提高檔案科學管理化的有效途徑

文/陶冶，吉林省松原石油化工股份有限公司

作為一種重要的社會信息資源，檔案記錄著人們的日常生產生活，檔案內容主要由文字，表格等相關數據組成。檔案對我們做出相關決策有著重要影響。隨著我國科技的發展和經濟的迅速進步，檔案在我們日常生活中的影響力也越來越大，這樣一來加強對檔案管理工作的重要性也顯得尤為重要。

1 檔案管理方面的現狀及問題

1.1 過于追求利益，檔案管理重視程度不夠

近年來，社會的各行各業都朝著多元化迅速發展，隨著單位發展的方向越來越廣闊，單位在檔案管理方面投入的精力就越來越少，而且隨著發展方向的越來越多，檔案管理的任務也越來越繁重。很多部門將更多的精力用在單位業績提升方面，對檔案管理起到的作用不夠重視。對于檔案管理方面的工作，多數部門對檔案管理的有效性和真實性沒有派專人監督，甚至有些部門設置的檔案管理形同虛設。

1.2 管理制度存在很多漏洞和缺陷，員工的綜合素養有待提高

用我國的一句俗話來講：“沒有規矩，不成方圓。”不管是一個單位還是一個部門，要想將工作做得更好，要想有長足的發展，首先必須要有完善的管理制度。單位在考慮管理制度的時候，檔案管理制度的重要性往往得不到重視，很多檔案管理方面的制度不符合實際情況。另外，對于檔案管理方面的工作人員一定要進行嚴格的培訓和選擇，在招收員工的過程中，一定要對參與面試人員的專業知識技能進行充分的了解，并對初步進入工作的員工進行嚴格的培訓，在員工考核通過后，方可持證上崗。唯有保證合理完善的管理制度，提高員工的綜合素養，才能保證一個部門的長足發展。

1.3 檔案管理效率低下

伴隨著社會經濟的發展，各種檔案的信息量越來越龐大，特別是近幾年來因為網絡技術的快速發展，信息也越來越多樣化,復雜化，系統化。在這種情況下，我國的檔案管理仍然采取傳統的管理方法，這就使我國檔案管理效率十分的低下，不能夠滿足人們對檔案管理的需求，不能更好的適應時代發展。

2 提高科學化管理檔案的有效措施

2.1 培養科學的檔案管理理念，健全相關管理機制

理論是實踐的指導，有了科學先進的檔案管理思想體系，才能將檔案管理完整化，科學化。其中對于檔案事業的改革，同樣要依靠科技的進步以及科學化的管理理念，樹立全新的發展觀念。由于檔案的信息化建設屬于非常龐大的系統工程，所以對于檔案的信息化以及科學化管理，需要明確目標，統一建設、強化協調，重視對管理人才的培養，以便檔案管理能夠保障安全保密，實現檔案資料的現代化科學管理。對于檔案標準化管理、規范以及制度的制定，需要將檔案的分類，組卷格式、文獻撰寫等進行統一，將此作為前提，積極引進高質量的管理認證體系。當前，對于電子檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等數字化檔案的整理以及歸檔已經越來越規范化。所以，對于檔案的科學化管理需要強化管理意識，將檔案管理納入到單位管理的日常事務當中，與其他工作一同接受監督檢查。同時，也要將其放入到年度目標管理當中，與獎懲考核同步，以便使檔案管理更加規范化。因此，單位對于檔案基礎工作的強化，要給予高度的重視，以便使檔案管理能夠更加規范。

2.2 加強檔案管理的現代化建設與信息化水平

隨著時代的發展進步，科學的檔案管理離不開各種各樣的現代化設備。在我國長期的檔案管理中，檔案記錄一般都是紙張記載，而隨著時代的發展，人們對文檔的記錄大部分都是采用各種各樣的數字設備。伴隨著信息網絡和移動設備的發展普及，人們對檔案的服務要求也從面對面的服務發展到了網絡服務，人們對檔案工作的科技化、現代化的要求也逐漸提高。在另一方面，檔案的信息化也是社會發展的必然趨勢，是順應時代發展進步的必經之點。而且伴隨著社會的發展和經濟的進步，人們工作生活節奏不停的加快，對資料的需求量和獲取資料的速度也有了更高的要求。在這樣的情況下，檔案管理部門更需要建立起龐大完善的數據庫，并且要具有強大的信息搜索能力。總體來說，要加強對檔案管理的現代化建設，引入各種先進的管理手段和管理設備。

2.3 提高檔案管理工作人員的工作能力

檔案管理是一個對信息綜合要求甚高的工作，尤其是在當前的新興形勢下，檔案管理的工作范圍更為廣泛，技術更先進，專業要求也更加的強。這就對檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。時代的發展要求檔案管理人員不僅僅能夠對傳統紙質檔案進行有序管理，更要順應時代的發展，掌握現代化的科學技術和各種先進工具的相關操作技術。除了對專業的知識精通外,還要對各個方面有所涉獵，這樣才能給咨詢者提供優良的服務和有效的建議。檔案管理的工作人員是檔案管理的最為直接的實施者，他們的工作定義著檔案工作能否有效的實現，所以提高其工作能力是加強檔案科學化管理的必要手段。

2.4 改善檔案管理工作的服務方法

隨著社會各個方面需求的不斷增加，現下社會檔案資料的應用面也不斷擴大，應用人數也逐漸增加，在這種情況下的檔案管理工作不應該只局限在檔案管理部門之中。檔案管理應該改進服務方式。檔案管理可以由單純意義上的提供給使用資料的供應者轉變為信息咨詢服務工作者。同時還可以順應現代網絡信息技術發達的現狀，將檔案管理的一部分權限進行下放，這樣可以減少相當一部分的工作壓力。

綜上所述，檔案資料是單位發展的重要資料，保護過去、記錄現在、聯系未來，為單位的決策制定提供了寶貴的數據資料，因此我們應當加以高度的重視，不斷克服打破傳統管理模式的不足和缺點，積極開擴創新，不斷努力，完善日前的檔案管理工作，采取科學的措施提高檔案管理的科學化水平。