高校財務檔案管理特點及其改進措施

文/李洪，湖南理工學院

1 高校財務檔案管理的特點

1.1 檔案內容專業性

對于高校管理工作而言，高校財務檔案不僅是高校檔案管理工作的核心，同時也是高校歷年經濟、財務的史料與憑據。高校財務檔案管理工作的真實性與完整性對于提升高校綜合管理工作的重要體現。高校財務檔案管理主要包括兩個方面：其一是財務收支票類（比如說學生的學費、收據、助學金以及獎學金、清單以及服務類的相關內容）；另一種是財務核心算專業憑據（比如說工資獎金福利津貼發放表、單據賬表、銀行對賬單以及各類財務檔案的管理、分類、移交或者銷毀等等），因此具有較為明顯的專業性。

1.2 檔案管理過程的政策性

高校財務檔案管理是依據不同階段的票據進行整理、分類之后再進行歸檔，從最初收集再到后期的審查、銷毀，整個流程都要嚴格依據國家以及部門的相關標準與要求來進行操作，對于那些未依據執行流程操作的人員進行依法、嚴格處理，因此檔案管理工作具有嚴格的政策性。

2 當前國內高校財務檔案管理當中存在的問題

2.1 制度不夠健全

依據現階段我國的實際情況來看，當前高校財務檔案管理制度中存在著制定缺陷、以及管理寬松以及責任感不強等問題，這些問題的出現導致了高校財務檔案管理工作經常出來不細致、不作為、混亂等情況。而負責高校財務檔案管理的高層只重視教學質量的好壞優劣，對于高校財務檔案管理工作并不重視，認為財務檔案管理只是對高校內各種項目、經費的支出票據和證明進行歸納與整合，至于確立一個系統化、標準化的制度是沒有必要的，這也使得整個高校財務檔案管理工作長期沿用傳統、落后的工作模式，對于提升高校綜合管理水平造成了不同程度的影響。

2.2 財務檔案管理人員專業素養不足

高校財務檔案管理部門的高層領導忽視財務檔案管理工作的重要性，而且許多在從事高校財務檔案管理的相關人員往往都是其他部門的教師臨時調到部門當中兼職一段時間，這些教師雖然在自身專業上有所成就但是在高校財務檔案管理工作方面仍然缺少相應的專業素養，導致高校財務檔案管理人員在工作當中的積極性與效率性受到不同程度的影響。許多財務檔案管理人員往往都是先將自已的本職工作做完之后再做財務檔案管理工作，有些管理人員甚至拖延或者不做，高校的財務檔案管理工作進度受到了嚴重的阻礙。

3 強化高校財務檔案管理建議

對于上述高校財務檔案管理工作當中存在的問題，高校方面必須要對合具體情況來制定出一些科學、合理、具有創新意識的管理方式，在擺脫傳統陳舊、落后管理方式的同時，強化新時期的高校財務檔案管理質量。

3.1 構建完善的高校財務檔案管理機制

完善的財務檔案管理機制是實現財務日常管理工作的重要基礎，想要將管理工作落到實處，就必須要把制度進行完善，同時還要將‘有法可依、有理可循’的理念貫徹到整個工作過程當中，也就是說只有將制度進行補充、完善之后才能夠保障管理工作的質量。因此高校財務檔案管理制度必須要依據以下幾個部分內容進行：1）按照高校傳統的管理制度作為前提，參考國內與國外最先進的財務管理方式后結合高校自身的實際情況，來總結出其間存在的問題并制定出一套符合國情的高校財務管理機制；2）按照我國國家所制定的法律法規以及近些年推出的財務政策、文件，以此來作為指導思想來構建出一個完善、穩定的財務檔案管理系統；3）構建一個健全的高校內部檔案查閱方案和檔案審查管理機制；4）確立一只嚴格的管理隊伍來保障高校財務檔案管理工作能夠安全、可靠、穩定地運行。

3.2 強化學校財務檔案管理隊伍的職業能力

如果高校條件允許，可以通過聘用業內知名度高的專家、教授或者一些講師到校來進行學術交流，也可以到其他高校去和其他專業人員進行相互學習、探討，為高校培養出更多具有高校財務管理水平和職業素養的人才，構建出一支團結、穩定的高校財務檔案管理團隊；1）高校要對現有的財務檔案管理隊伍中的所有成員進行專業化、系統化的培養，并結合每個財務檔案管理成的實際情況來制定出一個最高效、最合理的人才養成計劃，然后再依據每個成員的文化程度高低以及人員的培訓效果優劣進行分類，再結合循序漸進的方式來培養并提高他們的政治思想與責任感。2）重視高校財務檔案管理隊伍綜合素養的培養，并運用定期或者不定期的方式將高校財務檔案管理隊伍中表現優異的成員，通過外派的方式去學習國內或者國外先進的專業知識與技能，然后再深入分析高校財管檔案管理當中的問題并進行總結之后，通過確立榜樣和舉行專業技能競賽、優化人員評比等方式來提高所有成員的競爭意識，從面全面提升高校財務檔案管理隊伍的綜合能力，確保高校財務檔案管理能夠走向多元化、市場化、創新化方向發展。3）想要提升高校財務檔案管理的質量，那么就必須要在高校財務檔案管理部門當中確立一套嚴格的崗位責任制與獎懲機制，將部門當中的高層管理人員組成一個監督小組，對財務檔案管理人員的日常工作質量以及貢獻度來進行記錄并給出一些相應的評價，對于表現優秀的成員給予一定的物質獎勵；至于一些表現較差的成員則應當要進行適應的懲罰。通過這種帶有激勵性質的方式對于提升高校財務檔案管理人員的工作態度和工作效率具有重要的促進作用。

4 結語

綜上所述，想要將高校財務檔案管理工作落到實處，就必須要結合高校的實際情況，投入大量的時間與人力、物力來進行總結與分析，并對現有的高校財務檔案管理方式進行創新與改進，這樣才能夠適應高校未來的發展需求。