辦公室行政管理精細化的實踐路徑分析

文/胡靜，中交武漢港灣工程設計研究院有限公司

1 辦公室行政管理精細化的思路

1.1 構建精細管理體系

事先明確辦公室行政管理精細化發展方向，針對企業的實際發展情況以及現狀，制定完善的實踐方式，探究實施精細化管理目標的過程中，明確關鍵環節以及薄弱問題。例如，在具體的實踐環節當中，把握好六項要素的核心內容，事情發生的原因，在何時何地發生，其中涉及到哪些人員，需要用什么方式解決，才能夠在發展的過程中消除相關障礙，在規定的時間之內，更好的完成各項工作。因此，對相關環節與問題進行精確的把握，對企業內部的管理體系進行完善，將精細化管理的功效充分發揮出來。

1.2 提高員工協同意識

辦公室行政管理工作的順利開展，需要相關部門的工作人員積極配合與相互協調，精細化管理這項工作亦是如此，只有這樣才能夠完成最終的目標。在相互溝通的過程中，辦公室人員應進行橫向溝通與縱向共同，避免企業內部出現信息孤島等情況，所謂橫向溝通，就是對企業相關職能部門進行必要的配合與支持，全面落實上級所傳達的精神與布置的任務。所謂縱向溝通，則是做好上下級之間的信息傳遞工作，明確上級領導的意愿并把握后期工作方向，提高內部員工的協同意識，順利開展各項工作，提高辦公室行政管理工作效率。

1.3 明確精細管理內容

對企業員工進行量化考核的過程中，模糊的管理方式必定會為后期的工作產生影響，各項工作的開展只是依靠員工的主動性與自覺性。因此，為真正將行政管理工作的細節落實到實處，應根據實際發展情況相互結合，將精細化管理理念引入其中，提高本職工作的細節要求與邏輯性。例如，針對某項工作的特點，對其細分為幾個不同的步驟，采取具體化與明確化的方式分配各項工作內容，每位工作人員為了實現最終目標，真正恪守本職。

2 辦公室行政管理精細化的現狀

2.1 缺乏完善管理制度

對于一個企業而言，建立一套合理的規章制度，才能夠滿足辦公室行政管理工作的基本需求，同時也是這項工作開展的主要職責。因此，采取多元化的方式保證管理制度的合理性，為辦公室工作的順利開展提供必要保障。但是，因部分管理制度不夠精細，并沒有針對不同的情況制定相應的辦公制度，在內容方面出現了相似性，影響最終的工作效果。另外，沒有對辦公室的工作進行明確劃分，無法落實責任，工作人員的積極性也會受到不同程度的影響。

2.2 缺乏較強管理意識

企業管理人員自身應具備相應的精細化管理意識，才能夠管理落實與執行精細化管理工作，保證精細化管理工作的順利開展。根據實際發展情況，制定相關規章制定，對于存在的問題進行全面分析，有針對性的進行調整與改正。但是在實際的發展歷程中，受各種因素的影響，部分辦公室管理人員因自身缺乏精細化管理意識，在相關管理工作當中存在許多問題，最終的管理水平會因此受到不同程度的影響。

3 辦公室行政管理精細化的策略

3.1 加強企業文化建設

在現代企業發展的歷程中，企業文化的重要性逐漸得到凸顯。通過建設企業文化，既能夠提高企業員工的綜合素質，還能夠增強員工對企業的責任感與歸屬感，在后期的工作當中全身心投入其中，不僅能夠保證工作質量，還能夠大幅提高工作效率。精細化管理的本質也是企業文化的外在表現，為保證辦公室行政管理向著精細化方向發展，在企業文化建設的過程中，應將精細化管理融入其中。首先，秉承著放大抓小的管理原則，開展辦公室行政管理工作，將細節作為切入點，逐漸深入開展精細化管理，內部員工根據自身實際情況開展相關工作，領導者在這一過程中充分發揮監督管理的職責。其次，在建設企業文化的過程中，加強建設辦公室的文化環境，為內部員工營造良好的工作氛圍，進而加強企業精神文明建設，促進精細化管理的順利實施。

3.2 明確不同崗位職責

從表面來看，辦公室行政管理工作相對較為復雜繁瑣，但是推行金細化管理之后，能夠明確的對各個部門的工作進行劃分，保證每個崗位都有明確的工作對象。因此，相關領導人員應對辦公室人員的專業技術與能力進行正確評估，進行企業崗位劃分，為管理工作的順利開展奠定基礎。因此，定期為辦公室人員開展培訓工作，無論是思想政治教育還是專業技術培訓，采取時效性措施，真正提高辦公室人員的工作執行能力。另外，因辦公室管理人員會與不同的人員進行接觸，歸其根本，行政管理工作的本質就是一種服務性工作，相關工作人員應不斷提高自身服務熱情，才能夠為廣大員工提供熱情周到的服務，成為企業領導者的得力助手，滿足精細化管理的順利實施。

3.3 細化各項工作流程

管理者應對內部運用情況進行全面深入了解，為辦公室行政管理精細化管理工作的開展提供依據。管理者重新梳理辦公室行政管理工作的各項流程，明確內部經營特點并把握發展目標，對行政管理的控制節點進行提煉，執行計劃、活動安排、實施標準都應涵蓋其中。對辦公室行政管理工作的控制節點進行控制，為后期所開展的工作進行細化分析，為各項工作的落實提供依據。例如，在執行工作的過程中，辦公室起到重要的中樞作用，為嚴謹細致的做好各項工作，相關工作人員必須根據相關工作流程做好自身工作，遇到意外情況要及時請示，杜絕自作主張、擅自處理等各種請的出現。 辦公室在企業內部的組織框架結構當中，處于決議層與操作層，各項工作的開展必須嚴格按照相關規章制度，保證工作的有序開展，提高辦公室行政管理的工作質量與效率。

3.4 構建完善規章制度

使辦公室行政管理工作向著精細化方向發展，將完善的規章管理制度作為前提基礎，為精細化管理工作的開展提供必要依據，滿足精細化管理方案的順利實施。第一，根據辦公室行政管理工作的具體內容相互結合，制定出相關規章管理制度，對各個崗位的工作職責與工作標準進行明確劃分，保證最終權力與責任的一致性。優化與辦公室行政管理工作的相關流程，在各項工作流程中融入現代化管理理念，嚴格按照相關流程順利開展各項工作。第二，全面監督管理各項工作的執行情況，有針對性的制定監督管理制度，提高開展相關工作的執行力度，將精細化管理的作用貫徹落實到實處。第三，合理應用現代信息技術，對行政辦公信息系統進行完善，保證辦公室行政管理工作向著信息化方向發展，對精細化管理的順利開展起到促進作用。

3.5 加強文化宣傳力度

受傳統工作理念與方法的影響，部分企業并沒有給予企業文化應有的重視，制定經營理念的過程中沒有充分考慮自身實際情況，導致企業文化的作用流于表面。員工在開展各項工作的過程中，對于沒有實質性意義的企業文化，并不會遵守與執行，在這樣的大環境下，對于辦公室行政管理工作的開展起到一定限制作用。因此，大力宣傳企業文化，對辦公室行政管理工作的順利開展起到積極作用。第一，在導向作用方面，企業文化存在的作用就是能夠讓內部工作人員嚴格遵守相關規章制度開展工作，并高度認同企業的整體價值，發揮其強大的號召力與感染力，為實現企業發展目標而不斷努力與奮斗。第二，在辦公室行政管理工作中融入企業文化，還能夠幫助員工樹立正確的價值觀念，愿意自覺維護集體利益與企業利益，為企業實現可持續發展奠定堅實基礎。

4 結語

總而言之，因辦公室行政管理工作相對較為復雜，假如把握不好或者處理不當，在交流工作的過程中極易出現失誤或者其它負面影響，直接影響企業的經濟發展與進步。因此，明確辦公室管理工作的重要性，根據實際情況引入精細化管理理念，對各項工作細節與流程進行規范，將精細化要求落實到各項工作當中，借助完善的管理制度，降低企業管理成本，提高企業管理效率，進而全面提高辦公室行政管理工作水平與效率。