電子政務環境下機關檔案管理探析

蔣璀 羅嬌 張銳 婁小永 甘利濤

摘 要：近年來，隨著信息技術在各個領域的廣泛使用，電子政務成為機關單位辦公的一種重要手段，對傳統的機關檔案管理模式提出了一定的挑戰。文章分析了電子檔案管理的現狀，提出解決當前存在問題的路徑。

關鍵詞：電子政務;機關檔案;管理

伴隨著信息技術的不斷進步，機關工作已基本實現了辦公自動化，政務工作中形成了越來越多的電子文件。電子政務環境下的電子檔案，進一步豐富了機關檔案的保存形式，便捷了調閱利用，使檔案與電子政務運行緊密關系起來，使得重要政務資料得以留存和記錄。隨著電子政務的深化和發展，急需有更順暢科學的歸檔程序、更安全的電子文件保存環境、更優化的檔案安全管理制度來管理檔案。

1 電子檔案的特點

使用磁介質和光介質的電子檔案主要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，其載體形式較傳統的紙質檔案豐富，存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間。傳統檔案在同一時間只能現場為一人提供查詢利用，電子檔案可以不受時間和空間和人數的限制，由多人同時共享同一信息。

2 電子政務環境下檔案工作現狀

從全球范圍來看，文件管理數字轉型已是必然之勢。美國、加拿大、澳大利亞、英國、新西蘭等發達國家相繼實施“數字連續性”計劃或與之類似的數字轉型規劃，逐步推進或已經實現了檔案管理“單軌制”與“單套制”模式。

近年來，我國對電子檔案資源的管理進行了積極的探索與研究，電子政務及檔案管理信息化進程不斷推進，辦公自動化應用逐漸成為一種普遍的現象。在電子檔案管理工作中開發了一系列辦公自動化軟件，輔助文件的收發文處理和電子歸檔等工作，基本上實現公文的網上傳遞、辦理和內網的移動辦公。通過相關的培訓教育，檔案工作者的信息化應用水平有所提升，這些都為機關檔案電子化管理工作的開展打下了基礎。

3 電子檔案存在的問題分析

電子檔案資源的管理是一個復雜的體系。它需要針對性的政策支持、協調統一的管理標準以及復雜的網絡技術支持。就當前機關電子檔案資源保存現狀來看，在政策、管理標準，技術支持等方面仍存在著不少問題。

1）管理方式有待加強。近年來，辦公自動化主要在我國的很多部門的事務級階段，電子文檔只能被稱為電子文檔的草稿的形式。電子文件的多用途快速檢索，傳遞及同時滿足多用戶等功能得不到發揮，電子文件常常自生自滅，各種信息被逐漸忘卻，隨時間的流失逐漸丟失，造成很大的資源浪費。文件管理中，也主要是將電子文件打印成紙質文件后，對紙質文件管理，電子文件的優越性得不到充分體現。

2）規范性有待加強。電子檔案管理涉及面廣：從使用的傳輸，長期儲存到真實、完整的捕獲歸檔文件的內容，從管理的各個環節到全過程，技術交流從數據存儲到數據管理系統，其中，每個活動的每個方面可能需要具有適當的標準來支持。近年來，有關電子文件管理的國家、地方標準和規范相繼出臺，但在具體管理實踐中，電子文件涉及的技術環境較復雜，加上我國幅員遼闊，發展不平衡，還存在一些問題：首先，相關性標準多，有針對性的標準亟待提高;其次，內容覆蓋，引進核心標準待定;第三，系統性得到加強，協調有待提高;第四，出臺推廣應用標準的數量應得到加強。

3）歸檔意識有待加強。一些單位采用的辦公自動化系統，主要為政務活動服務，辦理結束的電子公文就停留在辦公網絡中，由于管理者不熟悉的電子文檔技術和歸檔產生畏難情緒。也有辦公自動化系統已經在運作的一些單位，已經產生了大量的電子文檔，但電子文件歸檔與電子檔案管理功能并沒有納入這些系統。也一些單位政務系統缺少監督功能，文件管理部門缺乏保存電子公文的意識而未能保存，檔案部門則無法收集到電子公文。

4 電子檔案管理對策分析

1）建立健全電子政務及檔案管理制度。電子檔案資源的長期保存需要多方面因素共同作用。檔案管理部門要能夠充分認識到現階段的檔案管理發展情況，建立健全電子政務及檔案管理制度，完善統一的檔案管理體系。同時，掌握相關的工作內容和實施流程，保證電子政務環境下檔案管理的科學性、規范性。管理部門還應對機關檔案類別匯總，厘清電子政務環境下電子文件的分類和辦公流程，將檔案分門別類，制定統一的標準，給電子政務環境下的機關檔案管理工作提供統一的判斷標準。對于電子檔案的真實性和完整性，可以運用相關的技術來解決。文件、檔案、信息化等部門在日常工作中要加強合作和共同管理，注意與基礎業務工作的相互關系，同步有機運行，協調發展。

2）完善電子政務檔案管理技術。為確保電子文件歸檔流程的科學合理，檔案部門應主動參與電子政務建設，自覺參與電子文件的歸檔管理，從電子文檔生成之初就進行相關控制，如元數據和背景信息的完整性和完整性，確保電子文件的可持續使用。此外，網絡建設中檔案信息安全也是檔案工作者和技術人員必須要考慮的核心問題。在電子政務檔案接收、判定、儲存、運用等環節，管理者們要隨時做好防范措施，這主要是因為檔案整合與共享過程中形成的電子檔案賴以生存的電腦與網絡空間充滿了不安全因素。應有效地防范電腦黑客和病毒，防止人為破壞，造成數據的丟失等等。這些安全隱患會破壞檔案的真實性和準確性，那檔案獨有的原始記錄性也將無從談起。

3）規范移交流程。電子政務環境下的檔案管理作，檔案移交是重要的環節之一，在文件移交的過程中，應當采取一定的管理措施，有效減少移交問題的發生。一是對電子檔案管理移交工作中可能出現的問題要及時總結，制定針對性的解決方案來應對出現的問題，以保證移交工作的有效開展。二是針對紙質檔案和電子檔案的特點，應當采取不同的移交方式以確保有效的歸檔。三是檔案產生部門應避免檔案移交環節出現內容丟失和損壞的情況，確保移交的檔案是原始檔案。

4）提高檔案管理工作者業務水平。檔案管理工作想要進一步的發展不僅僅需要完善的體系，還需要能夠將這項工作良好完成的人才。可是實際的情況是一些機關單位仍然缺少掌握著專業知識的人才。要想推動電子檔案管理工作的開展，就需要加強人才管理和培訓工作。首先，為檔案管理工作積極引進專業性人才，更新部門的人才結構。再者，應加強對內部員工的領導和培訓工作，定期傳授一些檔案管理、信息技術基礎技能、網絡安全等方面的知識，提高他們的整體素質，以適應信息時代檔案事業的發展要求。

5 結語

隨著電子政務系統的改革，政府部門各項業務不斷革新，工作流程不斷變化，電子政務環境下電子檔案的有效管理和利用還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電電子檔案的正確認識，國家的各項支持，還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備。因此，在日常的檔案管理中，應當準確把握檔案管理中存在的問題，采取針對性的解決措施，做好每個環節的管理工作，有效提高電子政務系統中檔案管理水平，促進檔案管理事業的健康發展。

參考文獻

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作者簡介

蔣璀（1985-），女，甘肅，檔案館員，本科，重慶市地震局，研究方向：檔案管理、圖書資料管理。