科研院所項目管理中的計劃與檔案管理研究

丁文宏

（福建省建筑材料科研院有限公司，福建 福州 350000）

引言

科研院所是科學(xué)研究的重要組成部門，它是主要的科研項目管理單位，具有非常重大的責(zé)任，而在科研項目日益增多的情況下，一些問題也隨之暴露出來，只有建立起科學(xué)有效的項目檔案管理機(jī)制，才可以使項目檔案管理清晰明了，為科研項目管理提供強(qiáng)大的保障，讓科研成果發(fā)揮實質(zhì)性的作用，提升科技創(chuàng)新能力。接下來，從科研院所項目和檔案管理所存在的問題以及如何進(jìn)行科學(xué)有效的管理這兩個方面做了詳細(xì)的闡述。

一、科研院所項目管理存在的問題

（一）項目管理人員和部門職責(zé)混亂，項目管理過程缺乏統(tǒng)一分配

目前，科研院所的項目管理人員和項目管理部門逐漸增多，部分管理人員出現(xiàn)渾水摸魚的現(xiàn)象，沒有明確自己的職責(zé)所在，管理部門對此也是睜一只眼閉一只眼，這就導(dǎo)致整個科研院所項目管理機(jī)制出現(xiàn)混亂，再加上項目管理過程中，主要負(fù)責(zé)人沒有進(jìn)行統(tǒng)一分配，使得科研項目的管理十分混亂，有可能會出現(xiàn)科研項目丟失的情況，對科研成果造成極大的損失。

（二）科研項目和檔案缺乏具體的分類，科研計劃過于粗略，缺乏層次感和清晰度

科研項目按照研究內(nèi)容和性質(zhì)可以分為許多類型，而目前科研院所對于項目和檔案只按照其大小進(jìn)行了粗略的分類，這就會延長搜尋項目和檔案的時間，不能快速地尋找出想要的科研項目和檔案，在搜尋過程中必定會出現(xiàn)一些將檔案科研項目整理錯亂的情況，對項目管理造成不必要的影響。科研計劃是科研院所管理科研項目的前提，而目前絕大部分的科研院所制定的科研計劃都過于粗泛，缺乏層次感和清晰度，整個科研項目和檔案的管理呈現(xiàn)出一團(tuán)糟的情況，這對科研成果的利用造成了極大的阻礙。

（三）管理計劃與控制脫節(jié)，并且缺乏復(fù)雜項目的管理手段

在完成管理計劃制定后，控制環(huán)節(jié)是最為核心的環(huán)節(jié)，許多科研院所為了應(yīng)付差事，只是敷衍地制定了管理計劃，在控制環(huán)節(jié)中并沒有嚴(yán)格按照計劃進(jìn)行控制管理，導(dǎo)致計劃與最終的效果大相徑庭，對科研項目和檔案管理造成了一些不必要的損失，嚴(yán)重影響了科研院所的聲譽(yù)。除此之外，科研項目中包含一些較為復(fù)雜的項目，這就要求多個科研單位和部門共同協(xié)作才可以完成管理，而科研院所并沒有針對這些復(fù)雜項目設(shè)立專門的管理手段，導(dǎo)致復(fù)雜項目與其他項目混淆，增大了管理難度。

二、如何科學(xué)有效地對科研項目和檔案進(jìn)行管理

（一）選拔優(yōu)秀管理人員，明確各部門職責(zé)，對項目管理進(jìn)行統(tǒng)一分配

針對科研院所項目管理人員和部門職責(zé)混亂的情況，科研院所應(yīng)主動采取措施，選拔優(yōu)秀負(fù)責(zé)的管理人員對科研項目和檔案進(jìn)行管理，明確各管理部門的職責(zé)。同時，要對項目管理進(jìn)行統(tǒng)一的分配，防止出現(xiàn)混亂。

例如，科研院所應(yīng)對每個部門進(jìn)行嚴(yán)格考核，揪出渾水摸魚的管理人員，并予以開除，同時，要對那些在部門表現(xiàn)優(yōu)異，責(zé)任心極強(qiáng)的人員予以褒獎，提高管理人員的積極性，為科研項目和檔案的管理做出貢獻(xiàn)。同時，科研院所應(yīng)制定詳細(xì)的責(zé)任規(guī)劃書，將管理責(zé)任分配到各個部門，使各部門明確自己的職責(zé)所在，按職責(zé)和程序辦事，以防出現(xiàn)管理混亂的情況。除此之外，科研院所可以建立監(jiān)督管理機(jī)制，對各個部門和管理人員實行有效的監(jiān)督，確保在整個項目管理過程中不會出現(xiàn)失誤，為科研項目和檔案的管理保駕護(hù)航。科研院所還可以利用互聯(lián)網(wǎng)對項目管理實施統(tǒng)一的分配，將每個項目的管理人員和部門的管理數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在電腦上，一目了然，這大大節(jié)省了實地勘察的時間，更便捷更高效的實現(xiàn)對科研項目和檔案的管理。

管理人員和管理部門是科研院所管理科研項目和檔案的主要管理者，只有選拔出負(fù)責(zé)敬業(yè)的管理人員，明確各部門的管理職責(zé)，并對其進(jìn)行有效的監(jiān)督，才可以為整個科研項目和檔案的管理解決后顧之憂，保障科研成果不受損失。

（二）對科研項目和檔案進(jìn)行具體分類，優(yōu)化科研計劃，構(gòu)建完整的科研計劃體系

針對科研項目和檔案的分類，科研院所應(yīng)按照其內(nèi)容性質(zhì)和作用進(jìn)行更為具體化的分類，以便于更好的管理和更快速地尋找項目。例如，科研院所可以為每一個科研項目和檔案貼上專屬標(biāo)簽，并將其放到專屬的地方，這樣在尋找每個項目和檔案時可以直接按照標(biāo)簽尋找，既節(jié)省了時間，又可以防止因在尋找過程中出現(xiàn)項目混亂的情況，科研院所還可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)將每一個貼上標(biāo)簽的項目和檔案錄入到電腦當(dāng)中，做成一張清晰的表格，以便于科研項目和檔案的進(jìn)出管理。

科研計劃是科研院所管理科研項目和檔案的必要前提，制定一個科學(xué)有效的科研計劃，就相當(dāng)于成功了一半。因此，科研院所應(yīng)從科研項目和檔案的特點入手，制定出詳細(xì)，切實可行的科研計劃。例如，科研院所可以設(shè)立專業(yè)的團(tuán)隊，集思廣益，在眾多人才的共同努力之下制定出符合該院所科研項目和檔案管理的計劃。科研院所可以用甘特圖法和網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)這兩種手段同時構(gòu)建出科研計劃，甘特圖法可以規(guī)劃整體的管理布局，而網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)則可以創(chuàng)建出非常有層次的計劃體系，二者相結(jié)合會使整個科研計劃變得層次清晰，便于對各個項目和檔案的管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，對于管理者來說，更是可以宏觀地了解整個項目，明確每個計劃的目標(biāo)，完全掌握每個管理項目和檔案的動態(tài)。這種將兩項技術(shù)相結(jié)合的方法是制定科研計劃，實現(xiàn)項目管理最為科學(xué)有效的手段。

（三）有效連接計劃與控制節(jié)點，優(yōu)化控制環(huán)節(jié)，對復(fù)雜的科研項目和檔案實行專門的管理手段

針對管理計劃與控制環(huán)節(jié)脫節(jié)的問題，科研院所應(yīng)對此予以重視，因為控制管理環(huán)節(jié)是整個科研項目管理的核心所在，為此，科研院所必須采取有效措施，優(yōu)化控制環(huán)節(jié)，實現(xiàn)計劃與控制環(huán)節(jié)的有效連接。

例如，科研院所應(yīng)嚴(yán)格把控項目管理計劃的傳送環(huán)節(jié)，確保計劃在制定后可以第一時間傳送給控制管理部門，同時，要保證整個計劃的完整性，不可以出現(xiàn)缺漏的現(xiàn)象，對控制管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的麻煩。與此同時，科研院所應(yīng)對控制管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，全方面提升管理人員的項目控制能力，對計劃進(jìn)行實時跟蹤，一旦出現(xiàn)問題，要立即做出調(diào)整，以免危害到整個科研項目與檔案的管理。在對項目檔案控制管理過程中，首先要根據(jù)計劃進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)控，確保整個的項目檔案管理在控制之中，同時要清楚的了解每一項檔案的信息，對于信息密度較大的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，不可以出任何差錯。

除了優(yōu)化控制環(huán)節(jié)之外，科研院所還應(yīng)對復(fù)雜的科研項目檔案實行專門的管理手段，確保其可以被妥善管理。例如，科研院所應(yīng)派遣各個部門的優(yōu)秀管理人員共同管理復(fù)雜的科研項目檔案，并為其設(shè)置專門的管理區(qū)域，在入庫前要檢查復(fù)雜項目和檔案信息的完整性，保證這些項目檔案的安全，為科研項目保駕護(hù)航。

三、總結(jié)

科研院所是科研成果和科研項目的主要承擔(dān)體，是整個科學(xué)研究的重要儲存場所，目前伴隨著科研項目的逐漸增多，科研院所也應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整對科研項目和檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。科研院所要從管理人員和管理部門入手，明確其職責(zé)，建立完善的管理體系，對科研項目和檔案進(jìn)行詳細(xì)具體的分類，優(yōu)化科研計劃和控制管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)二者的有效連接，只有通過這些方法，才可以實現(xiàn)科研項目和檔案的有效管理，將科研成果的作用發(fā)揮到極致，提升整個科研的創(chuàng)新能力。