìn)行信息化知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠在檔案管理工作中充分利用信息化知識(shí)，提高檔案管理信息化效率。最后，要引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的工作人員，通過(guò)引進(jìn)專業(yè)知識(shí)人才確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新檔案管理工作方法，提高檔案管理效率。一是要加大對(duì)檔案管理信息化工作的宣傳力度，通過(guò)宣傳使人們認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，使工作人員在實(shí)際工作中充分利用相關(guān)信息化技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平。二是要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，使檔案管理制度更加規(guī)范，減少各種不合理現(xiàn)象的發(fā)生。三是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，并及時(shí)解決，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們知道信息化時(shí)代的深入發(fā)展對(duì)我國(guó)檔案管理工作提出了新的要求，為此必須重視檔案管理信息化工作的開(kāi)展。一方面，要加大各項(xiàng)信息化設(shè)備的投入，為檔案管理信息化工作奠定良好基礎(chǔ);另一方面，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，滿足人們對(duì)檔案管理工作的需求。

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