淺析檔案管理工作的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

楊蕾

（河北省承德市興隆縣發(fā)展和改革局，河北 承德 067399）

一、概述

近些年來，不同單位的文件類型越來越多，不同版本的文件數(shù)量也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理工作和紙質(zhì)檔案的辦公管理已難以適應(yīng)新時代的要求。在當(dāng)今社會飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理已難以滿足各種檔案的管理工作要求，需要一種快速、科學(xué)、方便、自動化的檔案管理方法來促進(jìn)和加快檔案管理。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、檔案管理工作系統(tǒng)開發(fā)的作用

針對我國機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀，建立科學(xué)的檔案管理體系，對我國機(jī)關(guān)檔案管理體系、工作銜接、工作管理等起著十分重要的作用。

首先，在日常檔案管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理不及時、檔案管理水平低等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的混亂。通過開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求檔案管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的檔案管理障礙。

其次，在文件檔案的日常管理中，許多企事業(yè)單位將自己的日常工作與檔案管理分開，雖然為了提高檔案工作的正確性、科學(xué)性和有效性，也采用了一些管理方法。但是，由于重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多工種或其他人兼職，工作銜接問題非常明顯，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和凝聚力。檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將日常工作與檔案管理緊密聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了二者之間的有機(jī)結(jié)合，突破了工作差距，真正體現(xiàn)了檔案管理的作用。

最后，檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)計(jì)術(shù)的提高，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中，技術(shù)人員自身素質(zhì)不高的問題，由于工作人員在傳統(tǒng)檔案管理中缺乏專業(yè)意識，沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位來實(shí)施檔案管理，一般文件和檔案的管理方法也是很隨意的，因此存檔效率也很低。檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)是以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程和專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)的管理方法，彌補(bǔ)檔案管理工作中普通人員的專業(yè)技術(shù)不足。完善辦公室檔案管理、歸檔等工作質(zhì)量，確保檔案管理工作的順利發(fā)展。

三、檔案管理工作系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括檔案管理、檔案借閱與歸還、綜合查詢等三個最為基本的功能。

（一）檔案管理模塊

檔案管理模塊是檔案管理最基本的功能，通過以下功能點(diǎn)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效發(fā)展。1)檔案登記：實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵是綜合發(fā)文登記、收文登記和信訪登記，形成最基本的電子檔案。為其他后續(xù)檔案管理操作提供最基本的數(shù)據(jù)。2)文件掃描輸入：該功能主要是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行快速的電子轉(zhuǎn)換，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文件掃描成固定格式的數(shù)字文件，然后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)換為修改后的文件來存儲和管理文件。便于以后業(yè)務(wù)的使用和處理。3）記錄：主要是對檔案的分類，通過建立檔案來統(tǒng)一文件和檔案的分類，然后相應(yīng)的文件和檔案屬于同一類檔案，從而形成文件的分類和統(tǒng)一管理。

（二）檔案借閱與歸還

檔案借用與歸還的功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對檔案的查詢、保留、借用和歸還的管理運(yùn)作。1)在線查詢：為了實(shí)現(xiàn)文件管理的信息轉(zhuǎn)換，文件歸檔后，其他工作人員可以查詢所有當(dāng)前文件，并通過所有查詢或一定條件的輸入查詢文件所需的文件，根據(jù)其狀態(tài)執(zhí)行訂閱或延遲操作。2）互聯(lián)網(wǎng)預(yù)訂：主要是對檔案文件使用的提前預(yù)訂操作，以便能夠及時的借閱及使用相關(guān)檔案，當(dāng)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中看到想要的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上直接預(yù)訂。3）檔案借閱和歸還：主要是對文件和檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，工作人員可以根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容改變檔案的狀態(tài)，以便在借閱或歸還檔案后快速標(biāo)記檔案的借閱狀態(tài)。

（三）綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便檔案管理人員對其進(jìn)行查詢，如檔案狀態(tài)匯總查詢、文件、檔案的統(tǒng)一查詢、各種借閱、歸還信息根據(jù)相應(yīng)條件進(jìn)行查詢，以便于檔案的發(fā)展。管理員工，提高工作效率。同時，以圖表的形式將各種檔案統(tǒng)計(jì)表加入到檔案的基本狀態(tài)中，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。

總結(jié)

通過檔案管理工作系統(tǒng)相關(guān)知識的分析，了解了加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。這種科學(xué)有效的檔案管理工作系統(tǒng)，通過傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息檔案管理相結(jié)合，有效保障檔案信息的有效性和真實(shí)性，更好地為企業(yè)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和戰(zhàn)略規(guī)劃服務(wù)。真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的意義。