當(dāng)前人事代理人員人事檔案管理工作問題

朱瑞萍

【摘要】人事代理是我國人事制度改革的重要舉措，人事代理制度的實施，為人才由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變提供了有力支持，也優(yōu)化了社會人才配置。有效解決了人事代理人員人事檔案管理工作問題，為社會人才開發(fā)和儲備打下了堅實的基礎(chǔ)，是社會發(fā)展的需要。為此，文章根據(jù)當(dāng)前人事代理人員人事檔案管理工作中存在的問題提出建議。

【關(guān)鍵詞】人事代理人員;人事檔案管理工作;問題

人事代理是指政府人事部門所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)依法接受單位或個人委托，為其提供人才人事管理服務(wù)的代理制度。如今，人事代理機(jī)構(gòu)已經(jīng)成為最重要的人才儲備庫。不過隨著人事代理業(yè)務(wù)的遞增和人才流動幅度的不斷加快，人事代理工作的難度也不斷加大，人事代理工作中也出現(xiàn)了許多亟待解決的問題。

一、人事代理人員人事檔案管理工作問題

（一）制度有待健全。結(jié)合實際來看，管理制度不健全，是影響我國人事檔案管理工作的一個重要問題。如日常人事檔案管理、補(bǔ)充和更新制度都不完善，而且，人事檔案管理合作機(jī)制也相對欠缺，所以，在人事代理工作中，存在著人事代理機(jī)構(gòu)與用人單位職責(zé)模糊、銜接不暢等問題。如在人事檔案收集、整理、歸檔和政審工作中，人事代理機(jī)構(gòu)與用人單位經(jīng)常相互推諉，出現(xiàn)問題后則相互指責(zé)，這必然會造成兩者在銜接工作上出現(xiàn)斷層，影響人事代理工作的效率。在這樣的情況下，建立一套系統(tǒng)而合理的人事檔案管理制度，已經(jīng)成為刻不容緩的大事。

（二）管理方法滯后。人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)肩負(fù)著確保人事代理人員個人信息資料安全和完整的責(zé)任，這也是人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)有效落實代后服務(wù)的前提條件。但是，當(dāng)前我國人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)范圍十分寬泛，絕大多數(shù)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)存在人手不足、設(shè)備老化、手段落后等問題，許多人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)在人事代理服務(wù)工作中采用的都是傳統(tǒng)的管理方法，許多代理人員在人事檔案管理中，都沒有對檔案進(jìn)行分類和有序整理，也沒有將人事檔案材料進(jìn)行打印裝訂，所以許多人事檔案材料的編號非常混亂。受此影響，人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息管理和更新工作質(zhì)量相對較低。

（三）檔案資料不全。人事代理工作實行的是合同管理，即人事代理單位或個人依據(jù)合同，將代理人員信息和材料交由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作。但是，許多單位、個人的檔案資料在歸檔時都存在檔案手續(xù)不完備，內(nèi)容錯誤、材料不完整等問題。由于管理制度不嚴(yán)格，在合同期滿后許多單位、個人，尤其是大學(xué)生由于地域流動，根本無法及時去人才交流機(jī)構(gòu)辦理續(xù)貸手續(xù)，所以，“死檔”和“空白檔”的數(shù)量也越來越多，人事檔案的完整性缺少保障。

二、人事代理人員人事檔案管理工作的建議

（一）完善管理制度。要想解決人事檔案管理工作中存在的各種問題，首先要完善人事檔案管理工作制度，以確保人事檔案管理工作和諧有序進(jìn)行。當(dāng)前人事檔案管理制度建設(shè)的重點是，建設(shè)一套科學(xué)的人事檔案委托保管制度，明確人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)，要求人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位加強(qiáng)溝通，分工負(fù)責(zé)、共同做好人事檔案鑒別、整理和政審工作;建立電子檔案管理制度包括人事檔案資料收集、入檔制度，人事檔案管理獎懲制度，打通鏈接人事檔案代理業(yè)務(wù)與人事系統(tǒng)內(nèi)部各業(yè)務(wù)的信息渠道，促使人事檔案管理工作更加高效、透明。根據(jù)人事檔案管理工作的需要，人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)要建立一套科學(xué)合理的人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施建設(shè)，加大網(wǎng)絡(luò)化信息管理體系建設(shè)，同時建設(shè)一支專業(yè)的人事檔案工作隊伍，并根據(jù)科學(xué)化、精細(xì)化管理需求，制定人事檔案管理隊伍發(fā)展規(guī)劃，開展人事檔案管理隊伍培訓(xùn)和教育活動，提高人事檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作效率，讓人事檔案發(fā)揮出最大作用。

（二）實施科學(xué)管理。在人事檔案管理制度完善、設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上，人事代理機(jī)構(gòu)要完善配套政策和措施，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理。如人事代理機(jī)構(gòu)要根據(jù)市場和社會發(fā)展需要，規(guī)范、統(tǒng)一人事代理合同，簡化續(xù)代手續(xù)，統(tǒng)一人事檔案管理表格，嚴(yán)格人事管理工作流程，這樣可以實現(xiàn)人事代理的互通互認(rèn)，為人事代理異地轉(zhuǎn)移提供有力支持。如人事代理機(jī)構(gòu)要根據(jù)市場需求，豐富人事檔案的內(nèi)容，實現(xiàn)人才交流服務(wù)中心檔案管理多元化，便于政府、企業(yè)對人才流動和管理情況有所了解，為政府進(jìn)行宏觀調(diào)控提供檔案支持。此外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，人事代理機(jī)構(gòu)要以“人事檔案網(wǎng)絡(luò)化”為目標(biāo)，加大人事檔案管理投入，借助現(xiàn)代信息管理技術(shù)開發(fā)先進(jìn)的人事代理數(shù)據(jù)軟件，完善人事檔案資源，構(gòu)建與企業(yè)的聯(lián)動機(jī)制，依據(jù)不同企業(yè)的需求，為其提供更加便捷的檔案檢索服務(wù)，以提高人事檔案的利用率，加速社會化公共服務(wù)進(jìn)程。

（三）確保檔案的完整性。人事代理人員人事檔案的完整性，是確保檔案工作的服務(wù)性、政治性的基礎(chǔ)。隨著個人生活、工作經(jīng)歷的增加，人事檔案也要出現(xiàn)變化。所以，在新的歷史時期，人事代理機(jī)構(gòu)要根據(jù)社會發(fā)展需要，以檔案收集和存放為人事代理人員人事檔案管理工作的重點，規(guī)范檔案進(jìn)、管、出流程，制作檔案宣傳手冊，提高單位、個人的檔案意識，要求單位或個人按照人事檔案管理規(guī)定遞交有關(guān)材料，及時更新、補(bǔ)充檔案材料，做好檔案搜集工作。如有的單位在人事檔案管理方面存在馬虎心理，所以他們提交的許多人事檔案資料信息散亂，殘缺不全，為此，人事代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)人事代理相關(guān)部門的監(jiān)管力度，根據(jù)國家人事制度和人事檔案管理法規(guī)，完善監(jiān)察部門的監(jiān)察方式，推進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，經(jīng)常進(jìn)行人事檔案管理工作情況匯報和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)和解決人事檔案管理中存在的問題。通過人事檔案管理問題整改以及后續(xù)跟蹤追查，提高相關(guān)單位、相關(guān)人員的檔案意識。

（四）提高人事代理人員的綜合素質(zhì)。在新的歷史時期，人事檔案管理工作的內(nèi)容越來越復(fù)雜、寬泛，這也給人事代理人員的綜合能力提出了更高的要求。結(jié)合實際來看，只有那些工作細(xì)心、責(zé)任意識強(qiáng)、專業(yè)能力突出的工作人員，才能勝任人事檔案管理工作需要。所以，人事代理機(jī)構(gòu)要從以下幾點做起，提高人事代理人員的工作能力和思想素質(zhì)：首先，立足于內(nèi)部招聘和人才培養(yǎng)機(jī)制，選聘專業(yè)的人事代理人員，適當(dāng)提高人事代理人員的薪資待遇，改善他們的工作環(huán)境，用制度和環(huán)境留人。其次，開展崗前培訓(xùn)，通過檔案法律法規(guī)和基礎(chǔ)知識、操作流程學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高人事代理人員的綜合能力，為人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。再次，規(guī)范人事檔案管理程序，完善人事代理模式，科學(xué)進(jìn)行調(diào)配，由責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保人盡其才。在此基礎(chǔ)上，實施監(jiān)督考核和獎懲機(jī)制，激發(fā)人事代理人員的工作熱情，鼓勵他們?yōu)閱挝弧€人提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，以減少“死檔”和“空白檔”的數(shù)量，確保人事檔案資料完整、規(guī)范。

三、結(jié)語

人事代理人員人事檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性。有關(guān)部門只有根據(jù)當(dāng)前人才市場流動性大、情況復(fù)雜的特點，以服務(wù)個人為原則，穩(wěn)步完善人事檔案代理管理機(jī)制，完善配套政策和措施，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能打造優(yōu)質(zhì)的人才服務(wù)平臺，更好地服務(wù)人才配置和社會發(fā)展。

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