土地檔案管理存在的若干問題及對策

文/薛向楠，秦皇島市撫寧區(qū)自然資源和規(guī)劃局

1 土地檔案管理存在的若干問題

1.1 存檔設(shè)備落后，手段滯后

現(xiàn)階段來說，土地檔案管理采用的都是人工管理，具有一定的檔案存放場所和一定的管理模式。但隨著土地利用方式的增多，再加上土地信息公開增加了查詢和利用次數(shù)，提升了土地檔案管理工作難度。并且工作人員依舊采用過去落后的管理方式，檔案分類不到位，存在錯(cuò)放漏放亂放等特點(diǎn)，增加了土地檔案查找的復(fù)雜性，一定程度上降低了管理水平和工作效率。

1.2 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

土地檔案管理對于土地資源的利用效率具有直接影響，但是，在實(shí)際的工作過程中對檔案從業(yè)人員的要求不高，于是導(dǎo)致了現(xiàn)在的檔案人員整體素質(zhì)偏低，服務(wù)意識不高。大部分工作人員仍處于被動(dòng)工作狀態(tài)，不懂得積極主動(dòng)地進(jìn)行業(yè)務(wù)提升和方法改造。再加上自身專業(yè)知識儲備的陳舊性，跟不上檔案管理的快速發(fā)展，水平上有所欠缺。

1.3 信息化管理系統(tǒng)不夠完善

信息化時(shí)代，給人們帶來了便捷，提供了方便。傳統(tǒng)的檔案管理需要人為地進(jìn)行控制，再加上查詢分類要浪費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。查找檔案時(shí)需要親自去進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，如果遇到檔案未到，就相當(dāng)于白跑一趟。如果有相應(yīng)的管理系統(tǒng)，輸入個(gè)人信息就可以知道檔案是否已存在檔案室，就可以減少在這方面時(shí)間的花費(fèi)，提高辦理業(yè)務(wù)的效率。目前，我們許多地區(qū)的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢，但還存在檔案歸檔時(shí)間不能及時(shí)顯示和檔案中途的歸置未知這方面的不足。

2 加強(qiáng)土地檔案管理的對策

2.1 推進(jìn)土地檔案管理的規(guī)范化

當(dāng)前我國土地檔案管理工作中仍存在不少問題，工作人員的素質(zhì)參差不齊，工作態(tài)度消極，缺乏責(zé)任感，這一系列問題都給我國土地檔案管理工作的發(fā)展帶來了極大的阻礙。很多員工在實(shí)際工作中存在不同程度的違規(guī)操作現(xiàn)象，因此只有推進(jìn)土地檔案管理的規(guī)范化才能夠提高土地檔案管理的工作效率，為了推動(dòng)國內(nèi)相關(guān)部門合理有序地開發(fā)土地資源，提高土地資源的利用效率，必須落實(shí)好這部分工作。根據(jù)我國實(shí)際的國情以及社會發(fā)展的需要制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，以此規(guī)范一線管理人員的行為，真正實(shí)現(xiàn)土地檔案管理的規(guī)范化。

2.2 依據(jù)國土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

當(dāng)前的國土檔案已經(jīng)有了明確的分類，但由于每個(gè)類別的內(nèi)容層次不齊，因此仍需要在今后的發(fā)展過程中不斷將其完善。例如建設(shè)用地類的報(bào)批就存在一些漏洞，其時(shí)間較長，因此易造成遺忘。聲響材料的文件內(nèi)容較少，較其他檔案存在著很大的差距，因此工作人員很容易將其進(jìn)行忽略。因此為使得檔案在收集的過程中保持其完整性，檔案管理人員就應(yīng)該將各種類別的文件進(jìn)行分類的保管，并且按照時(shí)間以及所涉及材料的多少來涉及存檔的流程，從而做到在工作中不對于任何檔案有所遺漏。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理的專業(yè)性

在信息時(shí)代，人才是管理中的關(guān)鍵性因素，完善的管理制度需要人來制定與實(shí)施，因此，在土地檔案管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)該充分認(rèn)識到當(dāng)前管理人員素質(zhì)欠缺對工作造成的制約，并加強(qiáng)專業(yè)人才的引入與培養(yǎng)，確保土地檔案管理工作迎合新時(shí)代的發(fā)展要求。在人力資源管理過程中，相關(guān)部門首先要加強(qiáng)專業(yè)能力培養(yǎng)，通過定期培訓(xùn)，對目前的土地檔案管理人員提出更高的要求，以保證能夠根據(jù)國家的相關(guān)政策，探索檔案管理新思路。其次，注重提高管理人員的信息素養(yǎng)，信息化是土地檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在培訓(xùn)中增加信息管理內(nèi)容，提高人員操作軟件的熟練程度，培養(yǎng)其信息分析、整合、利用能力，是提高土地檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。再次，強(qiáng)調(diào)管理的人文性，構(gòu)建協(xié)調(diào)人際關(guān)系，利用相應(yīng)的管理制度，推動(dòng)各部門之間的信息溝通，為土地檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境。最后，完善人才培養(yǎng)策略，對工作中表現(xiàn)突出的人才進(jìn)行合理調(diào)配，構(gòu)建公平合理的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)人員參與土地檔案管理工作的積極性，進(jìn)而保證檔案內(nèi)容的完整、可靠。

2.4 加大投入提升土地檔案保管條件

土地檔案保管條件不合理，會造成土地檔案管理出現(xiàn)一些問題，例如，檔案文件損壞、丟失等。對此，土地檔案管理工作中應(yīng)加大投入不斷提升土地檔案保管條件。例如，應(yīng)加大土地檔案管理投資，加大對檔案管理室的建設(shè)，加強(qiáng)設(shè)備的投入，改善土地檔案管理室的環(huán)境，為土地檔案管理工作的順利開展提供一定的幫助。另外，在土地檔案保管的工作中，應(yīng)加大設(shè)備的改進(jìn)，例如，淘汰陳舊設(shè)備，引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，全面提升土地檔案管理的水平，為推動(dòng)土地檔案管理工作提供一定的幫助。

2.5 創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理的信息化水平

在實(shí)踐中，積極推動(dòng)信息化建設(shè)一方面有利于擴(kuò)大檔案管理規(guī)模，相較于紙質(zhì)檔案，計(jì)算機(jī)的存儲量是不可估量的，而這就為各類信息的收集與建檔提供了機(jī)會。另一方面提高了信息的利用效率，如相關(guān)人員可以利用關(guān)鍵詞對所需的土地信息進(jìn)行搜索，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)做出分析模型，從而為土地資源的利用與開發(fā)提供科學(xué)依據(jù)。目前在土地檔案管理中，信息化建設(shè)依然存在一定的問題，針對此，相關(guān)部門首先要轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案時(shí)代的管理理念，增加投入，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。其次，推動(dòng)信息平臺的建設(shè)，對土地檔案信息進(jìn)行分門別類，提高管理的科學(xué)性，以便于土地檔案的共享。

總的來說，土地檔案管理工作對國家土地的使用和發(fā)展有著不可忽視的作用，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題，并結(jié)合實(shí)際情況不斷改進(jìn)這些問題，從而提升土地檔案管理工作效率。