農業科研單位檔案管理創新思考

楊海波

【摘要】科研檔案管理是農業科研工作的重要環節，是農業科研單位管理工作的核心構成部分，同時也是農業科研工作進一步實現信息化、規范化與科學化的象征。有效創新農業科研單位的檔案管理工作，有利于進一步提升科研管理工作水平與農業科研工作效率。

【關鍵詞】農業科研單位;檔案管理;創新策略

農業科研單位的核心工作內容之一就是檔案管理工作。檔案資料對科研單位的知識產權、人事變化、發展歷程、會議、財產、核心事件、外事、各項經濟和科研活動等大量內容進行記錄。檔案資料保存與搜集的成套性以及系統性是非常關鍵的。但是，在現實的檔案管理工作中依然存在大量問題，不利于農業科研單位的進一步發展。本文重點分析了如何創新農業科研單位的相關檔案管理工作。

一、現階段農業科研單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式過時，不重視檔案管理。檔案管理工作是農業科研單位中的核心工作，因為檔案管理工作十分乏味，單一化，所以農業科研單位的管理人員以及領導層都不注重檔案管理工作，管理者沒有主動對檔案進行搜集以及保管，造成檔案管理的品質很低，在檔案管理中可能發生檔案損毀、丟失以及錯亂的問題。此外，如今農業科研單位的檔案管理的相關手段以及方法還很老舊，還都借助于以前的模式，也沒有充分引進現代化的檔案管理觀念以及技術手段等，不但檔案管理者的工作任務很艱巨，工作壓力大，同時整個檔案收集效率也很低，這不利于農業科研單位檔案管理水平的提升。

（二）欠缺完整的檔案管理制度。完整的檔案管理制度可以進一步保證單位檔案管理工作順利開展，但是國內農業科研單位還未創建完整、有效的檔案管理制度：第一，單位檔案管理的相關標準以及制度十分單一，不能進一步滿足檔案內容的相關需求。第二，目前的檔案管理規范以及制度不能滿足農業科研單位內部變革的各種需求，在檔案管理的具體流程以及方式上，其效率都很低，這不但對單位檔案管理的資源以及成本造成了浪費，而且不利于提升農業科研單位檔案管理的品質。另外，農業科研單位評價以及考核有關管理者的體制也都不完善，工作人員的主動性不高，也不認真對待檔案管理工作，這無法確保農業科研單位檔案管理工作順利實施。

（三）農業科研單位的檔案管理設施與環境還需完善。在如今農業科研單位的日常變革與管理中，不太注重檔案管理，大部分農業科研單位未創建檔案管理機構以及部門，保存檔案的場所非常狹窄，原因如下：首先，因為農業科研單位的財政經費還很緊張，難以改進檔案管理的環境以及引入先進的檔案管理設備。其次，農業科研單位中有各種各樣的雜物依舊存放在檔案室，不能促進檔案管理工作的順利開展，而且農業科研單位沒有對檔案室的防火以及除塵等措施開展定期檢查，這不能充分提升檔案管理的工作水平。

二、如何創新農業科研單位的檔案管理工作

（一）改變檔案管理過時的思想，對檔案管理方式進行創新。其實，檔案管理工作有利于推動農業科研單位的發展與變革，為了對以前檔案管理工作的效率與模式進行改變，還需要充分改變檔案管理的思想，對檔案管理的方式進行創新：第一，農業科研單位的領導層與檔案管理人員，要進一步重視檔案管理，促進農業科研單位檔案管理的相關改革工作，與此同時，關于農業科研單位的檔案管理工作，也要進一步鼓勵工作人員表達自己的相關意見，對平時的檔案管理經驗進行總結，充分提升相關工作人員參與檔案管理工作的興趣。第二，農業科研單位在檔案管理的工作過程中要將檔案管理以及信息技術開展深入結合，改變檔案管理的相關方式，比如進一步借助于現代化技術對檔案信息進行搜集與錄入，制作分類編碼與有效整理檔案的歸檔，創建電子檔案，讓農業科研單位的檔案管理進一步實現網絡化以及自動化，這不但能夠使檔案管理的完整性以及安全性得到提升，而且能夠進一步推動國內檔案管理工作的變革，充分提高農業科研單位檔案管理的工作效率。

（二）完善農業科研單位的檔案管理制度。農業科研單位需要借助于相關制度進一步有效實施檔案管理，為此農業科研單位還需充分按照本身的需求以及特征等，創建完整以及有效的檔案管理制度：第一，要統一實施農業科研單位的相關檔案管理標準以及制度，同時要有一定的約束力，能夠有效指導農業科研單位的領導層與檔案管理員工，以此對農業科研單位的檔案管理工作進行有效的規范。第二，靈活設立相關檔案管理制度，能夠順應農業科研單位自身的需求有效開展優化，也可以按照檔案管理者的工作經驗實施進一步的完善。另外，農業科研單位也要進一步針對檔案管理者的工作態度與表現以及崗位職能等制定相關獎懲策略，要獎勵優秀的員工，也要懲戒對待工作不認真的員工，以此警示員工進一步重視檔案管理工作。另外，農業科研單位也要進一步按照檔案管理工作中出現的各種風險因素，有效制定對應的防范以及應急制度，進一步提升檔案的完整性以及安全性。

（三）擴大對農業科研單位檔案管理的資金投入，改善檔案管理環境。一直以來，農業科研單位檔案管理的地位都很低，檔案管理的質量以及環境相對很差，為了更好地優化檔案管理出現的各種問題，其還需要進一步投入資金，充分引入先進的管理設備以及技術，以此對檔案管理的環境進一步改善。第一，應該主動強化對農業科研單位檔案管理的資金劃撥，對資金的具體用途進行確定，確保農業科研單位檔案管理環境的進一步改善。第二，農業科研單位要進一步引入目前的數字、多媒體與計算機工具，讓檔案管理工作進一步實現現代化，以此有效、快捷地搜集以及歸檔電子檔案。針對農業科研單位來講，還需定期對紙質檔案實施除塵等工作，大力確保紙質檔案的有效性以及安全性，而農業科研單位關于電子檔案還應該對互聯網環境的穩定性以及安全性開展定期檢查，進一步實施網絡的防護工作，以此進一步提高農業科研單位電子檔案的管理效率與水平。

三、結語

一言以蔽之，農業科研單位的檔案管理不僅屬于微觀管理，而且屬于宏觀管理，是農村經濟和科技之間的橋梁。基于如今市場經濟的背景，農業科研單位要有效開展檔案的每項工作，做到搜集完整、成套，并強化開發利用與保管工作，將農業科研檔案的社會作用進一步施展出來。本文重點分析了如何創新農業科研單位的檔案管理工作，有助于科研管理工作水平與農業科研工作效率的進一步提升。

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