檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

文/劉美鈴，重慶市礦業(yè)工程學(xué)校

1 引言

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進步，為開展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應(yīng)用電子信息化管理模式是發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)階段，檔案管理人員必須緊跟時代發(fā)展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理信息化。

2 檔案管理的發(fā)展進步

隨著經(jīng)濟水平和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進步，電子信息化時代的到來，大量的信息資源迅速涌入到企業(yè)的各個方面，尤其對檔案管理部門產(chǎn)生了十分巨大的影響。對比以往檔案管理工作依靠紙質(zhì)件、實體檔案較為傳統(tǒng)的管理工作模式，當下檔案管理工作電子信息化建設(shè)，使企業(yè)面臨著全新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理中，運用計算機可以大量存儲以及快捷檢索檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀形式，是一項重大的變革。相比傳統(tǒng)的檔案管理，其管理方式雖然在一定時期發(fā)揮了作用，但是隨著現(xiàn)代化的變革，已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，所以，在保留原有管理模式優(yōu)勢上，積極改進、更新檔案管理方法，以建立適合于企業(yè)發(fā)展的電子信息化管理模式，使檔案管理工作效率得到提高。

3 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

電子信息化模式下的檔案管理改變了傳統(tǒng)的記錄模式，將文字、聲像等信息通過計算機數(shù)字編碼進行處理，進而變成數(shù)字記錄形式的電子文件，具有快捷且可更改、可共享以及儲存方便的優(yōu)點。實現(xiàn)了檔案管理的自動化、信息化以及智能化。電子信息化模式下的檔案管理工作優(yōu)勢：

3.1 檢索檔案可以更加快速和精確

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的檢索需經(jīng)過檔案管理人員翻閱登記本進行查找，查找過程時間長、易出錯、效率不高。如果將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理中，利用其高效、精確的特點，實現(xiàn)檔案查找工作更加方便、快捷。

3.2 電子文書保存更加穩(wěn)定、安全

同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，紙質(zhì)檔案往往會因為人為或是自然因素造成資料的不可逆性破損、丟失。運用智能化電子設(shè)備，將原有紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子資料，則有效地解決了易破損、易丟失這些問題。在電子技術(shù)的保障下，資料的存儲形式多樣、存儲程序簡單快捷、存儲時間長，大大提升和增強資料保存及傳遞過程的時效性、安全性。

4 檔案電子信息化管理的途徑

在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展模式之下，企業(yè)檔案管理水平需與時俱進，探索如何建設(shè)檔案管理電子信息化道路。這不得不要求企業(yè)改變以往檔案管理模式、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強、檔案管理方式錯誤、檔案管理信息化建設(shè)進展緩慢問題。作為一名企業(yè)檔案管理工作者，面對這些問題，通過對問題具體分析、資料的收集整理，制定出科學(xué)合理的解決之策，為企業(yè)檔案管理電子信息化激發(fā)新的活力，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

4.1 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提高人員業(yè)務(wù)能力

一方面加強基礎(chǔ)建設(shè)，從硬件建設(shè)的投入上下功夫，不斷優(yōu)化改善工作環(huán)境，及時更新?lián)Q代電子儀器和多媒體器材，升級電子軟件設(shè)施，有效保障電子信息化的順利運行與發(fā)展；另一方面，不斷加強管理團隊的自身建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)造外出深造培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會，使其能夠及時掌握最先進的技術(shù)知識、管理理念，提高管理能力，提升電子歸檔業(yè)務(wù)技能；此外，在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，同時加大檔案部門之間、區(qū)域之間的系統(tǒng)合作力度，通過交流，促進互聯(lián)互通，有效實現(xiàn)知識創(chuàng)新、資源轉(zhuǎn)化、資源共享。

4.2 檔案管理的同步化及實時化

檔案的信息資源是企業(yè)的核心，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟效益，妥善保管企業(yè)各項資料有助于提升企業(yè)的綜合競爭力，進而推進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展，加快企業(yè)電子信息化建設(shè)進程，積極應(yīng)用電子信息化的管理模式。在現(xiàn)階段來看，信息技術(shù)的發(fā)展很快，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺中，全面建設(shè)企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫十分必要，除了可以確保各項資料的完整性，還為用戶快速查找內(nèi)容提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實現(xiàn)實時化、同步化的管理目標。

5 檔案管理電子信息化應(yīng)用的重要性

5.1 提升工作效率

在任何一個企業(yè)，部門與部門間需相互配合，共同完成工作任務(wù)。企業(yè)建立電子信息化平臺，信息資源進行共享，有效節(jié)省了部門與部門間溝通時間，提升了工作效率，經(jīng)過大量的實踐可知，在企業(yè)檔案管理方面，如果能夠有效地開發(fā)與利用電子信息化平臺，可以為企業(yè)節(jié)省很多的資源，有助于節(jié)約生產(chǎn)運營成本，讓員工高效的工作。

5.2 共享檔案信息資源

當今社會我們正處于信息化時代，通過運用電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)信息化平臺，完成信息資源共享，形成現(xiàn)代化管理模式，實現(xiàn)了企業(yè)管理人員利用數(shù)據(jù)平臺，就能掌握企業(yè)內(nèi)部人和物的具體情況，解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息不全面、信息不準確、信息源單一等問題。

5.3 有利于構(gòu)建規(guī)范化的流程體系

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上構(gòu)建規(guī)范化的流程體系。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計算機技術(shù)便可以根據(jù)實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

6 結(jié)束語

電子信息化管理模式就是信息化管理電子文件，需要借助計算機一類的設(shè)備閱讀使用，它雖沒有傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)文件可讀性強，但是相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，其處理方式與傳遞的速度效率卻略勝一籌，不需要像紙質(zhì)文件必須配有專門的、大面積的空間用來存放文件，實現(xiàn)實時共享同時且不會受到空間的限制。總結(jié)來說，電子信息化管理模式就是一種較便利的儲存文件的方式。在企業(yè)管理中，要全面落實檔案管理工作，積極應(yīng)用電子信息化技術(shù)，順應(yīng)時代發(fā)展，推進檔案管理的信息化建設(shè)，做好檔案管理的電子信息化建設(shè)具有重要的意義。