提高檔案科學(xué)管理化的有效途徑

文/陶冶，吉林省松原石油化工股份有限公司

作為一種重要的社會信息資源，檔案記錄著人們的日常生產(chǎn)生活，檔案內(nèi)容主要由文字，表格等相關(guān)數(shù)據(jù)組成。檔案對我們做出相關(guān)決策有著重要影響。隨著我國科技的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的迅速進(jìn)步，檔案在我們?nèi)粘Ｉ钪械挠绊懥σ苍絹碓酱螅@樣一來加強(qiáng)對檔案管理工作的重要性也顯得尤為重要。

1 檔案管理方面的現(xiàn)狀及問題

1.1 過于追求利益，檔案管理重視程度不夠

近年來，社會的各行各業(yè)都朝著多元化迅速發(fā)展，隨著單位發(fā)展的方向越來越廣闊，單位在檔案管理方面投入的精力就越來越少，而且隨著發(fā)展方向的越來越多，檔案管理的任務(wù)也越來越繁重。很多部門將更多的精力用在單位業(yè)績提升方面，對檔案管理起到的作用不夠重視。對于檔案管理方面的工作，多數(shù)部門對檔案管理的有效性和真實性沒有派專人監(jiān)督，甚至有些部門設(shè)置的檔案管理形同虛設(shè)。

1.2 管理制度存在很多漏洞和缺陷，員工的綜合素養(yǎng)有待提高

用我國的一句俗話來講：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”不管是一個單位還是一個部門，要想將工作做得更好，要想有長足的發(fā)展，首先必須要有完善的管理制度。單位在考慮管理制度的時候，檔案管理制度的重要性往往得不到重視，很多檔案管理方面的制度不符合實際情況。另外，對于檔案管理方面的工作人員一定要進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和選擇，在招收員工的過程中，一定要對參與面試人員的專業(yè)知識技能進(jìn)行充分的了解，并對初步進(jìn)入工作的員工進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，在員工考核通過后，方可持證上崗。唯有保證合理完善的管理制度，提高員工的綜合素養(yǎng)，才能保證一個部門的長足發(fā)展。

1.3 檔案管理效率低下

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種檔案的信息量越來越龐大，特別是近幾年來因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息也越來越多樣化,復(fù)雜化，系統(tǒng)化。在這種情況下，我國的檔案管理仍然采取傳統(tǒng)的管理方法，這就使我國檔案管理效率十分的低下，不能夠滿足人們對檔案管理的需求，不能更好的適應(yīng)時代發(fā)展。

2 提高科學(xué)化管理檔案的有效措施

2.1 培養(yǎng)科學(xué)的檔案管理理念，健全相關(guān)管理機(jī)制

理論是實踐的指導(dǎo)，有了科學(xué)先進(jìn)的檔案管理思想體系，才能將檔案管理完整化，科學(xué)化。其中對于檔案事業(yè)的改革，同樣要依靠科技的進(jìn)步以及科學(xué)化的管理理念，樹立全新的發(fā)展觀念。由于檔案的信息化建設(shè)屬于非常龐大的系統(tǒng)工程，所以對于檔案的信息化以及科學(xué)化管理，需要明確目標(biāo)，統(tǒng)一建設(shè)、強(qiáng)化協(xié)調(diào)，重視對管理人才的培養(yǎng)，以便檔案管理能夠保障安全保密，實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化科學(xué)管理。對于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理、規(guī)范以及制度的制定，需要將檔案的分類，組卷格式、文獻(xiàn)撰寫等進(jìn)行統(tǒng)一，將此作為前提，積極引進(jìn)高質(zhì)量的管理認(rèn)證體系。當(dāng)前，對于電子檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等數(shù)字化檔案的整理以及歸檔已經(jīng)越來越規(guī)范化。所以，對于檔案的科學(xué)化管理需要強(qiáng)化管理意識，將檔案管理納入到單位管理的日常事務(wù)當(dāng)中，與其他工作一同接受監(jiān)督檢查。同時，也要將其放入到年度目標(biāo)管理當(dāng)中，與獎懲考核同步，以便使檔案管理更加規(guī)范化。因此，單位對于檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化，要給予高度的重視，以便使檔案管理能夠更加規(guī)范。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)與信息化水平

隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)的檔案管理離不開各種各樣的現(xiàn)代化設(shè)備。在我國長期的檔案管理中，檔案記錄一般都是紙張記載，而隨著時代的發(fā)展，人們對文檔的記錄大部分都是采用各種各樣的數(shù)字設(shè)備。伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)和移動設(shè)備的發(fā)展普及，人們對檔案的服務(wù)要求也從面對面的服務(wù)發(fā)展到了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，人們對檔案工作的科技化、現(xiàn)代化的要求也逐漸提高。在另一方面，檔案的信息化也是社會發(fā)展的必然趨勢，是順應(yīng)時代發(fā)展進(jìn)步的必經(jīng)之點。而且伴隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人們工作生活節(jié)奏不停的加快，對資料的需求量和獲取資料的速度也有了更高的要求。在這樣的情況下，檔案管理部門更需要建立起龐大完善的數(shù)據(jù)庫，并且要具有強(qiáng)大的信息搜索能力。總體來說，要加強(qiáng)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，引入各種先進(jìn)的管理手段和管理設(shè)備。

2.3 提高檔案管理工作人員的工作能力

檔案管理是一個對信息綜合要求甚高的工作，尤其是在當(dāng)前的新興形勢下，檔案管理的工作范圍更為廣泛，技術(shù)更先進(jìn)，專業(yè)要求也更加的強(qiáng)。這就對檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。時代的發(fā)展要求檔案管理人員不僅僅能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有序管理，更要順應(yīng)時代的發(fā)展，掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和各種先進(jìn)工具的相關(guān)操作技術(shù)。除了對專業(yè)的知識精通外,還要對各個方面有所涉獵，這樣才能給咨詢者提供優(yōu)良的服務(wù)和有效的建議。檔案管理的工作人員是檔案管理的最為直接的實施者，他們的工作定義著檔案工作能否有效的實現(xiàn)，所以提高其工作能力是加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理的必要手段。

2.4 改善檔案管理工作的服務(wù)方法

隨著社會各個方面需求的不斷增加，現(xiàn)下社會檔案資料的應(yīng)用面也不斷擴(kuò)大，應(yīng)用人數(shù)也逐漸增加，在這種情況下的檔案管理工作不應(yīng)該只局限在檔案管理部門之中。檔案管理應(yīng)該改進(jìn)服務(wù)方式。檔案管理可以由單純意義上的提供給使用資料的供應(yīng)者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒆稍兎?wù)工作者。同時還可以順應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的現(xiàn)狀，將檔案管理的一部分權(quán)限進(jìn)行下放，這樣可以減少相當(dāng)一部分的工作壓力。

綜上所述，檔案資料是單位發(fā)展的重要資料，保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在、聯(lián)系未來，為單位的決策制定提供了寶貴的數(shù)據(jù)資料，因此我們應(yīng)當(dāng)加以高度的重視，不斷克服打破傳統(tǒng)管理模式的不足和缺點，積極開擴(kuò)創(chuàng)新，不斷努力，完善日前的檔案管理工作，采取科學(xué)的措施提高檔案管理的科學(xué)化水平。