檔案規范化與信息化管理

文/冉雪蓮，重慶煤礦安全監察局

1 引言

檔案質量管理全面化是指以單位領導為核心，組織檔案工作人員進行部署。通過現代化的方式讓科技化管理發揮良好的作用。制定全面有效的規章制度與管理體系，確保檔案管理工作落實到每個人身上。圍繞著加強檔案管理工作的質量為核心，確保檔案管理工作的質量。

2 檔案含義

檔案管理工作不容忽視，有了良好的檔案管理工作、齊全的資料記載，才可對單位的歷史沿革與發展起到說服性的作用。在單位中，檔案管理的含義是在工作當中關乎社會和國家及單位本身重要的過程以數據、照片、錄音、錄像、實物、文字記錄的形式進行詳細記載。所以檔案管理工作的質量，直接關系著這些流程中的重要信息。只有通過不懈的努力，不斷提升檔案管理工作的質量水平，保證檔案的真實性、完整性，才能將此項工作的成效提升。

3 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會進行各種實踐活動的真實記錄，是原生信息。其深入人類日常社會生活，體現在社會生活的方方面面，有著非常重要的作用。所以，加速推動檔案管理信息化、規范化和科學化發展，持續加強檔案基礎建設，檔案管理當務之急必須不斷增加工作力度。

檔案工作已成為單位不可或缺的部分。它既可較高的提升工作品質及效率，又有利于保證原始資料的真實性。檔案管理工作直接體現單位領導是不是能根據整體運作情況及時調整管理政策。加強管理的理念，就是要加強研究新出現的檔案管理方法，如實、完整地反映出單位的整個運作成果及發展情況。

在信息化迅速發展的今天，人們對檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及長遠的戰略意義。隨著人們逐漸進入信息社會后，檔案對于人們了解客觀及主觀世界，對于經濟發展、傳承文明及科技創新，具有無可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會，加快信息檔案建設是檔案部門和檔案工作者當務之急的重要任務。檔案信息化、規范化及科學化是檔案工作邁向現代化建設的必經之路。

4 檔案管理工作中存在的問題

單位檔案管理工作是單位內重要的人、事、物的管理載體，是對單位發展實行的準確記錄，從其內容來看，有著較強的政策性、嚴密性及專業性。因此，對新時期提高檔案管理科學化水平的路徑進行分析有著較為重要的意義。

第一，缺乏創新意識。由于傳統觀念的影響，導致管理觀念比較的陳舊，在檔案管理方面只是進行保管并沒有注重檔案資料的運用，也沒有對檔案進行有價值的開發，更沒有實現檔案的共享。第二，檔案管理機制不夠完善。沒有根據自身的情況對各項機制進行完善，工作人員自身能力也存在著很大的差異，讓檔案管理工作一直處于被動的狀態。第三，沒有有效的利用檔案資源。因為不重視檔案的管理工作，同時沒有正確的檔案管理意識，導致了檔案管理在實際的工作中不能夠規范的開展，也就不能讓檔案得到有效的利用。

5 電子信息檔案管理系統構建所應遵循的基本原則

1）規范化。任何工作要想保持一個穩定發展的狀態，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統的建設與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯網信息技術的介入，使得系統數據信息能輕易被被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統應用的安全性、可靠性要求，需要在系統建設期間，分析可能會存在的安全隱患問題，確保每一個工作階段都能夠規范化，管理質量提升能夠給電子檔案應用帶來積極的推進作用。

2）一體化。一體化指電子信息檔案統一管理階段，做好集成化的管理模式應用，當各種數據信息資源能夠協調性應用，那么電子檔案的真實性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統應用期間會生成一個較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發性問題，在電子信息檔案管理系統建設階段，應探索管理周期設置要求，實現對電子檔案的有效性管理與應用。

3）自動化。自動化在電子信息檔案管理系統建設階段的要求，就是針對電子檔案的自動生成，檔案管理員對相應的電子檔案數據信息進行搜集、整理，經過分類、整合之后能夠對已有的電子檔案信息資源進行深入的分析與研究。整合過程中，將文件自動合成處理，為后續的利用提供便捷條件。

6 提升新時期提高檔案管理科學化水平的相關策略

全面強化檔案管理工作信息化建設，檔案管理工作信息化建設已經成為了其發展的必然趨勢，從當前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，單位領導必須轉變傳統的檔案管理工作認識，健全檔案管理工作機構。同時，在進行信息化建設時，可選擇使用當前已經較為成熟的檔案資源管理系統，通過借助新技術對圖像檔案與文字檔案進行準確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網絡平臺對檔案資料進行傳輸，實現檔案管理的無障礙、遠距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現檔案在長期保存過程中出現的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設中，對檔案管理信息化管理標準進行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設標準化程度。

7 結束語

在檔案管理工作中，如果繼續沿用傳統的檔案管理模式，將直接影響檔案管理的工作效率和質量。信息時代已經到來，我們可以將信息技術和檔案管理工作結合到一起，對檔案管理的模式進行創新，將檔案管理的規章制度進行完善，重視檔案管理工作人員的專業技能和綜合素質的培養，才可以讓檔案管理工作更加順利的開展，最終讓單位得到更好的發展。