數據時代事業單位檔案管理模式的改變及優化途徑探討

胡俊風

摘 要：隨著科技的進步，人類社會進入大數據時代。在大數據時代背景下，檔案數字資源具有數量大，增長快，多元異構等特點，檔案利用需求與檔案結構形態都發生了變化，給原有的檔案信息服務模式帶來了嚴重的沖擊。目前，檔案信息服務主要通過兩種方式：一種傳統的實體檔案服務，另一種是網站檔案服務模式。對于傳統實體檔案服務，服務理論和技術手段等急需進行改進;對于網站檔案信息服務，該模式尚處于初級階段，還未形成較為完善的制度和系統的管理方法。因此，有必要改善檔案信息服務模式，以適應現代檔案管理和利用需求。

關鍵詞：數據時代;事業單位檔案管理模式;改變;優化途徑

大數據是當前時代進步發展的產物，大數據主要是指在一定的時間內，通過軟件對數據的整合和處理所形成的一種信息資產，這種信息資產主要有高速、多樣和量多等特點，大數據在實踐領域中的應用，大大提升了數據信息的發掘、處理以及應用能力，有效滿足現階段的區域經濟發展訴求。因檔案是一種重要的媒介，記錄著人類在社會生活等各個方面的傳播與發展，對于社會的進步和發展有著非常重要的影響，檔案管理工作存在內容多，信息整理繁瑣等特點，而大數據的出現對于檔案管理工作的高效發展有著非常重要的意義。

1 大數據時代背景下事業單位檔案管理的現狀分析

1.1 檔案數據方面發生了改變

在大數據時代的背景下，事業單位的檔案管理發生了很大的改變。傳統的事業單位檔案管理大多數都是紙質的，隨著時代的發展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數據。這樣的數據采集方式更多，數據量也更大，涉及的范圍也更廣。事業單位的檔案種類以及數量都有所增加，這也就加大事業單位對檔案的管理難度。尤其是在大數據的背景下，數據的收集發生了很大的變化，大多數來源于網絡，加上現階段網民爆發式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

1.2 檔案管理理論方面的改變

在大數據時代，事業單位的檔案數據源也發生了改變，在檔案的收集以及管理方面也發生了改變。這也就表示事業單位對檔案的管理也應該創新，不能再沿用傳統的檔案管理方案。首先，事業單位的檔案管理員應該轉變思想觀念，應該不斷的更新自己的知識體系，學習最先進的理論知識，從而提高對事業單位檔案管理的效率和質量。這是因為傳統的檔案管理方法，相關人員都是從所采集的數據資料中選取有價值的信息來進行管理，那樣容易丟失一些有價值的信息，導致一些有潛在價值的信息被忽略，從而給事業單位造成一些不必要的損失。

2 數據時代事業單位檔案管理模式的改變及優化途徑

2.1 從意識層面轉變服務觀點和服務方式

檔案工作長期以來不受重視，限制了檔案工作的進展，針對大數據時代下檔案工作面臨的機遇和挑戰，要從思想上重視檔案工作。以往的檔案信息服務模式基本上都是被動服務，最常見的服務模式是用戶提出查檔要求，檔案館根據其需求查找相應的檔案信息資源以提供利用，并且利用者還要辦理各種手續，程序復雜，給利用者帶來極大的不便。在大數據時代，檔案信息服務除了保持原有的服務方式外，還應利用各種技術擴大服務范圍，提高服務質量，同時積極主動的向社會發布一些檔案信息，進行檔案推送，提高服務效率。同時，檔案信息服務也要完善為以用戶為中心，在滿足用戶個性化需求的同時也要提供更好的人性化服務。

2.2 從安全層面確保檔案安全保密

大數據時代為檔案信息服務帶來了新的機遇，但是也為檔案的安全保密工作帶來了新的挑戰。檔案信息資源的開放和共享，為檔案的利用提供了很多便利，但是同時也增加了檔案泄密風險，尤其電子檔案容易被竊取和篡改，因此，要加強檔案安全保密工作。首先要從物理上做好檔案館的安全防護，嚴格按照“八防”的要求和標準來建設配套設施;其次在管理層面做好檔案的責任追究制;第三是做好檔案的信息保護措施，檔案機房建設應符合計算機安全等級要求，配套相應的防火墻、入侵檢測、網關、以及準入機制等，同時，針對接收的電子檔案依據國家秘密的信息系統分級保護要求進行嚴格審查，確保檔案信息不被竊取。

2.3 加強檔案管理技術培訓

隨著科學技術的快速發展，大數據技術的成熟應用，這都進一步推動了檔案管理技術的革新，雖然采用新的信息技術極大地提高了檔案管理工作質量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術能夠熟練的使用與操作，同時對于日常管理也要懂得維護。所以，為了進一步提高檔案管理的工作效率與質量，則必須要定期對工作人員開展技術培訓，提高其專業技術與職業素質。此外，加強工作人員素質培養，提高其工作責任心與職業道德素養，這樣才能確保檔案管理順利進行。

2.4 提升檔案管理信息化水平

無論事業單位處于哪個階段，檔案管理工作采用何種模式，“收得齊、管得好、用得活”始終是衡量事業單位檔案管理工作的基本標準。事業單位檔案管理工作本身是一個復雜的工作，在檔案工作的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用、統計、編研各個業務環節都有不同問題存在，且環環相扣，互相影響。要想更好地掌控整個業務流程，提高檔案管理工作效率，必然要使用檔案信息系統進行計算機輔助管理。檔案管理部門在實施檔案資源開發的過程中，應強化檔案數據庫建設，促進檔案資源的多元發展，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，滿足事業單位運營管理需求，為事業單位其他的內部管理工作提供依據。與此同時，文檔管理系統還可以拓展到文件生成領域，使文件材料從編寫開始在系統平臺上規范化產生，以確保文件歸檔的完整性、格式規范和質量。此外，對于事業單位其他業務中設計的信息化系統，也應接入文檔管理信息化系統中，以實現電子文件和信息的順利歸檔。

3 結束語

大數據時代檔案信息服務工作要與時俱進，以信息化為方向，強化觀念更新與創新，改善檔案信息服務模式，推進檔案信息化數字化建設，提升檔案工作效率，更好地發揮檔案利用價值。

參考文獻

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