基層單位監督檢查類材料歸檔實操初探

胡志琴 李永亮

摘 要：隨著基層單位紀檢監察機關監督檢查工作的深入開展，監督檢查類材料歸檔工作已步入常態。針對當前暫無相關的標準規范為實務操作提供指引的現狀，文章從材料收集、整理立卷、注意事項等方面，初步探索了監督檢查類材料歸檔實務操作辦法，為基層單位監督檢查類材料歸檔提供參考。

關鍵詞：基層單位;監督檢查檔案;歸檔方法

1 研究探索的緣由

監督檢查類檔案是紀檢監察機關案件檔案的重要組成部分，這個概念最早見于2018年出臺的《中央紀委國家監委機關檢查調查類材料歸檔辦法（試行）》文件當中。它是指紀檢監察機關在履行監督檢查職責時形成并處理完畢的、具有保存價值的、經過整理立卷系統保管的紀檢監察案件材料。當前基層單位亟需要對監督檢查類材料歸檔方法進行研究探索，主要原因如下：

1.1 基層單位工作實際的現實需要

黨的十八大以來，隨著全面從嚴治黨不斷向基層延伸，基層單位紀檢監察機關認真貫徹落實《中國共產黨黨內監督條例》、《中國共產黨紀律檢查機關監督執紀工作規則》等，不斷深化“三轉”，聚焦主業主責，監督作為首要職責、第一職責的地位已基本確立，基層單位紀檢監察機關主要工作精力已逐步向履行監督職責進行聚焦，監督工作中形成的文件材料逐年增多，對監督檢查類文件材料進行科學規范的整理，方便今后工作利用，服務黨風廉政建設大局有著重要的意義。

1.2 基層單位暫無可遵循的規范標準

基層單位紀檢監察案件材料歸檔管理遵行的辦法是1998年國家檔案局發布的《紀檢監察機關案件檔案管理辦法》，依據當時紀檢監察機關的工作職能和案件辦理方式，案件材料分為檢查（調查）類、審理類和信訪類，并沒有監督檢查類，對其歸檔方法并未涉及。把監督檢查作為紀檢監察機關主要職責是黨的十八大以來以習近平總書記為核心的黨中央的決策部署，隨著工作的需要，中央紀委國家監委在2018年出臺了《機關檢查調查類材料歸檔辦法（試行）》，地方各級紀委監委也相繼制定了檢查調查類材料歸檔試行辦法，如2018年12月安徽省印發了《機關檢查調查類材料歸檔辦法（試行）》，但這些辦法都只適用于制定者機關本級，對基層單位案件檔案如何開展并未提出可參照執行等相關意見。

2 基層單位探索中把握的原則

面對工作實際的現實需要，以及暫無可遵行的規范標準的現狀，基層單位應該積極地探索方式方法，做好監督檢查類材料的歸檔工作。為確保探索的科學性，不犯常識性、顛覆性錯誤，工作中應該把握以下工作原則：

2.1 借鑒吸收的原則

凡檔案都應遵循《中華人民國和國檔案》、《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）;監督檢查檔案作為案件檔案的組成部分，《紀檢監察機關案件檔案管理辦法》、中央和地方各級紀委監委機關本級的《機關檢查調查類材料歸檔辦法（試行）》應作為重要的工作參考;監督檢查類檔案主要是文件材料，《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）中確立的整理原則應吸收借鑒，主要有：整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系;整理應區分不同價值，便于保管和利用;整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理等。

2.2 結合實際的原則

案件檔案的產生與形成，是由紀檢監察機關的性質、任務和職責所決定的。因此研究監督檢查類材料歸檔辦法時必須要結合基層單位的實際，如基層單位的監察室是內設機構，不具有國家和地方各級監委的法律地位。基層單位的紀檢監察機構一般人員很少，內部也一般沒有細分的部門，且形成的材料規模總量不大，確定檔號時就宜選用有關規則中的簡易方法。

3 歸檔操作實務探討

3.1 材料收集

鑒于監督檢查類材料是案件檔案的新種類，可借鑒的經驗少，故宜按照“應收盡收、應歸盡歸”的原則，全面收集整理形成的有關材料;要按照“誰經辦，誰歸檔”的原則，做到事畢歸檔、案結卷成。歸入監督檢查類的材料主要分兩類，一類是對適用“四種形態”中第一、第二種形態的問題線索進行處置過程中，形成的談話函詢、可能給予黨紀政務處分案件的初步核實、予以了結等材料;二類是在開展日常監督、專項檢查等各項監督檢查中形成的材料。收集中要注意檢查是否有重復件、缺件、漏項、少頁等情況。

3.2 整理立卷

3.2.1 以“案件”為單位整理立卷

案件材料的體系性、成套性特點，決定了其不宜采用以“件”為單位的一般整理方法，宜采用以“案件”為單位進行組卷。監督檢查檔案中的“案件”可以是一條問題線索，也可以是一次專項監督工作等。200張紙（即400頁）以內應一案一卷，材料過多也可一案多卷。頁碼要用鉛筆手工編制，依次標注在正面右上角和背面左上角，并要求做到標注準確，字跡工整，無錯編、重編、漏編現象。

3.2.2 按時間及邏輯順序排列

按時間和邏輯順序，歸檔的材料一般順序可如下：1）監督檢查依據材料，如檢舉、控告材料，開展專項檢查通知等;2）按工作程序報批類材料，如初步核實呈批表、初步核實工作方案、談話函詢方案、安全預案、領導批示、批復材料等;3）被談話函詢人、被核查人的檔案信息材料，如干部工作履歷、個人有關事項報告等;4）核查材料，包括被核查人陳述、證人證言、書證、物證、鑒定結論，函詢、談話通知，監督檢查中原始記錄等;5）工作結果材料，如初步核實報告，辦結意見及領導批示，談話函詢了結情況報告和處置意見等;6）運用第一種形態處理情況材料，如批評教育、誡勉談話、當事人檢討材料等;7）督查檢查后續材料，如紀律檢查或監察建議書，函詢了結反饋函，被監督檢查單位整改方案等。

3.2.3 精準考量確定保管期限

案件檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種（長期保管期限為60年，短期保管期限為15年）。確定的原則：應根據監督檢查事項的辦理方式、干部管理權限、問題線索的處置結果以及在單位、社會、黨內外影響等因素綜合考慮，精準確定。在基層單位，監督檢查類材料列一般劃入不了永久卷，主要是長期卷和短期卷，凡是在本單位紀檢監察權限內，直接談話、函詢和調查，但結果未作出黨政紀處分的，在一定時期內有利用價值的監督檢查類案件檔案，應劃歸長期保管;對凡屬本單位紀檢監察機關過問、督辦或轉辦，經下級單位調查不需要作出正式處理的，以及開展日常監督、專項檢查等工作中形成的，在較短時間內有利用價值的，應劃為短期保管。

3.2.4 編制案卷封面和卷內目錄

完成整理后，就需要編制案卷封面和卷內目錄。案卷封面和卷內目錄中包括有立卷單位、保管期限、材料時間等諸多信息，卷內目錄樣表見附表1。這其中最需要把握的是立卷單位、案卷題名的擬寫，檔號的編制等。立卷單位，不宜直接套用“××紀委××監委”式樣，黨內可用“××紀委”、行政類可用“××監察室”等式樣。案卷題名的擬寫必須能完整準確地反映案卷整體內容，格式為：單位名稱+被調查人單位、職務、姓名或被監督檢查單位名稱+問題+監督檢查卷，如“××紀委關于××單位黨支部書記××違規用車情況的監督檢查卷”，“××監察室關于××單位酒桌辦公情況監督檢查卷”。監督檢查類檔案作為案件檔案的一個分支，其檔號代碼可使用案件類檔案的代碼，即可使用“案”字拼音的第一個字母“A”代替，永久代碼為“A1”，長期代碼為“A2”，短期為“A3”，各立卷單位按照“年度-保管期限-流水號”簡易方式編制檔號，如長期類卷：2019-A2-001，以此類推。

3.2.5 細致填寫備考表

卷內備考表主要包括卷內情況說明、審核人、立卷人、立卷時間等四個要素。卷內情況補充說明的作用是備將來輔助查檔之用，填寫時要據此原則來操作，特別是卷內文件出現缺件、缺號等情況時務必說明原因。紀檢監察是政治機關，案件檔案管理是件嚴肅的工作，因此有別于其他類檔案，監督檢查類檔案更加強調立卷單位負責人對案卷內容的齊全完整性進行檢查核實，也就是必須要細致地進行歸檔材料的實體查驗，確認無誤后在備考表“審核人”一欄簽名。

3.3 注意把握的問題

3.3.1 充分利用現代化辦公手段

當前基層單位使用“檔案管理系統”軟件管理監督檢查檔案條件還不成熟，但電腦等現代化辦公設備在基層單位已經普及。為此在編制案卷封面、卷內目錄時，不能再固執堅持《紀檢監察機關案件檔案管理辦法》所要求的手工書寫的傳統方式，可運用Excel或Word辦公軟件，提高工作效率。

3.3.2 要注重載體和書寫材料耐久性審查

文件材料應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的書寫材料，計算機輸出的文字和圖表應用激光打印機打印。對歸檔材料中出現鉛筆、紅筆、圓珠筆、純藍筆、熱敏紙等不能耐久的，必須要復印留存，復印件排在原件之后，并在“備考表”中注明“××頁系復印”等字樣。

參考文獻

[1]國家檔案局.紀檢監察機關案件檔案管理辦法[S].1998-7-1.

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