醫院辦公室文書檔案電子化管理方法研究

吳妙霞

摘 要：我國醫院辦公室業務正不斷向著現代化方向發展，工作內容與文書交流方式變得更加復雜，傳統檔案管理模式已經不再適用，本文將結合電子化檔案管理特點，討論規范管理流程、人才隊伍建設、轉變電子化思想、維護信息安全、建立大數據庫等醫院文書檔案的管理策略，為提高辦公室工作效率做出參考。

關鍵詞：醫院辦公室;文書檔案;電子化管理

隨著我國社會經濟水平的不斷提升，各行各業都增加了對信息技術的應用比重，醫院也不外乎如此。但是目前仍有一部分醫院的辦公室在開展檔案管理工作時，對電子化理念的應用范圍不夠充分，對于互聯網、新媒體等現代化技術的特點理解不充分。為優化檔案管理質量，需要盡快落實電子化管理工作。

1 電子化檔案管理特點

早在1987年，黨中央就出臺了《中華人民共和國檔案法》，為檔案工作提供了理論依據與法律保護，檔案管理工作形式隨著我國經濟社會的發展也在不斷改變，直到21世紀，大數據時代來臨，人們在日常工作與生活時，無時無刻被爆炸的數據所包圍，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代化檔案管理的需求，人工管理模式在效率與質量上有所有缺失，而且檔案人員也會面臨著較大的工作壓力。因此檔案管理工作向數字化轉型已經是必然趨勢，在使用數字化檔案后，企業與單位能夠實現“無紙化”辦公，有效節省成本投入，僅需要建設信息化平臺，就可以完成存檔、調度、修改等操作，資源的利用率也在對應提升。辦公室文書檔案是醫院在運行過程中執行的各項活動中匯總、提煉出的重要文件，對于醫院的長遠發展有重要的參考價值，辦公室文書檔案也僅僅是對已經發生的事件的真實記錄，更是醫院管理者在制定單位長遠發展策略時，需要參考的重要參考資料。隨著“互聯網+”概念的深入，醫院檔案落實電子化管理已經成為辦公室業務處理的必然發展形勢，辦公室內的相關工作人員應提高自我意識，并及時創新工作形式，加強對文書檔單的管理能力。

2 醫院辦公室的文書檔案電子化管理方法

2.1 規范管理流程

醫院在落實辦公室文件檔案信息化管理時，首先需要認識到制度對工作順利開展的作用，完善的制度能夠為員工開展工作提供基本的依據。目前仍有一部分辦公室的檔案管理制度于醫院實際發展形勢存在差異性，在嚴肅性、全面性、科學性有待提升。為保證電子化檔案管理工作的順利開展，需要進一步規范檔案的管理流程。制度內容應結合醫院實際發展形式，根據辦公室管理的具體情況來劃分崗位職責，建立標準化的工作流程，要求人員在工作時嚴格按照制度進行，減少檔案管理失誤的風險。

2.2 做好電子化宣傳

思想是行為的“指揮官”，想要充分發揮出電子化檔案管理的高效率與高質量等作用，就需要不斷轉變現有的檔案管理思想。對此，辦公室領導人員應加大對電子化管理思想的宣傳工作，加強全體員工對于電子化檔案管理的認知。一直以來，醫院在開展檔案管理工作時，都是采用紙質保存的方式，很多人員在崗時間比較長，對于新鮮事物的理解力與認識度都不夠完善，無法正確看待數字化管理對提高工作效率的意義。因此，在開展工作，態度仍比較守舊，辦公室文件檔案處理的“循規蹈矩”。這種形勢下，醫院領導部門應發揮出引導作用，做好自上而下的宣傳工作，例如：邀請專家學者定期進入醫院開展講座，將電子化管理的理念融合到員工績效考核中，提高員工轉變思想的積極性，在潛移默化中激發自主學習能力，在醫院內全方面的落實電子化管理意識。

2.3 維護信息安全

眾所周知，網絡環境基本可以實現“零門檻”，在空間開放性更大的電子化信息數據中，人們對檔案信息的閱讀、傳播、應用等行為都更加自由，這也導致很多不確定因素的出現。如：虛假咨詢、黑客攻擊、木馬病毒等等，這些風險無時無刻不在影響著醫院所有人員使用文書檔案時的信息可靠性與信息穩定性。雖然防護硬件、殺毒軟件的開發為網絡安全提供了一定的保障，但是信息泄露、檔案遺失等問題卻時常發生。對此辦公室的檔案管理人員應加強對網絡環境的監控力度，例如：可以通過架構安全的數據庫防火墻系統，提高檔案信息管理的安全性，防火墻能夠對用戶訪問信息進行監控，如果發現有惡意進行檔案調用或病毒入侵，防火墻會立刻識別并攔截，將分析后的情況反饋給檔案管理人員。檔案管理人員要做好對重要文件的加密處理，如：可使用密鑰加密、節點加密等技術，提高辦公室文書檔案在使用與保存時的安全性。

2.4 人才隊伍建設

目前我國仍有很多醫院辦公室受傳統人工檔案管理模式的影響過深，在進行檔案管理時習慣使用傳統存檔、調用的方式。工作效率與工作質量都無法滿足醫院日益更新的檔案管理需求。工作人員對于電子化檔案管理平臺認知比較淺顯，無法正確展開管理操作。從檔案管理工作的實際運作情況來看，高質量、高素質、高能力的人才是保證檔案工作順利開展的不竭動力，當前我國醫療行業的發展形勢正不斷落實現代化轉型。辦公室日常所需要處理的業務的種類也越來越多，為了保障檔案管理工作的順利進行，相關工作人員應該及時更新自我對電子化管理的認知，能夠熟練使用科學化、現代化的數字化平臺與管理技術。為了提高醫院檔案的管理質量，最大化的發揮出檔案資源的作用，領導人員需要制定一些列的人才培訓計劃，并對在職的檔案管理人員展開專業化的培訓。例如：派遣員工進入到先進企業或醫療單位進行學習，做好知識的進修，邀請精通電子化檔案管理技術的專家學者進入醫院辦公室開展專題講座，從而讓更多的員工認識到電子化管理的優勢，并及時更新數字化管理意識，學習并掌握專業技能，更好的為辦公室工作而服務。

綜上所述，醫院辦公室的檔案管理工作向著電子化方向發展已經是必然趨勢，而隨著辦公室日常業務數量與種類的增加，文件量也在增加，為了更加安全、高效的保存，醫院應盡快建立大數據庫，組件專門人員搭建信息化平臺，并做好檔案的分類工作，以便人們在數據庫中快速查找文件，提高信息交流效率。

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