淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

楊瑞營

（河北省地礦局第九地質(zhì)大隊(duì)，河北 邢臺(tái) 054000）

如今，計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及，辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來了巨大便利，工作人員可隨時(shí)進(jìn)行資源的調(diào)用。因此，實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的首要任務(wù)。

一、辦公自動(dòng)化下文件管理的優(yōu)越性

（一）有利于工作效率的提升

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)融入到各領(lǐng)域中來，并為人們的生活和工作帶來了較大便利。文件管理也不例外，信息技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)了文檔管理的自動(dòng)化效果，實(shí)現(xiàn)了人力、物力等資源的節(jié)約。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)文檔資源的共享和交流

文書檔案是記錄單位或者企業(yè)發(fā)展的主要資料，這些信息不僅驗(yàn)證了企業(yè)或單位的發(fā)展歷史，也為后續(xù)工作的開展提供了幫助。隨著生產(chǎn)水平的不斷提升，人們對檔案資料的需求也越來越大。傳統(tǒng)文書檔案管理中，檔案資料的調(diào)取需要消耗較多的資源和時(shí)間，再加上一些資料保存時(shí)間較長，存在破損、丟失等情況，檔案資料殘缺不全，阻礙了后續(xù)工作的開展。

而通過自動(dòng)化平臺(tái)的應(yīng)用，可以將原有紙質(zhì)版的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版資料，再借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)調(diào)取，提升了查詢的便利性，管理的科學(xué)性。同時(shí)，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以對文書檔案進(jìn)行合理劃分和編輯，按照不同門類、不同工作需求以及時(shí)間順序等對文檔資源予以處理，從而增強(qiáng)文件查閱的全面性與準(zhǔn)確性。另外，利用信息平臺(tái)可隨時(shí)進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的更新、整理和分析，工作人員只需通過申請，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的應(yīng)用，有效的節(jié)省了工作時(shí)間。

（三）有利于提升文件傳輸速度

傳統(tǒng)的文件傳輸是按照距離來劃分傳輸形式的，距離短的可直接利用工作人員完成傳送，距離較遠(yuǎn)的則需要通過郵寄的方式完成傳送。這種傳輸方式消耗了大量時(shí)間，且一些緊急文件根本無法在有效時(shí)間內(nèi)送達(dá)，影響了工作的推進(jìn)，造成很多矛盾的產(chǎn)生。不過通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以利用網(wǎng)絡(luò)完成文檔資料的傳輸工作，相關(guān)部門或人員在幾分鐘內(nèi)即可完成文件收錄，更好的推動(dòng)了后續(xù)工作的開展，提升了工作效率。

二、文書檔案管理辦公自動(dòng)化的提升策略和措施

（一）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

通過內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，能夠有效維護(hù)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提高文檔資料管理的質(zhì)量。利用物理隔離，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，其主要是利用防火墻等措施將內(nèi)外網(wǎng)的連接阻隔，以此來保證內(nèi)部文檔資料傳輸?shù)陌踩裕苊馕募G失、泄漏等情況的出現(xiàn)。防火墻的設(shè)置可結(jié)合文檔管理的相關(guān)要求準(zhǔn)確設(shè)置，并對每次的攔截情況予以詳細(xì)記錄，以此保證文檔管理的有效性，提高文檔資料的使用效率。此外，在自動(dòng)化管理中，還可通過路由器的合理設(shè)置來加強(qiáng)隔離效果，將一些存在危險(xiǎn)性的IP地址予以過濾，減少危險(xiǎn)的產(chǎn)生。

（二）提升文書檔案管理人員的辦公自動(dòng)化水平

長期沿用以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，造成了現(xiàn)在檔案管理依舊技術(shù)水平低下，甚至存在技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得檔案管理自動(dòng)化難以推進(jìn)，出現(xiàn)傳統(tǒng)技術(shù)和自動(dòng)化檔案管理的不相適宜的現(xiàn)象，難以有效發(fā)揮檔案自動(dòng)化的優(yōu)勢，所以企業(yè)應(yīng)為管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)和空間，從最基本的辦公自動(dòng)化知識(shí)開始講解，以提高管理人員的專業(yè)能力，完善其綜合素養(yǎng)。檔案管理人員也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，以此實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理目標(biāo)，強(qiáng)化文書檔案管理的整體效果。

（三）建立完善的辦公自動(dòng)化管理制度

建立健全的辦公自動(dòng)化管理制度能夠?yàn)槲臅鴻n案管理提供更加充足的制度依據(jù)，進(jìn)而為推動(dòng)文書檔案管理工作的開展提供助力，確保各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，徹底提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化水平。同時(shí)管理制度的完善和優(yōu)化，也能夠促進(jìn)管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，推動(dòng)各項(xiàng)工作的有序開展，提升管理水平。

此外，在文書檔案自動(dòng)化管理過程中，企業(yè)還應(yīng)針對管理中存在的問題制定合理解決方案，并加大監(jiān)督和控制力度，讓文書檔案管理能夠嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求開展作業(yè)，優(yōu)化管理水平。由于文書檔案管理的內(nèi)容相對較多，如材料使用、檔案核對及調(diào)用等，在監(jiān)督和管控中一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)予以上報(bào)和解決，以免阻礙后續(xù)作業(yè)的開展，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的順利應(yīng)用。

（四）實(shí)現(xiàn)文書檔案辦公自動(dòng)化管理模式的完善

文書檔案管理中，管理體制的建立和完善對于管理工作的開展有指導(dǎo)作用。而辦公自動(dòng)化管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新，則是提高文書檔案管理質(zhì)量的重要措施。為此，工作人員應(yīng)加大對文書檔案管理模式的重視力度，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化，從而徹底強(qiáng)化文書檔案管理的整體效果。

首先，在文書檔案管理工作中，應(yīng)讓工作人員意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并結(jié)合實(shí)際情況制定合理的文書檔案管理自動(dòng)化工作機(jī)制，規(guī)劃管理流程，以促進(jìn)管理工作的順利開展。

其次，對原有文書檔案管理模式實(shí)行優(yōu)化，完善辦公自動(dòng)化的相關(guān)程序，從而提高管理工作的效率。

最后，針對傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題，要采取合理的改進(jìn)措施，以減少同類事件的再次發(fā)生，加強(qiáng)文書檔案管理的有效性。

（五）完善辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢和作用，在文書檔案管理中，就需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，對檔案管理體系予以優(yōu)化升級(jí)，以提升整體自動(dòng)化管理水平，保證文書檔案質(zhì)量。一方面需對現(xiàn)有陳舊設(shè)備予以更新和替換，以更好的適應(yīng)檔案管理辦公自動(dòng)化的需求。另一方面加大資金投放力度，加強(qiáng)檔案管理辦公自動(dòng)化的構(gòu)建，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念和模式，促進(jìn)文書檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，為日后工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化得到了更加廣泛的應(yīng)用。其不僅促進(jìn)了檔案管理工作的變革，還促使從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不斷提高，專業(yè)能力越來越強(qiáng)。不過辦公自動(dòng)化的潛能還并未得到充分的發(fā)揮，仍需進(jìn)一步研究和探索，以加強(qiáng)檔案管理工作的便捷性和高效性。