基于財務(wù)視角的高校合同管理問題及對策初探

(浙江大學計劃財務(wù)處 浙江 杭州 310000)

一、引言

契約精神是市場經(jīng)濟的重要基礎(chǔ)，而合同就是契約精神的外在體現(xiàn)。在社會主義市場經(jīng)濟中，包括高校在內(nèi)的經(jīng)濟實體之間的絕大多數(shù)經(jīng)濟活動都需要依靠合同這一形式來保障和實現(xiàn)，合同管理就成為高校經(jīng)濟活動管理的重要組成部分，涉及高校日常管理的多項業(yè)務(wù)。高校在經(jīng)濟活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，有助于防范法律風險，維護自身合法權(quán)益；同時也有助于管控財務(wù)風險，降低交易成本，便于合理進行稅務(wù)籌劃，提高資金使用效率。

二、高校財務(wù)視角的合同管理的現(xiàn)狀及問題

1.合同管理的流程設(shè)計和崗位管理情況不合理，合同管理機制有待完善。目前，很多高校在合同管理實踐中，普遍存在著流程設(shè)置不合理的問題，比如合同流程中未設(shè)置必要的牽制、審批環(huán)節(jié)，審批授權(quán)管理缺乏細節(jié)性規(guī)定，未設(shè)置授權(quán)合同金額限制，甚至可能還存在著一人審批所有金額合同的不規(guī)范現(xiàn)象，未能建立從合同審核到執(zhí)行監(jiān)督的全過程內(nèi)部控制；另外在合同管理操作中可能只局限于合同的登記備案，對于合同的細節(jié)、條款不是很在意，以至于對合同的簽訂、履行過程都無法做到事前、事中及事后監(jiān)管，監(jiān)督機制缺失，可能會使合同履行風險增加，引起潛在的訴訟與糾紛，使學校利益受損。

2.相關(guān)職能部門的合同管理人員的合同管理綜合素質(zhì)需要進一步加強。高校的業(yè)務(wù)類型紛繁龐雜，涉及面廣，合同類型眾多，這就造成了高校合同管理涉及諸如工程建設(shè)管理、人事及職稱社保檔案管理、生源招生管理、科研項目管理、國際合作交流、資產(chǎn)管理、政府集中采購等眾多方面，因此需要相關(guān)職能部門對本部門合同管理人員進行針對性的系統(tǒng)培訓，提高應(yīng)對相關(guān)合同風險的能力。

3.合同管理中信息傳遞不及時，可能存在信息孤島現(xiàn)象，信息化水平有待提高。目前很多高校合同政出多頭，未建立統(tǒng)一歸口部門，比如資產(chǎn)管理部門負責設(shè)備采購合同、基建部門負責工程合同、科技管理部門負責科研類合同，各管理部門職責分工邊界不明晰，可能會造成管理的邊際盲區(qū)，影響實際合同管理的成效。另外，相關(guān)職能部門和不同級別層次的管理者都參與合同管理，而信息化水平不足，很容易出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)繁多、致使合同審批效率低的問題；大部分高校合同管理的信息化水平僅停留在合同線上申請、線上審批方面，從而可能缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等流程環(huán)節(jié)的信息化，重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)未能實現(xiàn)一體化，缺乏彼此系統(tǒng)之間的鏈接，造成信息孤島現(xiàn)象。此外信息傳遞不及時會使各管理部門之間溝通協(xié)調(diào)不通暢，不利于從宏觀上把控合同的潛在風險。

高校合同審核一般流程：

三、改進的對策及建議

為加強高校與財務(wù)相關(guān)的合同管理工作，防范相關(guān)風險，可以從以下幾個方面著手：

1.不斷完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程，建立健全合同管理體系。高校應(yīng)明確各類合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項范圍，凡是應(yīng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項均應(yīng)簽訂書面合同，嚴禁將需進行招標程序或需更高級別領(lǐng)導批準的重大合同拆分，實行分級授權(quán)的合同管理制度，明確上級部門單位、高校的決策機構(gòu)、財務(wù)部門、合同歸口部門以及監(jiān)管部門在合同管理方面的職能、權(quán)限，并建立嚴格的執(zhí)行體制和核查機制；同時高校相關(guān)部門還應(yīng)定期梳理合同管理的各個環(huán)節(jié)流程，查找、界定關(guān)鍵風險點，確保合同管理全流程有效執(zhí)行和監(jiān)控。

2.在相關(guān)部門配置既懂財務(wù)又懂法務(wù)的專業(yè)人員，專門負責合同的審查及風險防控，在合同準備階段就嚴格把控財務(wù)風險，比如嚴格審查合約方的背景，加強其資信情況和執(zhí)行能力調(diào)查，嚴格審查合同條款等。高校的業(yè)務(wù)類型紛繁龐雜，相應(yīng)的合同類型也涉及諸如工程建設(shè)管理、政府集中采購、財經(jīng)法規(guī)等多方面知識，因此需要對相關(guān)合同管理人員進行針對性的系統(tǒng)培訓，打造一支政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強、紀律觀念重的合同管理隊伍。需要特別指出的是，財務(wù)管理部門要依據(jù)合同條款確定本次支付金額，嚴格把控合同款的支付進度，堅持以合法的審批程序為基礎(chǔ)，特別注意有關(guān)審批、備案等手續(xù)是否齊備。

3.各職能部門要加強合作，努力消除信息孤島，構(gòu)建無縫對接的信息化合同管理體系。信息化時代，信息化手段成為提高合同管理效率和效果的重要依托，創(chuàng)建合同管理信息化系統(tǒng)，全流程監(jiān)控合同的訂立、審批、歸檔、履行等環(huán)節(jié)，這有利于全過程、宏觀化把控合同管理環(huán)節(jié)的財務(wù)風險，從而有利于促進合同的規(guī)范管理，滿足合同業(yè)務(wù)跨部門、多層級、全流程、精細化的協(xié)同管理，也有利于防范合同全流程的財務(wù)風險。高校應(yīng)加強合同管理信息化建設(shè)，建立多頭聯(lián)動、模塊銜接、信息流程化控制的合同管理體系，實現(xiàn)高校合同管理的一體化程度、信息化水平。

四、結(jié)語

合同管理是高校財務(wù)管理與監(jiān)督職能的重要抓手，關(guān)系到高校以及教職工的切身利益。因此高校應(yīng)該不斷完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程，建立健全合同管理體系，在相關(guān)部門配置既懂財務(wù)又懂法務(wù)的專業(yè)人員，專門負責合同的審查及風險防控，各職能部門要加強合作，努力消除信息孤島，構(gòu)建無縫對接的信息化合同管理體系，而其中財務(wù)部門應(yīng)當要積極主動參與高校合同管理工作，將合同管理納入日常財務(wù)監(jiān)督工作中，通過積極參與合同管理發(fā)揮財務(wù)管理與監(jiān)督的職能，堅決維護高校自身的合法權(quán)益。