基于信息時代背景下檔案管理工作的創新路徑

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

信息時代背景下的檔案管理工作，需要面臨更為復雜的管理內容，這就對檔案管理工作提出了全新的要求，既要保障檔案管理的效率，又要確保管理質量，為相關部門提供良好的檔案服務，發揮檔案信息的應用價值。為達成上述管理目的，就必須加大對信息技術和相關技術的引用力度，借助先進技術提升檔案管理成效已經成為當前提升檔案服務水平的重要手段。積極引進先進管理理念和技術，創新檔案管理工作，是保障檔案管理工作長期穩定發展的重要舉措。

一、檔案管理信息化發展的優勢分析

（一）資料獲取方便，且效率較高

信息技術在檔案管理工作中的應用，實現了各個部門發展信息的實時共享，檔案管理人員只需借助網絡技術就可實現對資料信息的全面獲取，同時借助信息處理技術，對信息內容進行歸類與整合，從根本上提升了檔案管理的效率。此外，通過檔案管理信息系統的有效構建，還可為相關部門提供檔案檢索的功能，使其在線上就可以查閱相關的資料文件，這也有助于檔案服務水平的提升。此種管理模式有效打破了原有的管理習慣，相關管理人員可以充分借助先進技術來完成管理工作，管理人員的工作壓力也得到了有效的緩解。

（二）有助于增強檔案管理的成效

檔案管理工作由傳統模式向信息化發展的轉變，就是將紙質檔案轉變為電子檔案的過程，在此過程中，應對原有的紙質檔案進行重新梳理與歸類，在不破壞檔案信息的完整性的基礎上，將其轉變成電子檔案，輸入檔案管理系統。此種管理方式的轉變，不僅可以節約一定的空間，還可實現對檔案信息的永久保存。信息技術在檔案管理工作中的不斷應用，使得檔案管理的功能性得到逐步完善，檔案管理系統中的數據處理功能，可以實現對檔案信息的大批量處理，較于以往的檔案處理工作來說，表現出更好的管理效率。信息技術的應用也可有效避免原有人工操作時存在的失誤現象所引發的管理問題。可見，提升檔案管理的信息化進程具有極為重要的意義。

二、傳統檔案管理工作的弊端

首先，運輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質，這導致檔案在運輸過程中，如果產生碰撞等現象將造成其發生嚴重的損傷。因此，傳統的檔案管理方法對運輸提出了較高的要求；

其次，保存困難。針對傳統的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應用紙質檔案的方式，少數檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進行利用，這些材質對存放環境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點，將造成其發生氧化和腐爛現象，從而導致信息資源的缺失。與此同時，在應用這種方式進行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進行護理，而護理的過程也是非常復雜的，需要耗費大量的人力和物力；

最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進行整理以及編輯的過程中，雖然耗費了大量的時間，然而也不可能將其完全進行分類，因此使用者在對其進行利用的過程中，通常也需要花費大量的時間進行查找。同時，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進行利用等，這一過程中耗費了大量的時間，同時檔案資源的利用率嚴重降低。

三、信息時代下檔案管理工作的創新路徑

（一）管理模式創新

信息時代背景下的檔案管理工作，應結合時代發展的最新要求，創新檔案管理模式，使其能夠真正發揮檔案服務的價值作用。對檔案管理模式進行創新的過程就是對原有分散模式的檔案管理結構進行重新梳理與重組的過程，在此過程中，引入先進的管理理念與管理技術，實現對檔案管理服務功能的全面提升。要求檔案管理工作應能滿足不同部門的檔案服務需求，有針對性的制定檔案管理計劃，形成相對完善的檔案管理流程，對各個管理工作的落實進行有效約束。將原有的紙質檔案全部轉換為特定格式的電子檔案，經過系統處理后，歸檔管理。為了確保管理系統的安全性，相關人員應對其進行定期維護與升級，避免網絡病毒對檔案安全造成影響。

（二）創建信息共享機制

從傳統的檔案管理工作來看，進行資料收集時需要花費大量的時間與精力，且受到檔案管理人員自身素質的影響，檔案信息的準確性和全面性很難保障，這就會嚴重影響檔案管理的服務功能。而信息技術在檔案管理工作中的應用，可以全面實現信息共享，即通過檔案管理系統與各個部門之間建立有效的聯系，相關管理人員僅需要通過管理系統就可實現對各類資料信息的有效收集，借助數據處理技術對各類數據進行處理與分類后，做好歸檔處理。為了提升檔案管理的效率，還可以在平臺內部設置條件篩選與檢索功能，相關部門可以自行操作提取檔案信息，可見信息技術支持下的檔案管理工作更加便捷，且檔案服務水平也可得到有效提升。

（三）培養創新型管理人才

在信息時代，檔案管理人員不僅需要掌握基本的檔案管理知識與技能，同時還需要具備較高的信息素養與創新精神，從而可以不斷為檔案管理工作的發展與創新提供必要的幫助。管理人員在通過互聯網等積極主動學習檔案管理方面最新的技術理念、方法手段的同時，還需要積極同他人就檔案管理中存在的問題等進行討論，通過集思廣益的方式為創新檔案管理工作、提升檔案管理水平提出有效建議。而管理人員在相互討論的過程中也能夠彼此相互吸收和借鑒先進管理經驗、管理措施等，為進一步優化自身管理工作提供便利。

結語：現代科技的快速發展，迎來了信息化發展時代，信息技術的大范圍應用也推動了檔案管理工作的信息化發展。這主要是由于信息技術的應用在推進行業發展的同時，也對各類工作提出了更高的要求。原有的檔案管理模式已經無法滿足當前的檔案服務需求，要求相關人員應積極了解新技術的特點，結合檔案管理的實際需求，創新檔案管理模式，形成全新的發展路徑，為檔案管理工作的長遠發展提供保障。