企業(yè)檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施

陳賽紅

摘 要：企業(yè)檔案對于提高企業(yè)內部控制水平、提高企業(yè)效益具有重要的意義和價值，但一些企業(yè)還存在制度不健全、管理不規(guī)范、缺乏管理程序、人員素質不高等問題，需要在嚴格落實建檔規(guī)章制度、加強檔案日常管理、嚴肅檔案工作紀律、加強企業(yè)檔案管理人員的隊伍建設等方面及時采取措施研究解決。

關鍵詞：企業(yè);檔案管理;優(yōu)化措施

近年來，企業(yè)越來越重視內部的控制和管理，能夠認真貫徹落實企業(yè)檔案管理有關規(guī)定，對企業(yè)檔案管理也越來越正規(guī)，狠抓企業(yè)檔案管理科學化、制度化、規(guī)范化、信息化建設，有效提高了企業(yè)檔案管理的質量和水平，為歷史地、全面地記錄企業(yè)的發(fā)展和各項業(yè)務往來提供了歷史依據，

考察了解和正確選拔使用企業(yè)提供了重要依據。但是在企業(yè)檔案管理上，有的單位也存在一些問題，需要采取有關措施進一步優(yōu)化。

1 存在的問題

1.1 規(guī)章制度不夠健全

一些企業(yè)在檔案管理方面還不夠重視，投入的人力物力比較少，對建立相關的制度機制思考的不夠，在如何規(guī)范檔案管理、強化檔案記錄方面還存在薄弱環(huán)節(jié)。

1.2 工作程序不夠規(guī)范

有的在檔管理中比較隨意，沒有嚴格按照檔案管理的程序進行入檔、出檔、調用等，一些企業(yè)管理人員對材料審核把關不夠嚴格、整理歸檔不夠及時，有的還存在丟失、損壞的現象，給企業(yè)業(yè)務開展、長遠發(fā)展造成了不良影響，有的甚至還給企業(yè)帶來了法律糾紛，讓企業(yè)遭受了不必要的經濟損失。

1.3 管理人員素質不高

由于企業(yè)檔案管理人員很多都是臨時聘用或者是兼職的，工資待遇相對于研發(fā)人員和銷售人員比較低，導致一些工作人員積極性不夠高，特別是個別檔案管理人員素質不夠高、法紀意識淡薄，甚至發(fā)生私自涂改檔案的嚴重問題。

2 企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

為進一步落實企業(yè)管理有關規(guī)定，切實加強企業(yè)檔案管理，確保企業(yè)檔案材料的現實、準確、完整，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，企業(yè)要結合企業(yè)內部實際制定本措施。

2.1 嚴格落實建檔規(guī)章制度

一是規(guī)范建立檔案。對于企業(yè)重要的戰(zhàn)略決策、人事變動、股東會議等相關會議資料要及時建立企業(yè)檔案。按照規(guī)定的范圍、內容和標準收集相應材料歸入檔案，歸檔材料必要詳實、填寫內容完整規(guī)范、檔案規(guī)格制式統(tǒng)一。認真甄別檔案原始材料的真實性和完整性，及時補齊缺件、整理立卷，杜絕虛假不實材料入檔，填寫好企業(yè)檔案管理書。二是認真審核鑒別。對手續(xù)不完備、內容不準確、項目有涂改的材料，要認真審核鑒別，核實無誤或經組織認定后方為有效材料。信息不實的材料不得入檔。及時整理歸檔。企業(yè)檔案管理部門應主動督促有關部門報送材料，及時整理歸檔，并定期對企業(yè)檔案進行清理核對，發(fā)現缺件線索后應立即催補索要。各級形成的歸檔材料應主動向檔案管理部門提供，任何企業(yè)部門和個人不得扣壓留存。四是同步維護信息。企業(yè)檔案建立整理，要同時建立相應的電子檔案逐頁掃描存儲，并錄入企業(yè)綜合信息管理數據庫，運用多種手段保證企業(yè)檔案、數據信息記載的原始、詳實、可靠。企業(yè)檔案材料變更、增補時，應當同步備份電子檔案，及時更新企業(yè)數據庫，保證紙質檔案、電子檔案、企業(yè)綜合信息系統(tǒng)內容一致。

2.2 加強檔案日常管理

一是嚴格檔案的查（借）閱。嚴格按照審批權限和程序辦理檔案查（借閱。查閱時，對查閱人和查閱時間、理由、項目等內容詳細登記，全程監(jiān)閱過程，不允許查閱人擅自摘抄、復制檔案材料。借閱時，對時間要作出嚴格的規(guī)定，借出和歸還時要認真檢查并與電子檔案核對，防止涂改、撤換、添加檔案材料等問題發(fā)生。沒有企業(yè)批準程序，任何人不得查（借）閱涉及企業(yè)重要機密的檔案。二是要加強檔案的保管手段。檔案保管實施專人專管，不得由戰(zhàn)土和聘用人員從事企業(yè)檔案管理工作。非檔案管理人員不得進入檔案庫室和工作區(qū)域。嚴格實行企業(yè)檔案登統(tǒng)計制度，詳細記載檔案進出、利用、經辦等情況，定期核對檔案出入庫數量，及時掌握檔案庫存和保管情況。企業(yè)檔案管理人員調整時應當認真履行交接手續(xù)。檔案工作人員不得保管本人和親屬檔案。三是嚴格檔案的轉遞。轉遞企業(yè)檔案應當及時準確，手續(xù)齊全，由原管理部門進行檢查整理，填寫《企業(yè)檔案轉遞單》和《檔案轉遞責任書》，通過專門部門發(fā)送或專人送取，不得交企業(yè)閑雜人攜帶。檔案接收單位應對轉遞檔案逐一審核，材料不齊全、手續(xù)不完備、涂改未經確認的，退回原單位整理后重新轉遞。企業(yè)重大會議和交易的時間以檔案明確記載且企業(yè)已認定和掌握的時間為準。對企業(yè)檔案材料中時間記載不一致的，嚴格按照企業(yè)有關規(guī)定進行認定。

2.3 嚴肅檔案工作紀律

一是不準泄露檔案秘密。檔案管理人員不得向無關人員泄露企業(yè)檔案內容。對涉及企業(yè)董事會決定、重大問題處理意見等檔案內容，無相應企業(yè)證明和領導審批意見的不得對外提供。未經允許，不得私自摘抄、復制檔案材料，摘抄復制材料應加蓋“企業(yè)檔案材料專用章”，用畢及時銷毀。企業(yè)電子檔案應嚴格采取設制權限、數據加密、查閱日志等技術措施，確保數據信息安全。二是不準涂改檔案信息。嚴禁涂改、圈劃、污損、折皺檔案材料。經企業(yè)批準變更的項目，應填寫在適當位置，并加蓋檔案修改專用章，不得直接對檔案原有內容進行涂改、覆蓋。凡發(fā)現檔案重要信息有涂改行為的，應按違反企業(yè)管理規(guī)定處理，追究檔案管理部門和人員責任。三是不準裝入虛假材料。對需入檔的各類人員的獎懲、考核鑒定、職務變動、學歷資格、企業(yè)研究成果等材料，要認真識別鑒定，統(tǒng)一集中辦理歸檔，嚴禁企業(yè)內相關本人經手，避免裝入虛假材料。違反企業(yè)檔案管理規(guī)定，情節(jié)嚴重或造成嚴重后果的，依照企業(yè)檔案管理有關規(guī)定，對相關責任人和部門領導給予懲罰。

2.4 加強企業(yè)檔案管理人員的隊伍建設

企業(yè)要選好配強檔案管理人員。嚴格從政治上和業(yè)務上把關，把那些紀律性強、素質好、作風正、熱愛檔案工作的企業(yè)工作人員選配到檔案管理崗位，并適當的提高工資待遇。凡經考核確定從事檔案工作的，一般應連續(xù)工作3年以上，以保證企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性。一是要加強教育管理。抓好經常性的企業(yè)檔案政策紀律、愛崗敬業(yè)和職業(yè)道德等教育，養(yǎng)成堅持原則、遵規(guī)守紀、依法辦事的作風。關心檔案管理人員的工作、生活和成長進步，激發(fā)做好檔案工作的內在動力。二是要加強對工作人員的業(yè)務培訓。加強基礎培訓，重點抓好政策法規(guī)、業(yè)務知識、專業(yè)技能和企業(yè)綜合信息管理系統(tǒng)操作的學習訓練。抓好崗位培訓，抓好業(yè)務培訓，努力建設一支高素質的檔案管理隊伍。三是要加大檢查考評力度。企業(yè)要定期組織檢查考評，通過外部的督促，提高企業(yè)檔案管理的有效性。

總之，企業(yè)領導和有關檔案管理部門要從對企業(yè)長遠建設和企業(yè)全體員工負責的高度，從提高對檔案管理工作的重視入手，針對檔案管理存在的問題及時制定更加詳細的制度和規(guī)定，不斷提高工作人員的責任心和檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案管理對促進企業(yè)管理水平、促進企業(yè)綜合效益的積極作用。

參考文獻

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