淺議新時(shí)期下人事檔案管理

郭宇寧

（河北灤平高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，河北 灤平 068250）

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的建立，我國(guó)的人事制度做了很大的變革，與之密切聯(lián)系的人事檔案管理也隨之發(fā)生改變。傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，所以，在現(xiàn)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，應(yīng)建立新型的人事檔案管理模式。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

人事檔案制度是20世紀(jì)50年代在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)作用下的產(chǎn)物，其主要包括三個(gè)部分：干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進(jìn)行管理的。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理主要有以下幾個(gè)方面的弊端：

（一）企業(yè)干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統(tǒng)，不利于人事檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理將企業(yè)干部檔案和工人檔案分開(kāi)管理，工人檔案由勞資部管理，企業(yè)干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的人事制度也進(jìn)行了改革，為了充分發(fā)掘了企業(yè)和職工的積極性，采用新型的用工模式——全員合同聘用制。

（二）傳統(tǒng)人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內(nèi)容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒(méi)有自身的管理模式。

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進(jìn)行管理的。但是對(duì)于其他人事檔案來(lái)說(shuō)，原封不動(dòng)的照搬，往往造成不能完整的、客觀(guān)的記錄一個(gè)人的全貌，形成了不齊全不真實(shí)的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。

二、現(xiàn)代人事檔案管理模式的原則

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現(xiàn)代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統(tǒng)一的原則來(lái)指導(dǎo)。

（一）統(tǒng)一性原則。

統(tǒng)一性原則主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，一方面指人事檔案必須由統(tǒng)一的人事組織部門(mén)進(jìn)行管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。另一方面，就是在同一個(gè)的系統(tǒng)內(nèi)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分等級(jí)。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。

（二）真實(shí)性、完整性原則。

人事檔案應(yīng)當(dāng)是真實(shí)的，不允許有虛假、不真實(shí)的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認(rèn)真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內(nèi)容上還是在數(shù)量上都應(yīng)該是完整的，能夠完整的、客觀(guān)的記錄一個(gè)人的全貌，給用人單位、政府機(jī)關(guān)和企業(yè)選拔任用提供一個(gè)參考。

三、建立現(xiàn)代人事檔案管理模式

以現(xiàn)代人事檔案管理的原則作指導(dǎo)，打破封閉式和開(kāi)放式間隔的管理模式，建立現(xiàn)代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或者部門(mén)來(lái)保管。開(kāi)放式的管理模式是由專(zhuān)門(mén)的人事管理機(jī)構(gòu)對(duì)單位或者企業(yè)的人事檔案進(jìn)行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統(tǒng)管理模式，而是封閉式和開(kāi)放式的管理模式相結(jié)合的現(xiàn)代人事管理模式。

（一）完善封閉式的管理模式

傳統(tǒng)封閉式的管理模式帶來(lái)了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)其從宏觀(guān)到微觀(guān)進(jìn)行完善。

1.宏觀(guān)現(xiàn)代人事檔案管理模式。宏觀(guān)的人事檔案管理模式主要是根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的原則，以統(tǒng)一性、完整性、安全性等為基礎(chǔ)建立的現(xiàn)代人事檔案管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。具體而言，首先應(yīng)保證人事檔案管理是在統(tǒng)一性的原則下建立的，只有保證其統(tǒng)一性，才能保障人事檔案真實(shí)性和嚴(yán)肅性。其次，在統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上建立真實(shí)完整的人事檔案，客觀(guān)真實(shí)的記錄一個(gè)人的全貌，給政府機(jī)關(guān)和企業(yè)提供一個(gè)客觀(guān)的任用和選拔的參考。最后，為真實(shí)完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來(lái)保護(hù)個(gè)人隱私和人身財(cái)產(chǎn)安全。基于以上的原則，根據(jù)個(gè)人從事的工作性質(zhì)，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)。

2.微觀(guān)現(xiàn)代人事檔案管理。這里的微觀(guān)是相對(duì)于宏觀(guān)而言的，宏觀(guān)的人事檔案管理指導(dǎo)微觀(guān)管理，為微觀(guān)管理模式的建立指引方向。根據(jù)宏觀(guān)的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以將人事檔案根據(jù)個(gè)人從事工作性質(zhì)的不同將其分為：公務(wù)員檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、個(gè)體人員檔案、流動(dòng)人口檔案、企業(yè)職工檔案等。

（二）建立開(kāi)放式的人事檔案管理模式

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才交流越來(lái)越頻繁，人事檔案管理模式也應(yīng)該以更加開(kāi)放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開(kāi)放式的人事檔案管理模式是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展息息相關(guān)的，是在其基礎(chǔ)上建立的新模式。

開(kāi)放式的人事檔案管理為了更好的適應(yīng)人才的流動(dòng)，檔案管理的及時(shí)更新非常重要，筆者認(rèn)為在我國(guó)可以建立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡(luò)。從這個(gè)網(wǎng)絡(luò)里，人事檔案在各個(gè)人事檔案中心流動(dòng)，一方面，用人單位可以用職工身份證號(hào)碼查詢(xún)職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務(wù)，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡(luò)里，由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡(luò)中個(gè)人的檔案應(yīng)包括個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的基本資料所組成的個(gè)人人生履歷，由人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)化管理，建立全國(guó)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)信息的共享化。

通過(guò)封閉的人事檔案管理模式將分類(lèi)明晰的人事檔案進(jìn)行管理，通過(guò)開(kāi)放的人事檔案管理模式對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結(jié)合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。

傳統(tǒng)的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認(rèn)為應(yīng)將傳統(tǒng)的封閉式的管理模式與開(kāi)放式的管理模式相結(jié)合，規(guī)避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。