城建檔案館社會服務功能拓展探索

周淑華

摘 要：隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，我國重要基礎設施建設取得了顯著的成效。城建檔案是國家檔案信息資源的一個重要組成部分，具有原始性、真實性、唯一性和不可替代性特點。城建檔案的有效服務，能夠為我國的城鄉(xiāng)基本建設創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。城建檔案館作為城建檔案的接收和管理中心，通過提供城鄉(xiāng)建設檔案信息和咨詢服務的方式來實現(xiàn)城建檔案的價值。城建檔案管理部門要深化服務功能建設，積極創(chuàng)新服務方式，全面提高城建檔案的服務水平。本文就城建檔案館社會服務功能拓展展開探討。

關鍵詞：城建檔案館;社會服務功能;措施

城建檔案館主要保存具有永久和長期保存價值的城市勘測、城市規(guī)劃、市政公用設施工程、城市管線工程、工業(yè)和民用建筑工程、人防工程及城建科研等方面的檔案。這些檔案是城市規(guī)劃、建設及其管理工作的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)。

1 城建檔案館的主要功能

城建檔案館的工作職責就是開展城建檔案信息的“收”、“管”、“用”，全面收集具有永久和長期保存價值的城市勘測、規(guī)劃、市政公用設施工程、城市管線工程、工業(yè)和民用建筑工程等18個大類的檔案，并對保存的檔案按照嚴格的規(guī)定整理和保管;用科學的原則和方法，采取各種形式開發(fā)檔案信息資源，為社會各項事業(yè)服務。從城建檔案館的社會服務功能來看，城建檔案館既非黨政機關，也非企業(yè)單位，它的服務對象是面向社會、面向城市、面向群眾的，其服務功能是其他任何部門都無法替代的。多年實踐證明，城建檔案館為單位、公民提供館藏各個時期、各種類型、載體、內(nèi)容的檔案信息資源，滿足社會各方面的利用需求，得到了社會各界的首肯和信任。

2 檔案業(yè)務指導服務觀念的轉變

隨著國家重點工程建設項目的逐年增加，歸檔的城建檔案數(shù)量呈現(xiàn)陡增的現(xiàn)象。由于參與項目建設的設計、施工、監(jiān)理項目法人多，工程技術人員變動大，文件材料來源多，不易控制其歸檔工作的全過程，普遍存在竣工項目檔案資料不能向城建檔案館及時移交的現(xiàn)象。九十年代初，各地城建檔案館運用城建檔案保證金制度的經(jīng)濟手段，控制竣工建設項目檔案資料的歸檔，城建檔案館基本能及時接收齊全、準確的建設項目檔案。城建檔案保證金制度被取消后，等待用戶提出需求，而進行業(yè)務指導服務方式已不能適應建設項目高速發(fā)展的需求。城建檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的業(yè)務指導觀念，發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，主動地為重點工程建設項目提供業(yè)務指導方面的支撐服務。一是城建檔案館要做好進館前項目檔案的業(yè)務指導工作，主動了解所在規(guī)劃區(qū)域年度工程項目建設計劃及下達的建設指標。檔案業(yè)務指導人員及時到建設單位了解工程建設檔案管理情況，掌握各參建單位有關工程建設項目文件材料收集進度，及時發(fā)現(xiàn)、解決在檔案管理方面存在的問題。二是在業(yè)務指導中充分起到監(jiān)督、檢查、指導作用。城建檔案館的業(yè)務指導人員要協(xié)助工程項目建設單位和參建單位檔案人員制定工程項目檔案分類、整理標準和卷內(nèi)文件的排序規(guī)則，供編制竣工檔案資料參考。同時統(tǒng)一檔案裝具和檔案資料制成載體、字跡材料標準，這樣才能確保工程項目檔案的質(zhì)量符合進館要求。

3 提升城建檔案館社會服務功能的對策

3.1 加強城建檔案法治建設，不斷豐富館藏檔案資源

1）加強城建檔案法治建設，提高檔案入館率。涉及接收城建檔案進館的相關法律主要包括國家檔案局印發(fā)的《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字〔1997〕20號），建設部發(fā)布的《城市建設檔案管理規(guī)定》（中華人民共和國建設部令第90號）和全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設行政主管部門以此為依據(jù)制定的實施細則。《北京市城市建設檔案管理辦法》（北京市人民政府令第129號）中雖然對未按期移交的單位提出了懲罰措施，但仍存在兩種情況直接導致檔案沒有進館，一是規(guī)劃行政管理部門沒有設定執(zhí)行此辦法的執(zhí)法部門，導致處罰無人實施;二是辦法中的懲罰措施不足以對某些單位產(chǎn)生警示作用，導致檔案的延遲進館。建議針對這兩種情況對辦法進行修改，加大懲罰力度，并明確執(zhí)法和監(jiān)督執(zhí)法部門，加入對行政管理部門執(zhí)法時效的要求。這樣可以大幅度提高檔案進館率，對豐富館藏有直接的幫助。2）接收多種形式的檔案資源入館。接收多種形式的檔案進館可豐富館藏形式，目前全國大多數(shù)城建檔案館只接收紙質(zhì)檔案，進館后再進行數(shù)字化加工。上海和廣州的城建檔案館已經(jīng)開始接收BIM形式的電子文件，北京城建檔案館聲像部門也開始接收BIM形式的聲像資料。如能開拓進館檔案的形式，不僅可減少數(shù)字化的工作量，也可豐富館藏內(nèi)容的載體形式。

3.2 拓展檔案信息的多種渠道服務

首先，城建檔案館從城建檔案資料的收藏者和提供者，轉變?yōu)闄n案信息產(chǎn)品的開發(fā)者和提供者。對城建檔案資料進行深入的研究，把龐雜、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的加工，結合城鄉(xiāng)建設的進程，編研出有參考價值的匯編成果提供利用。其次，編制查檔指南，包括館藏簡介和應用計算機檢索檔案知識，從形式上區(qū)別于傳統(tǒng)的被動服務。再次建設突出本行業(yè)特點的城建檔案信息網(wǎng)站，具有在線檔案查詢、信息發(fā)布、網(wǎng)上審批等便民功能，使城建檔案信息服務于社會的職能得到充分的體現(xiàn)。

3.3 認清形勢，改進城建檔案業(yè)務工作模式，主動融入建設項目審批制度改革

拓展城建檔案館的社會服務功能，必需摒棄舊思維和老辦法，要以信息化技術手段為依托，以標準的技術規(guī)范、優(yōu)化的辦事流程為手段，讓辦事單位和個人體會到城建檔案館服務的便捷性、可操作性和高效能性。當今，各行各業(yè)都在以政府服務網(wǎng)為平臺，推行網(wǎng)上網(wǎng)下結合，推廣實體辦事大廳與政務服務網(wǎng)融合發(fā)展。通過各類功能互補，不斷優(yōu)化辦事流程，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務模式”，切實提升服務水平。因此，城建檔案館“坐等上門”的工作模式，已完全不能適應城市建設發(fā)展和社會各界的需求。以重慶市城建檔案館為例，為了加快推進“放、管、服”改革，優(yōu)化驗收工作方式，他們將原先工程竣工檔案接收入館由一館審核的方式，改革為下放到各區(qū)（縣）城建檔案館（室）審核，實現(xiàn)了區(qū)屬建設工程項目竣工檔案就近審核的目標，減少了人員路途奔波的辛苦，壓縮工程檔案審核時間。同時，開發(fā)上線“重慶市、區(qū)（縣）城建檔案信息一體化綜合管理平臺”（以下簡稱“一體化平臺”），實施智能化引領城建檔案工作。38個區(qū)縣、5個經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)城建檔案館（室）的數(shù)據(jù)信息可以在“一體化平臺”共享，在建未竣工驗收和新開工的建設工程項目與建設工程檔案相關的工程流程，可以在市城建檔案館官網(wǎng)上免費下載交底視頻、整編系統(tǒng)軟件，施行網(wǎng)上報建審批，建設單位與檔案館即使不見面也能開展業(yè)務工作。這些改良的工作辦法和先進的技術手段，讓數(shù)據(jù)“多跑路”，用信息技術手段規(guī)范了全市城建檔案管理工作，形成了“全市一盤棋”的格局，以換取群眾和企業(yè)少跑腿甚至不跑腿，加快了建設項目審批制度改革的步伐。

4 結語

提高城建檔案館社會服務功能需要從城建檔案立法、執(zhí)法環(huán)境改善，夯實館藏檔案基礎、創(chuàng)新開發(fā)利用工作等方面下工夫。同時，城建檔案館因其自身的專業(yè)性，需要多方面的專業(yè)人才，應貫徹落實十九大報告提出的建設高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍的要求，努力提高干部專業(yè)素質(zhì)，從而為進一步提升城建檔案館服務水平提供保障。

參考文獻

[1]國務院辦公廳關于開展工程建設項目審批制度改革試點的通知（國辦發(fā)〔2018〕33號）[Z]，2018.

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