淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理

文/胡玉琴，襄城縣企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作包括收集和整理以及分類社保檔案，社會(huì)保險(xiǎn)管理工作負(fù)責(zé)管理社保檔案，有利于順利開(kāi)展社保工作。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案庫(kù)非常龐大，這也挑戰(zhàn)檔案管理工作，當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中仍舊存在一些問(wèn)題，不利于高效開(kāi)展社保工作，需要深入研究社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，利用信息化管理措施，提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平。

1 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的原則

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化原則

首先是檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)著錄和標(biāo)引檔案信息。其次是檔案信息儲(chǔ)存的標(biāo)注化，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)確定檔案信息數(shù)據(jù)化的儲(chǔ)存形式。最后是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息具有一定的特殊性，因此需要分層次的建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，確定社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息的使用范圍。此外需要實(shí)現(xiàn)檔案信息管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理軟件，提升軟件的通用性。

1.2 數(shù)字化原則

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息儲(chǔ)存過(guò)程應(yīng)該遵循數(shù)字化原則，主要體現(xiàn)在檔案信息輸入的數(shù)字化，還有檔案信息管理和接受的數(shù)字化。在輸入數(shù)字化信息的過(guò)程中，需要在計(jì)算機(jī)當(dāng)中輸入傳統(tǒng)檔案信息，利用計(jì)算機(jī)查詢信息，也可以利用計(jì)算機(jī)提供相關(guān)服務(wù)。在管理和接收數(shù)字化檔案信息的過(guò)程中，需要掌握電子文件的運(yùn)作特點(diǎn)，確定有關(guān)電子文檔的歸檔規(guī)則，明確管理規(guī)范，及時(shí)歸檔不同數(shù)據(jù)庫(kù)和平臺(tái)的電子文件。此外需要統(tǒng)一電子文檔的文件格式，融合現(xiàn)有的電子檔案數(shù)字化。

1.3 網(wǎng)絡(luò)化原則

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理部門需要發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索方式的智能檢索和網(wǎng)絡(luò)化檢索，利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，不斷提高系統(tǒng)工作效率，保證系統(tǒng)可以共享資源，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息遵循網(wǎng)絡(luò)化原則，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，這也是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的重要標(biāo)志。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的路徑

2.1 提高檔案意識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，首先需要建立檔案意識(shí)，突出檔案管理工作的重要性，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，檔案管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)需要建立現(xiàn)代化的管理水平，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，合理分配工作人員和設(shè)備等，在部門內(nèi)部建立良好的文化氛圍。此外需要加大宣傳力度，利用官方網(wǎng)站和微信群等方式，宣傳介紹有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確定管理工作未發(fā)展方向，避免管理工作的隨意性。

2.2 完善管理制度

根據(jù)我國(guó)《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，以檔案管理機(jī)構(gòu)的工作情況為基礎(chǔ)，完善檔案管理的制度，保證檔案管理制度的科學(xué)性和針對(duì)性。分類檔案的過(guò)程中，可以根據(jù)專業(yè)分類，可以分成人事和文書(shū)以及業(yè)務(wù)等類型。根據(jù)載體形式分類，可以包括文字和圖片以及影音等形式。每一種類型的檔案，都需要完善的管理制度。此外社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案主要向參保人員提供服務(wù)，制定的管理制度，需要根據(jù)我國(guó)的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的管理經(jīng)驗(yàn)，幫助管理人員可以熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)水平不斷得到提高。

2.3 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

建設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的軟硬件，需要完善管理信息系統(tǒng)榮，為了保障檔案管理環(huán)境的安全性，需要加強(qiáng)管理檔案室的防火和防光以及防塵等方面，提升檔案根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量，可以安全對(duì)接業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，保證可以全面控制檔案管理工作。加大硬件建設(shè)資金投入力度，以檔案管理工作的需求為基礎(chǔ)，配置各種軟硬件，提高檔案管理信息化水平，利用數(shù)據(jù)庫(kù)急速，需要統(tǒng)一社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，共享檔案資源，設(shè)計(jì)不同的功能模塊。

2.4 引進(jìn)專業(yè)人才

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，需要高素質(zhì)專業(yè)人才。利用信息技術(shù)歸檔和檢索檔案，工作人員需要具備有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，還要站購(gòu)物計(jì)算機(jī)的使用方案，注重方案網(wǎng)絡(luò)病毒。引進(jìn)專業(yè)人才，首先需要完善人才聘用制度，管理機(jī)構(gòu)可以和高校合作，優(yōu)先引進(jìn)優(yōu)秀的畢業(yè)生，不斷提升管理人員的綜合水平。其次針對(duì)現(xiàn)有的工作人員，管理子機(jī)構(gòu)需要為他們提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，利用外出進(jìn)修和專家講座等方式，提高他們的檔案管理的水平，利用良好的服務(wù)態(tài)度，滿足新形勢(shì)檔案管理需求。

2.5 動(dòng)態(tài)化管理社保檔案

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，這就需要?jiǎng)討B(tài)化管理社保檔案，全過(guò)程管理個(gè)人保險(xiǎn)業(yè)務(wù)。為了全過(guò)程管理個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，需要?jiǎng)討B(tài)管理保障對(duì)象的個(gè)人變動(dòng)的情況，定期調(diào)查核實(shí)檔案信息，保障檔案信息的有效性，將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的證據(jù)價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)保障制度的核心就是社會(huì)保險(xiǎn)，因此不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案的管理水平，可以保障我國(guó)社保事業(yè)持續(xù)性發(fā)展。本文分析了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的原則，提出社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的具體措施，在最大程度上滿足社會(huì)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的需求，滿足社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理的目標(biāo)。