醫院紀檢監察案件檔案管理工作有效性探討

李曉英

（昆明市第三人民醫院紀檢監察審計室，云南 昆明 650041）

記錄和反映紀檢監察部門在履職過程中所處理完畢，按要求規定通過收集、整理、組卷形成的具有一定價值并進行集中保存的卷宗材料，稱為紀檢監察檔案。紀檢監察檔案可分為案件檔案、實物檔案、會計檔案、文書檔案、聲像檔案等。醫院紀檢監察部門在履行紀檢監察職責、查處各種違紀案件的同時，形成了大量的紀檢監察案件檔案。由于紀檢監察案件檔案管理工作具有其特殊性，它直接反映了醫院紀檢監察部門的工作水平、管理層次和整體素質。如何加強醫療機構紀檢監察部門案件檔案的信息化、規范化、專業化管理，進一步推動醫院紀檢監察案件檔案管理工作效率的全面提升，是目前醫院紀檢監察部門檔案管理員務必思考的問題。

一、完善紀檢監察案件檔案管理體系及相關制度

紀檢監察案件檔案制度建設是做好紀檢監察部門檔案工作的重要保障，案件檔案管理工作的質量直接影響到后續的各項工作，包括檔案查閱、借閱、分析、研究等各個環節。為了改善案件檔案管理質量確保檔案安全，結合醫院紀檢監察工作實際，在嚴格執行《中華人民共和國檔案法》《紀檢監察工作案件檔案管理辦法》的同時，健全完善醫院案件檔案管理制度，建立檔案資料收集、整理、分類、歸檔、保存年限等制定明確的標準和要求，形成科學的檔案管理體系及制度體系，為醫院案件檔案管理工作提供完善的操作依據和約束機制。同時，探索案件檔案計算機管理辦法，運用現代信息技術提高檔案借閱、使用效率，促進檔案管理工作按規章制度高效運行，使紀檢檔案管理工作走上制度化、規范化軌道。

二、當前醫院紀檢監察檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理專業水準低

在傳統觀念里，檔案室是單位里重要程度較低的部門，檔案管理工作被認為是“閑職”。近年來，黨委政府對紀檢監察工作的要求不斷提高，醫院領導非常重視紀檢監察工作，對紀檢監察檔案管理工作提出較高的要求。但紀檢監察檔案管理工作距離黨委政府的要求，還存在較大差距。部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，責任一是不強，大多工作人員業務停留在保存歸檔的水平，業務素質和管理水平不高，缺乏對檔案進行開發利用的能力，僅能做到個檔案“保管員”。

（二）檔案管理分散無序

大多數醫院紀檢部門檔案保存分散，各門類檔案分室保存。檔案室一般只保存文件、財務、照片、實物檔案，對其他的檔案，如音像資料、會議材料、領導講話等沒有進行集中有效保存，導致各個科室都有檔案、各種檔案分散在各個科室。沒有集中統一規范管理。

（三）檔案管理制度不完善

隨著紀檢監察工作的深入開展，工作目標和任務發生了新的變化和要求，而相應的紀檢監察檔案管理制度未能適時進行調整和修訂，導致部分醫院的紀檢監察檔案管理制度未能發揮指導和支撐作用，不能適應現在的工作需要。具體表現為沒有明確的專用檔案保管場所、紀檢監察檔案資料分類不科學清晰、檔案資料備份不全、檔案資料移交手續不規范等，制約著紀檢監察檔案管理工作有效性的提高。

（三）軟、硬件設施不到位

信息技術時代，部分醫院紀檢監察檔案立卷、歸檔、檢索仍采用傳統的檔案管理手段，未建立起專業化的檔案管理信息系統；部分醫院沒有專門的紀檢監察檔案保管室，缺乏必要的檔案保存管理設施，致使檔案容易受到破壞。軟、硬件基礎設施的配置不到位，缺乏提高檔案管理工作有效性的物質條件。

三、提高紀檢監察檔案管理工作有效性的對策

（一）加強紀檢監察部門檔案員素質的培養

檔案管理人員水平是決定紀檢監察案件檔案管理工作有效性的關鍵，因此，醫院必須明確專職的紀檢監察工作人員管理檔案，對案件檔案實行專人負責，集中統一管理，以確保檔案的完整與安全。大部分紀檢監察工作人員不具備檔案管理知識，從提高管理人員綜合素質水平這一角度出發，提升管理人員的綜合素質和管理能力。醫院可定期組織針對檔案管理人員管理技巧以及管理意識等進行培訓，或邀請專家、學者和上級部門到現場講授先進的檔案管理手段、方法，傳播先進的檔案管理理念，或組織檔案管理人員到管理規范的單位考察學習，開闊眼界，提高他們對紀檢監察案件檔案管理工作重要性的認識，不斷提升紀檢監察檔案管理人員業務水平和實際操作技能，進一步促進紀檢監察案件檔案管理規范化，打造一支高素質的人員隊伍，實現紀檢監察案件檔案管理工作的良好發展。

（二）建立健全紀檢監察檔案管理制度

用完善的管理制度來約束紀檢監察檔案管理工作，使檔案管理工作科學化、規范化、制度化。對基本的《檔案管理工作職責》《檔案管理工作規定》《檔案利用制度》等工作制度進行修訂和調整，確保檔案管理發揮其應有的作用，滿足紀檢監察工作要求。紀檢監察檔案實現集中統一管理。紀檢監察檔案集中保存管理，是提高檔案管理工作有效性的必要條件，有利于充分挖掘紀檢檔案中的疑點、難點，從而為紀檢工作的開展提供有力保障。設立統一的保管室，使各類型的檔案都能得到集中有效的保管，能夠實現檔案的收集、管理、利用三個方面的有機結合，避免醫院紀檢監察檔案管理分散保管，建立專門的紀檢監察檔案室，做到檔案管理專人專室；加強對檔案的分析和研究，開展紀檢檔案研究和開發工作，真正發揮檔案工作服務紀檢監察工作的作用。

（三）建立紀檢監察案件檔案歸檔管理標準

紀檢監察案件檔案是紀檢監察部門在履行紀檢監察職責時查處的各種違紀案件工作中形成的案件材料，具有較強的政治性、專業性和保密性，它清晰地反映了紀檢監察機關的職能活動，也是紀檢監察部門查處案件歷史面貌的重要憑證。因此，醫院紀檢監察部門在對各種違紀案件工作中形成并處理完畢的案件材料應進行及時整理歸檔,要規范格式和程序，確保檔案的完整與安全，案件檔案應嚴格按照調查類、審理類、信訪類和其他類案件并準確劃分保管期限整理歸檔，案件材料不論多少要一案一卷或一案數卷，不得數案一卷，每一卷都要嚴格按照有關規定進行排序，按照調查卷和審理卷的裝卷要求，依次對相關材料進行排序及編寫頁號，封皮、卷內目錄所填內容應與卷內材料相符，備考表填寫清楚卷內需要說明的情況及立卷人和檢查人的姓名及立卷日期，為更好保管和利用案件檔案的需要創造必要的條件。

（四）加快紀檢監察案件檔案管理信息化建設進度

在信息技術快速發展的今天，醫院紀檢監察案件檔案管理朝著信息化發展是一種必然趨勢，將計算機技術結合到案件檔案管理工作中，在科學技術支持下，實現案件檔案管理水平的提高，促使案件檔案管理更加可靠。醫院紀檢監察部門專、兼職檔案員需要具備一定的信息素養，并掌握相關的理論知識，從而加快醫院紀檢監察檔案管理建設進程，發揮檔案管理工作的積極作用。結合醫療衛生行業特點，配套研發紀檢監察案件檔案管理系統，實現檔案信息查詢的電子化、自動化，提高檔案調閱效率，為紀檢干部查檔利用提供便利，為了加大檔案管理的安全性，在應用網絡技術時，需要充分考慮網絡環境下可能存在的安全風險，并通過相關的安全防護技術的應用，保證檔案管理工作的順利進行。總的來講，檔案管理信息化發展體現出一定的現實意義，實現了電子檔案與紙質檔案同步歸檔的同時進一步推動醫院紀檢監察案件檔案管理工作效率的全面提升。

（五）切實增加對檔案管理軟硬件設施的投入。良好的檔案管理軟、硬件設施，是提高檔案管理工作有效性的物質基礎。為了提高醫院紀檢檔案管理服務效率和質量，應設立專項資金，首先，投資建設檔案專業信息系統，借助信息化手段完善紀檢監察檔案管理。其次，投資建設專門的紀檢監察檔案保管室，建設必要的檔案保存管理設施，避免檔案損壞和流失，提供保障檔案管理工作有效性的物質條件。在此，加大對檔案管理人員的業務培訓投入，幫助管理人員快速掌握檔案管理系統操作技能。

四、結論

綜上所述，為推進醫院紀檢監察案件檔案的信息化、規范化、專業化、標準化管理，確保檔案的完整與安全，要充分認識做好案件檔案管理工作的重要意義，切實增強工作的責任感和自覺性；要緊緊圍繞實現檔案“信息數字化、管理自動化、服務智能化”的目標，扎實推進紀檢監察案件檔案管理工作創新發展；要加強對案件檔案建設的組織領導，嚴格建設質量標準，不斷提升案件檔案工作“建、管、用”的水平和能力，為推動醫院黨風廉政建設和反腐敗斗爭深入發展作出應有貢獻。