淺談新形勢下提升機關事務管理檔案價值的思考

趙亮

（吉林省梨樹縣機關事務管理局，吉林 四平 136500）

引言：機關事務作為機關工作的重要組成部分，對政府的機關部門以及事業單位的正常運轉起著尤為重要的作用。但由于人們觀念上和本身性質上的特殊性，使得長期受到“不重視”。做好檔案管理工作是新形勢下經濟社會發展的必然要求。隨著社會轉型和工業化、城市化、經濟全球化的進程，經濟和社會，都較之前發生了變化。檔案真實地進行實時記錄、整理、歸檔、利用和傳承這些信息，只有充分開發與利用這些信息資源，才能制定正確的發展目標，才能創造出更多的經濟價值。

一、當前我國檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理方式落后

現階段，一些機關單位的檔案管理理念比較落后，以人工分類整理檔案的管理方式為主，這種速度慢、效率低的檔案管理方式給單位和個人都帶來了不便，失去了檔案管理的真正意義。還有一些單位沒有固定檔案管理員，或者一人身兼數職，無法專心管理檔案，檔案管理的混亂沒有條理，完全沒有達到檔案管理該有的效果。一些單位或者個人應該有過這樣的經歷，需要用到檔案的時候，去檔案室調檔案，卻找不到檔案管理員，或者很難找到檔案，也有檔案丟失的情況，這對單位和個人都是極大的損失。再有，在檔案管理保護上，不同的管理人員由于經驗不同，檔案管理方式也不相同，對檔案的管理和保護也無法達到標準。

（二）檔案管理人才短缺

檔案管理工作的專業性很強，不僅僅是整理資料這么簡單，涉及到很多專業性的東西，例如統計法、數據庫等，所以需要專業的人才能勝任此工作。然而現實中許多機關單位缺少專業的檔案管理人才，還有一些機關單位檔案管理人員年齡大了，不能學習新的管理方式和新的管理理念，所以管理的效率自然提不高，還有一些單位的檔案管理人員年齡較小，檔案管理經驗不豐富，在檔案管理的過程中會出現這樣那樣的問題，總之影響了檔案管理的效果。

二、做好檔案管理工作的必要性

隨著經濟發展和社會進步，檔案已融入到社會生活的各個角落，現在的檔案管理工作正處在手工、半手工向現代化、信息化過度階段，科技含量越來越高。做好檔案管理工作是新形勢下經濟社會發展的必然要求。伴隨著社會轉型、經濟全球化的進程，都較以往發生了深刻變化和變革。面對這龐大的政治、經濟、文化和社會信息，檔案真實地進行實時記錄、整理、歸檔、利用和傳承這些信息，只有充分開發與利用這些信息資源，才能制定正確的發展目標，才能創造出更多的經濟價值。

三、加大投入，切實強化基礎設施建設

（一）在這個信息時代，檔案管理工作不再局限于“裝、訂、抄、寫”“收、發、借、還”，也不僅僅體現于文書檔案所必備的資料庫、檔案柜、檔案袋等，而是給傳統的檔案管理工作賦予了新的意義。檔案管理的初期，沒有對相關的檔案管理者進行職責劃分，所以工作者的業務水平存在著很大的差異，要提升檔案管理工作的效率，就要加強培養檔案工作者的高的專業性。

（二）在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應地分配相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力；而隨著現代科技的不斷發展，現代化的通信技術層出不窮，例如QQ、微信等，其在一定程度上實現了資源的有效共享，強化了溝通的力度。

（三）新形勢下，檔案管理工作缺乏能系統掌握檔案管理的復合型人才，這使得一些先進的信息技術在檔案管理工作中無法發揮出效用。檔案管理工作的創新既要學習本專業知識，又要學習其他相關行業的知識。隨著現代管理技術的運用，電子文件的涌現，檔案管理工作不僅要接受紙質的檔案資料，還要接受電子形式及新載體形式的檔案資料。隨著檔案與人們的關系越來越密切，檔案的公益性、服務性受到了人們的重視，他們要求能便捷的查詢所需的檔案信息，這就對檔案工作者提出了高要求。

結束語：針對文書檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，尤其是機關文書檔案工作，具有很強的挑戰性，做好此項工作顯得尤為重要和迫切。相關領導要不斷加強和改進人大檔案工作，切實提高檔案管理利用水平，促進檔案管理規范化、科學化發展，為本單位依法履行職責提供優質、可靠、高效的服務，真正發揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的功能。