信息網絡化時代的檔案管理途徑

文/李真真，湘潭市不動產登記中心

1 引言

基于普適計算與互聯網，各種各樣的網絡化應用也獲得了廣泛的普及。作為信息寶庫中的一種重要信息源，檔案信息服務網絡化的推廣和應用，對于社會的健康發展來說，意義尤為關鍵。目前，數據庫、互聯網、通信、計算機等技術現已基本發展成熟，基本上已經可以建設檔案信息網絡化。因此，對信息網絡化時代的檔案管理要點進行深入研究意義重大。

2 信息網絡化時代檔案管理的本質

信息網絡化時代檔案管理指的是，對于數字化檔案信息，采用網絡技術進行傳輸，并將其保存到網絡數據庫中，對各類檔案信息進行整理，然后通過網絡運輸給用戶，進而保證檔案信息的網絡傳輸、保存和查詢。通過將信息網絡技術應用于檔案管理中，可對大范圍檔案資料進行管理和共享，因此，在信息網絡時代，加強檔案管理符合檔案社會化服務實際需要。在信息網絡化背景下，檔案管理人員需要應用科學合理的方式對檔案資料進行有效管理，是社會信息化服務發展的必然需求。

3 信息網絡化時代的檔案管理中的不足

3.1 檔案管理人員受重視程度較低

在信息網絡化時代，檔案資料的數量較多，并且形式多樣，而檔案管理專業人員數量比較少，并且文化層次差別比較大。有些檔案管理部門工作人員不僅需要負責檔案管理，同時還需要忙于其他工作，很難全身心投入檔案管理工作中，這樣就會影響檔案信息服務水平。

3.2 服務方式水平較低

通常情況下，檔案部門的服務對象是黨政機關部門，很多檔案資料的管理以及應用是處于封閉環境中的。但是，在信息網絡化時代，檔案資料的服務對象是人民群眾，很多信息化檔案要求公開、透明的工作，可接受工種的考驗，因此，傳統的檔案管理方式逐漸暴露出很多弊端。

3.3 檔案信息化建設成果不理想

在信息網絡化時代，檔案信息建設難度較大，在較短時間內很難實現，對于檔案資料中的圖片、文字、書籍等等，需要進行數字化處理，然后轉變為電子文件。另外，對于檔案資料，還需加強規范化管理，做好遠程服務工作。除此以外，在信息網絡化時代，網絡安全問題越來越突出，在檔案管理中，黑客侵入的問題比較常見，這樣就會造成計算機中毒或者計算機系統癱瘓，對此，必須加強安全防護，同時還需要做好數據備份管理，保證所有檔案資料均處于可用狀態。

4 信息網絡化時代的檔案管理

4.1 培養高素質的現代檔案管理人才

隨著科學技術的快速發展，信息技術已逐漸被推廣應用于各個行業，信息化時代管理要求、服務智能均是促進檔案管理現代化發展的關鍵，對此，應積極培養具有較高素質的檔案管理人才。信息技術下的檔案管理需要培養具有綜合素質“專、通”兼備的人才，同時還需要具有創新意識、競爭服務意識等等。為了提升計算機網絡操作水平，要求檔案管理人員熟練掌握電子文檔操作步驟，在檔案管理信息化中，要適應時代，適應挑戰，成為檔案信息化的探索者，更好地將檔案管理與信息技術進行有效融合。

4.2 將管理工作轉變為服務型事業

傳統的檔案管理工作，只是很單一的管理類工作，并不帶服務性質。而在信息網絡化時代，幾乎在瞬間完成共享與傳遞信息的，所以群眾對便捷度和渴求度提出了更高的要求。這便要求檔案管理部門從根源上轉變管理工作性質，更多地為客戶提供服務。借助信息化的突出優勢，更好地服務客戶，使其可以更好地利用數據資料和個人信息，并按檔案的特殊性要求，科學地確定檔案相應的服務對象。當今時代，人民對信息與資料也有諸多要求，其中以提高信息獲取速度為首。所以，檔案管理部門應不斷擴充和改善這項服務的內容與質量，促使管理服務增強社會化與豐富化。

4.3 提升檔案信息化建設水平

4.3.1 化被動為主動

以前檔案管理主要面向枯燥的材料，而目前服務對象逐漸轉向客戶。所以，為了將服務質量提升，則應將被動的需求滿足型管理及時變為主動提供服務。比如，自動上傳并替換客戶的更新信息，在有信息更新需要時，主動提供提示。此外，檔案管理機構還應拓展延伸服務，使其親臨對象環境，讓客戶在家即可享受服務。比如，提供網絡查詢數據庫、個人上傳與修改信息、推行個性化、網上平臺咨詢等服務。這樣就能通過檔案管理主動服務客戶。

4.3.2 化實體為虛擬

現階段，在信息網絡化時代，現代檔案管理已不再需要太多的紙質資源，而逐步轉向無紙化的管理，而且從客戶與管理需要出發，在不斷拓展個人資料的形式與類別。工作人員在管理檔案時，要通過數據采集，將實體資料轉變為虛擬資料。與此同時，針對信息進行分類時，也逐漸擺脫了以前的書架等，并轉變為現代的數據庫系統與計算機軟件，這既便捷又科學。而在發布資源的方面，也轉變了以前的公眾實體查閱資料的形式，而采取發布網絡化信息的模式，并集成了在線檢索、傳輸等功能，以方便群眾共享關鍵信息，讓檔案管理真正實現共享的網絡化與信息化。

5 結語

綜上所述，在信息網絡化時代，檔案管理工作正面臨著空前的機遇和巨大的挑戰。隨著科學技術的快速發展，檔案管理人員也在不斷提高工作水平與效率，已經從傳統的手工管理，逐漸轉向基于計算機的數字化管理。以往的檔案管理現已無法適應當今時代我國社會的快速發展，這勢必是檔案管理的一個巨大挑戰。所以，在信息網絡化時代，必須加快建設檔案管理信息化的步伐，加強檔案管理工作，以促進檔案管理事業的健康發展，最終滿足現代社會發展的相關需要。