關(guān)于推進(jìn)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的幾點(diǎn)思考

文/蔡彩貞，浙江煥華檔案管理有限公司

1 檔案管理工作重要性闡述

檔案作為“信息之源”，是社會(huì)信息資源的重要組成部分。自上個(gè)世紀(jì)90年代以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，使世界各國的檔案工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。美國最早建成了全國檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全國數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為首個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。隨后，加拿大、英國、澳大利亞等國也先后著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。我國在此情形下也開始了檔案信息化建設(shè)的步伐。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》拉開了我國檔案信息化建設(shè)的序幕，《全國檔案信息化建設(shè)綱要》明確了檔案信息化建設(shè)的方向、基本內(nèi)容和要求，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程已被提上各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)重要工作日程，成為各檔案機(jī)構(gòu)開展工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作相對(duì)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的其他工作而言，不管是從重視程度還是執(zhí)行力度上來看都是處于相對(duì)弱勢(shì)狀態(tài)。目前機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作力量薄弱。

2.1 對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案管理工作是單位內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。基于人力物力等原因，許多單位檔案管理人員只盡到保管員的責(zé)任，檔案的價(jià)值并沒有真正發(fā)揮出來，甚至一些單位，沒有配備專職檔案管理人員，對(duì)于檔案的收集整理歸檔問題不重視，還存在很多不完善的問題，使得許多歸檔材料的整理和保管不規(guī)范。

2.2 檔案管理的信息化水平不高。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息化工作要求越來越高，雖然目前許多單位不同程度地實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，但絕大部分只是初步實(shí)現(xiàn)了利用管理軟件進(jìn)行檔案目錄著錄、編目、排序及檢索，并沒有真正實(shí)現(xiàn)的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，還不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上資源共享，使得檔案資源利用率低，工作效率低，降低了檔案在社會(huì)中的需求作用。

3 推進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策建議

提升檔案管理的水平和能力，要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和理念，充分明確提升檔案管理的必要性

3.1 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》的序幕拉開，檔案管理服務(wù)中介機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生，更多的人財(cái)物等資源投入到檔案管理事業(yè)中來，給檔案規(guī)范化管理提供了專業(yè)解決途經(jīng)。有關(guān)單位要做迫切做好以下幾方面工作：一是檔案管理制度要進(jìn)一步健全完善。要從規(guī)章制度抓起，建立完善合理、合規(guī)、可操作性強(qiáng)的管理制度。如要實(shí)施檔案整理數(shù)字化工作委托管理機(jī)制，委托專業(yè)檔案管理中介服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。二是檔案管理工作資金投入要進(jìn)一步加大。建議要把檔案管理費(fèi)用作為每年專項(xiàng)費(fèi)用列入財(cái)政預(yù)算，徹底改變目前各個(gè)部門檔案工作參差不齊的現(xiàn)狀。三是檔案管理工作機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步明確。單位要配備專門的檔案工作管理員，明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任人員，確保檔案管理工作取得實(shí)效。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，做好檔案的信息管理工作也是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理的工作，使計(jì)算機(jī)發(fā)揮理在的作用，提高工作效率，還能夠更加清晰 的做好檔案管理，可通過信息管理軟件，準(zhǔn)確快速的查找，避免人工查問的耗時(shí)耗力。為了順利的實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，借力檔案管理中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化，有效地發(fā)揮檔案的利用工作。

檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，然而現(xiàn)階段機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理工作的狀況不容樂觀，隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理的重要性逐步體現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、信息化和規(guī)范化，不斷提升檔案工作的管理水平，我們必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，抓住機(jī)遇，創(chuàng)新思維，以科學(xué)理論為指導(dǎo)，利用科學(xué)的辦法不斷完善檔案管理制度，面對(duì)新機(jī)遇，迎接新挑戰(zhàn)，采取新措施，不斷推動(dòng)檔案管理工作取得新成效，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展提供有較高價(jià)值的參考，走上可持續(xù)發(fā)展的道路！