辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王飛

[摘要] 隨著社會以及科學技術的快速發展，當前的時代背景之下，應當加強醫院檔案管理工作，提升檔案管理質量以及管理效率，同時要逐漸完善醫院之中的檔案管理體系，其中，實現檔案管理辦公自動化可以促使檔案數據信息處理水平以及醫院檔案管理質量得到全面提升，進而促使醫院實現健康穩定以及可持續發展。該文就辦公自動化環境之下醫院檔案管理存在的問題解決的主要措施進行探討，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

[關鍵詞] 辦公自動化;醫院;檔案管理;管理質量;醫院管理

[中圖分類號] R7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）10（a）-0022-03

醫院服務管理工作對醫院健康穩定發展具有重要作用，其中，檔案管理工作是服務管理工作中重要一個部分，檔案管理工作以及基礎設施配置工作和醫療服務工作存在著聯系性，隨著科學技術以及信息技術快速發展，醫院檔案管理工作正在逐漸完善和提升，檔案管理工作相對而言有了較大進步，逐漸呈現出信息化以及現代化發展趨勢。醫院檔案管理工作應當普及辦公自動化系統，通過使用辦公自動化系統提升辦公質量和辦公效率，同時可以促使檔案資料利用效率得到提升。但是，醫院檔案管理工作中還存在著諸多缺陷，工作人員應當對檔案管理之中問題進行改進完善，同時通過使用辦公自動化系統對檔案管理工作加以優化，只有這樣才能促使醫療衛生體系得到進一步提升、完善，進而促使醫院實現健康穩定及可持續發展，報道如下。

1 ?辦公自動化醫院檔案管理概述

醫院檔案管理工作過程當中，應當使用辦公自動化體系，通過辦公自動化提升醫院檔案管理質量以及工作效率，辦公自動化主要依托于網絡平臺以及計算機技術實現自動化的資料管理，是醫院管理系統之中一種新的管理模式，通過辦公自動化系統可對醫院檔案信息科學整理以及歸納，另外，切實保障檔案資料存儲工作實現規范化以及現代化。在醫院日常工作過程中會產生大量信息數據，對信息數據，工作人員要實時整理以及歸納，將信息資料歸納整理之后，就可以為以后工作奠定良好基礎。另外，隨著信息技術以及科學技術快速發展，辦公自動化系統在醫院得到應用之后，可以在檔案管理領域實現自動化，從而實現信息傳輸以及共享，這樣促使數據流通質量和流通效率得到全面提升，進而保障檔案信息管理安全性、精準性以及可靠性。

2 ?辦公自動化環境下醫院檔案管理工作特點

辦公自動化的環境之下，醫院檔案管理工作具備諸多新的特點，主要是包括存儲安全性、高效性以及資源共享性。

2.1 ?存儲安全性

檔案管理工作中，其中存儲是重要部分，以往檔案資料存儲過程中一般使用紙質檔案，紙質檔案容易受到外界因素影響。例如，空氣以及溫度可能會對紙質檔案造成直接影響，紙質檔案之中一些文字內容會由于空氣潮濕或者是溫度過高導致文字丟失或者難以辨認，某些影像資料還可能出現畫面質量不佳等諸多問題，直接影響檔案資料管理水平以及管理質量，但是，檔案管理體系中使用辦公自動化系統之后，可以促使檔案管理工作質量和管理效率得到全面提升。另外，醫院檔案管理過程中，管理人員可以通過使用電子芯片對檔案資料進行存儲，不但存儲量大，而且節約紙張，降低成本，另外避免紙質檔案受到空氣溫度影響，切實保障檔案安全性以及可靠性，實現檔案管理工作高效、方便以及快捷。

2.2 ?高效性

根據辦公自動化應用情況進行分析，大多數企業以及事業單位會使用辦公自動化系統，辦公自動化系統能夠切實保障企事業單位正常穩定及可持續發展。通常而言，以往檔案管理過程中往往采取人工方式，人工方式主要環節是收集紙質材料以及對紙質材料分類歸檔。這種方式就是傳統管理方式，但是，傳統人工管理方式存在諸多弊端和缺陷，工作量大以及勞動強度大，檔案管理效率以及管理質量不高，這樣會對醫院健康穩定可持續發展造成嚴重影響。除此之外，醫院科室較多，包括骨科、婦科、兒科等等，診療存在差異性，檔案管理工作過程若是使用人工管理模式很容易出現差錯，但是使用辦公自動化系統就能夠避免差錯，提升檔案管理質量。除此之外，辦公自動化系統可以促使檔案信息，歸檔效率得到全面提升，促進醫院健康穩定以及可持續發展。

2.3 ?資源共享性

公自動化環境之下能夠切實保障檔案資源實現良好共享，優化檔案資源的利用，其中，互聯網存在大量的聊天工具。例如，QQ、微信、陌陌等等都是信息傳輸工具，通過信息實時傳輸可以促使檔案管理工作日益得到規范，提升檔案管理效率。其中檔案管理工作過程當中還可以使用文獻檢索軟件，通過文獻檢索軟件可以方便相關人員對于各類文獻進行快速檢索，提升效率和減少的質量得到全面的提升，除此之外，傳統的人工檢索的方式將會得到全面的改革。

3 ?醫院檔案管理工作之中存在的主要問題分析

當前醫院檔案管理工作之中，存在諸多的問題，主要問題包括管理制度相對缺乏、自動化辦公系統缺乏完善性、高素質檔案管理人員較為缺乏以及文件存儲安全隱患。

3.1 ?管理制度相對缺乏

根據目前檔案管理工作實際情況進行分析，醫院檔案管理過程當中還是缺乏完善信息管理制度，缺乏軟件以及硬件設施，直接影響檔案管理工作質量以及檔案管理效率，醫院檔案管理過程中無法實現自動化檔案管理，勢必導致醫院檔案管理效率較低下，同時還會造成嚴重資源浪費，所以醫院檔案管理工作過程中，尤其需要對管理制度進行完善。對醫院檔案管理而言，要建立檔案管理制度。檔案管理制度涉及到醫院經營發展等諸多信息，加強檔案管理工作可以促使醫護人員對醫院發展全面了解，同時幫助醫院形成良好文化。檔案管理過程當中，管理層應當通過使用自動化辦公體系，對檔案管理工作中權力和職責進行明確，構建標準化以及統一性檔案管理制度，切實保障檔案得到科學合理管理，另外，醫院檔案管理過程中應當加強制度化體系構建和完善，切實保障檔案工作快捷性及時性，應當要求工作人員平時工作過程中要嚴格按照技術規范進行操作，對于文件進行歸檔以及處理過程中，醫院要求工作人員按照一定標準和格式進行文件編制，實現標準和格式統一進而保障檔案管理質量和管理效率。另外，要落實負責人，一旦檔案出現錯亂或者缺失問題，可以及時找到相關責任人，避免出現問題互相推諉責任。

3.2 ?自動化辦公系統缺乏完善性

根據醫院的辦公系統整體情況進行分析，大部分醫院自動辦公系統還是缺乏全面性和完善性，對自動化系統使用的過程中還是存在著諸多問題。①醫院中軟件部分投入相對比較少，硬件投入較多;②醫院軟件技術應用水平較為低下;③醫院管理負擔較沉重，根據自動化系統特點進行分析，團隊水平素質較為低下，這樣切實導致辦公軟件實際使用過程中難以滿足工作人員辦公要求，導致自動化辦公系統缺乏完善性，影響自動化辦公系統工作效率。

3.3 ?高素質檔案管理人員較為缺乏

檔案管理工作應當使用辦公自動化系統，辦公中自動化技術和計算機存儲技術兩者之間存在一定區別，辦公自動化技術運用過程中操作較注重精準性，計算機存儲方式較多樣，不管是運用辦公自動化系統還是計算機技術，都要工作人員具備較高專業素質，只有這樣才能保障檔案管理質量以及管理效率得到全面提升。但是，結合醫院檔案管理實際情況進行分析，某些工作人員檔案管理過程當中還是依賴于傳統檔案管理模式，某些工作人員專業知識比較欠缺，同時素質較低下，難以切實做好醫院檔案管理工作。

3.4 ?文件存儲安全隱患

隨著科學技術以及網絡技術快速發展，存儲安全問題是醫院檔案管理過程中需要重點考慮的關鍵性問題，電子文件存儲機制方面缺乏完善性，這樣會導致電子資料很容易出現被人篡改或者丟失的情況。除此之外，醫院中很多電子病歷直接關系到患者隱私，如果電子病歷丟失或者被人竊取，很可能會導致患者隱私泄露，所以醫院檔案管理的過程當中應當加強文件存儲保密工作，切實保障文件存儲安全性及可靠性。

4 ?辦公自動化環境之下檔案管理主要措施

辦公自動化環境之下，應當高度重視檔案管理工作，這就要檔案管理工作過程之中采取合理以及有效的措施，應當對傳統的工作方式進行轉變、提升檔案管理人員素養、對檔案管理制度進行完善以及加強網絡信息監管，只有這樣，才能促使醫院檔案管理工作不斷得到改進和優化，提升檔案管理質量以及管理水平。

4.1 ?對傳統的工作方式進行轉變

醫院檔案管理過程中應當實現辦公自動化，通過實現辦公自動化對傳統工作模式進行改革，其中，文件獨立性是辦公自動化檔案管理工作中重要特點，通過以文件為基本單位進行管理，這樣促使文件直接完成歸檔工作，對電子文件進行歸檔過程當中，還需要醫院科室之間保持密切溝通以及交流，加強對自動辦公化系統構建，為了實現自動辦公化系統構建應當要求檔案部門以及信息部門，二者之間實現溝通以及交流，只有這樣才可以切實保障辦公自動化系統順利構建，改變傳統檔案管理形式。

4.2 ?提升檔案管理人員素養

醫院檔案管理過程當中，為了促使辦公自動化滿足檔案管理工作實際要求，應當采取措施促使檔案管理工作人員基本素質得到全面提升，醫院檔案管理過程當中，工作人員應當意識到檔案管理工作是一項復雜工作，對于檔案管理工作認真復雜，同時需要檔案管理人員能力和素質提升，只有這樣，才能切實保障檔案管理工作規范性以及合理性，采取合理措施提升檔案管理人員素養，構建科學合理檔案管理體系，應當加強檔案管理人員培訓。除此之外，還可以在醫院管理過程中建立獎懲機制，對表現較積極以及優秀員工要給予充分獎勵，對于表現不佳的員工要給予批評教育，只有這樣，才能夠充分調動檔案管理工作人員工作積極性以及工作主動性，促使檔案管理人才綜合素質得到全面提升，進而保障醫院檔案管理工作效率以及工作質量。

4.3 ?對檔案管理制度進行完善

辦公自動化環境之下要加強檔案管理工作，這要求醫院檔案信息設備發揮重要作用，為了切實保障信息設備得到科學合理管理，應當在醫院檔案管理過程中構建檔案管理一體化機制，同時實現辦公自動化和檔案管理相互融合，醫院科室平時工作中，如果存在大量資料文件可以直接將文件傳送到檔案管理系統，檔案管理系統通過自動識別技術，對檔案資料進行檢查，避免檔案遺漏，另外，檔案管理系統中，還具備文件接收功能，這樣可以促使檔案資料可以得到較大范圍共享。除此之外，工作人員為了保障檔案管理工作可靠性、安全性，醫院方面還應當聘請相關技術人員加強對管理信息更新和升級，切實保障檔案管理信息系統安全性以及穩定性。

4.4 ?加強網絡信息監管

檔案管理過程中應當加強網絡系統構建，通過網絡系統建設保障檔案管理可靠性及安全性，醫院在檔案管理過程當中要強化網絡信息監管工作，切實保障文件保密性以及安全性，首先，應當針對網絡系統加密方式采取措施進行強化，切實保障網絡系統可靠性以及安全性。其次，應當設置網絡訪問權限，加強網絡信息監督以及管理。最后，如果文檔出現損壞或者丟失，應當加強數據恢復技術應用，通過使用數據恢復技術可以及時找到丟失文件或者修復受損文件。

綜上所述，醫院檔案管理過程當中，為了提升檔案管理質量和管理效率，應當使用辦公自動化系統，通過辦公自動化系統促使檔案管理更高效和便捷，同時可以切實保障檔案資料完整性、可靠性以及安全性，另外，相對傳統人工檔案管理而言辦公自動化檔案管理具有諸多優勢，相對于傳統檔案管理模式革新和轉變，檔案管理過程中運用辦公自動化系統是檔案管理工作逐漸信息化以及現代化發展的重要趨勢。

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（收稿日期：2019-07-04）