淺談信息化在工程檔案管理工作中的應用

文/呂海燕，新疆圣雄能源股份有限公司

作為工程項目的重要組成部分，工程檔案主要是對企業從建業開始的工程建設成果及榮譽的記錄，同時，通過它也能很好地考察企業的發展歷程，表現出企業檔案管理水平和企業施工水平。所以說，一定要做好檔案管理工作，它能夠對工程建設完工質量產生影響，甚至是企業經濟效益。而在當前信息化日益發展的趨勢下，加強信息化在工程檔案管理工作中的應用，則顯得尤為重要。

1 信息化手段應用的意義

1.1 減少成本

在以往的工程檔案管理中，對人力物力的要求比較大。因為傳統的工程管理比較復雜，耗費時間較多，需要投入大量的人力、物力、財力。在管理過程中，如果工程管理量巨大，工程十分復雜，就會更加增加了工程檔案管理的成本。但是，如果通過信息化，能夠減少很多成本，能省去不必要的人工勞動與繁雜的管理過程。通過信息化的技術能夠使得管理流程變得更加便捷，管理投入變得精簡。信息化管理手段的應用，降低了工程檔案管理的成本，提高了管理效率。

1.2 有利于提高工作效率

通過信息化，工程檔案管理工作的效率被大大提升了。在信息化技術中，主要通過互聯網、大數據等，實現工程檔案管理工作的快速化。在工程檔案管理中，需要面對很大的管理工程量，通過傳統的管理模式，是比較復雜的，因為主要是通過人工來進行處理。而人工操作比較容易產生失誤，更是影響工作效率。通過信息化的管理模式，在很大程度上減小了失誤，使工作效率得到了很大的提升。

2 工程檔案管理的信息化系統功能設計

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理的基本功能是重要的基石，一般有以下幾點：一是基礎信息設置功能。這是通過對工程檔案信息的參數設定、權限設定的管理方式，從而達到對工程檔案信息數據的轉換和維護。二是檔案文件信息化采集和整理。通過信息數據庫，將紙質的工程檔案電子化，在智能識別系統的依托之下，實現對數據的全時分析、實時更新、數據交流和共享。三是工程檔案文件日常管理。對工程檔案的日常管理要注重對相關數據的管理、綜合管理以及對檔案的統計、鑒定等管理內容，使檔案文件及時更新，與工程建設同步，及時、全面、準確地反映出工程建設的內容。四是工程檔案文件利用功能。對工程檔案文件的信息化管理，還要實現對工程檔案的開發和利用，通過對工程檔案的借閱管理模塊、編輯模塊、信息服務子模塊等，更好地發揮出工程檔案的利用價值和效能。

2.2 擴展功能

工程檔案信息化管理系統要實現對功能的拓展，具有可兼容或可移植性。例如：可以擴展實現對檔案的數字化加工和轉換處理，通過數據一體歸檔接口，實現對檔案信息的歸檔整理、全文檢索擴展。要注意的是，在實現工程檔案信息化擴展功能的同時，要保持業務數據轉換標準和數據結構的一致性。

2.3 數據庫

在工程檔案的信息化技術運用過程中，數據庫是關鍵性的內容，它涉及工程檔案數據的訪問規則、安全管理、存儲備份、系統擴展等方面，通過建構 E-R 模型，實現對檔案文件的收發、整理和編輯。在工程檔案的數據庫中，要實現對信息表的設計、數據表的設計、電子文件數據表的設計、描述數據表的設計，實現對工程檔案數據信息的提取、加工及管理。

3 信息化應用于工程檔案管理工作的保障措施

3.1 加強電子信息化管理觀念

在信息化、電子化普及到各行各業的過程中，要引入新的信息化技術，實現對工程檔案的保管，要充分認識電子信息化工程檔案管理的趨勢和方向性，實現工程檔案信息的統一形式、標準和平臺，運用電子掃描的方式，實現工程檔案的永久存儲和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務。

3.2 完善工程檔案的電子信息化系統建設

在對工程檔案電子信息化管理過程中，要建構和完善工程檔案的電子信息化系統，引入“互聯網 +”的概念，統一電子信息化工程檔案的開發軟件制訂程序，實現工程檔案網絡信息的傳遞和共享。同時，還要搭建高速、便捷的“云平臺”，實現工程檔案信息化管理的程序化、標準化、現代化，并做好數據備份工作，確保工程檔案信息數據安全無誤。另外，要培養信息電子化工程檔案的管理技術團隊，實現對電子工程檔案信息的統一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質量。

3.3 提升電子信息化工程檔案管理的安全性

在互聯網時代，電子信息化工程檔案建設還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現對工程檔案資料信息的保管質量。基于傳統紙質工程檔案向電子信息化工程檔案轉變過程中的不穩定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，要建構工程檔案的紙質化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網絡中存在的病毒感染現象和網絡攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時，還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網的原則和理念，使工程檔案數據庫信息安全通暢，實現高效的信息化檔案管理效果。

4 結語

總之，當前我國已經進入信息化時代，在我們的生活和工作中的方方面面都有信息化的應用。而現在的工程檔案管理工作中，也廣泛應用信息化，進而實現了工程檔案管理的全新改變。但是，結合當前的情況來看，在進行工程檔案信息化管理時，總是會存在諸多的問題，這些問題的出現，嚴重影響了工程檔案管理水平。因此，我們要采取相應的保障措施，通過采用完善檔案管理機制、提升信息化意識、提升電子信息化工程檔案管理的安全性等方式，來提升工程檔案管理信息化水平，從而推動企業更好地發展。