計算機技術在中小學檔案管理中的運用分析

文/汪燕，上海市黃浦區盧灣二中心小學

教育事業向來都是國家工作的重中之重，是國家最為看重的一項工程。因此，許多中小學都普遍獲得國家的資助，擁有了自動化管理系統，其中行政管理工作則采用最為先進的技術。而在中小學的日常管理過程中，檔案管理工作是最為核心的。它記錄著學校發展歷史、日常管理工作、獎懲制度及對各位師生的評價、學校科研成果、等眾多方面的內容。因此，在現代管理形式的幫助之下，中小學怎樣做到通過對計算機現代技術的使用來檔案管理工作圓滿成功，這可以促進整個學校行政管理工作大膽的向著現代化新旅程發展。

1 計算機技術在中小學檔案管理工作的具體作用

近些年，計算機技術的創新發展給我國行政管理工作帶來了極大的益處，在計算機科學技術的幫助之下，很多單位的工作都因此產生了自動化與數字化的鼎新。如學校的工作便引入了新型的計算機技術，其中中小學檔案管理工作在整個行政管理工作鼎新中效果最為明顯。因此，很有必要對計算機技術在中小學檔案管理工作中作用進行探索分析，也有利于相關的工作人員清楚地認識到計算機技術對檔案管理工作的重要性。

1.1 方便檔案的錄入與收集

在以前，檔案收集管理工作基本上都是人工一個個錄入信息、紙質檔案管理的形式，其工作量可想而知，并且其中發生錯誤的幾率也特別高。同時隨著年歲的積累，檔案的堆積會占用檔案室大量的空間，使得管理人員越來越難以管理，難度系數也在不斷攀升，而且校上人員來查詢檔案也是特別不方便，這樣一來，會延誤校上人員的工作行程，造成不必要的損失。但是現在不一樣了，在計算機技術的幫助下，為中小學創建科學有效的電子檔案管理系統，實現檔案管理工作的數字化，從而完成所有檔案的信息輸入管理、檔案校正錯誤信息、儲存各種有用檔案等各種環節，并且現在整個檔案庫都會使用數據化方式，而不需要紙質檔，占用極小的空間便可，工作人員管理起來也是特別的輕易快捷。

而其中不乏有一些特別重要的紙質檔案，管理人員可以在計算機新技術的幫助之下，創建新的電子版目錄，不僅可以使檔案的分類更加方便，也可以加強對檔案的目錄的規范。

1.2 有利于提高檔案管理工作的效率

中小學需要管理很多師生，因此中小學需要管理的日常事務也是很多的，工作任務多，工作"步伐"快，而且管理的內容會一直都很多，隨著時間的積累，其工作任務更會逐步加劇。因此，很多時候檔案管理工作都很難和日常管理工作的同步開展。但是現在完全不一樣了，在采用計算機新技術幫助檔案管理工作以后，在日常管理工作的開展中是完全可以做到與檔案管理工作完全同步的。

第一，管理人員需要提前進行初步的編纂翻譯綱要或者模型，再在后面的時間進行常規的工作以及修改錯誤內容，并在最后需要校正信息并輸入新的正確信息。這與以前傳統的紙質檔案管理工作相比，具有了更加方便的錄入信息方式和修改錯誤內容的方式，這在很大程度上提高了整個檔案管理工作的效率。

第二，在日常工作的開展過程中，檔案管理工作人員有了電子檔案管理目錄以及整個檔案管理系統的幫助，可以最大程度的縮減整個檔案查詢、尋找所需要糜費的時間，直接提高了工作效率。

1.3 有利于縮減檔案管理人員的使用數目，從而大大為學校節省了一筆不小的人力成本開支

因為有了計算機新技術的幫助，中小學校可以通過創建電子式檔案管理系統直接完成對輸入信息、儲存信息、搜索信息的工作。因此，原本需要很多位檔案管理人員共同進行匯總處理的檔案現在通通不需要了，只需要一位檔案管理工作人員和計算機便能輕松完成所有的檔案管理工作。以此為角度來看，計算機技術不僅減輕了中小學檔案管理工作量，還為中小學節約了大量的人力成本支出，可謂是一石二鳥的好方法。

2 計算機新技術在中小學校檔案管理工作中的運用

自從計算機新技術在中小學校工作中被大量使用后，便鼎新了整個管理的內容，大大的提高了管理的效率，進一步完善了整個校園的管理工作。因此，很有必要的探索計算機新技術在中小學校檔案管理中的作用，并特別注意探索計算機新技術在檔案管理中的使用，以此來驗證計算機新技術在檔案管理工作中使用是否可行

2.1 開展管理工作內容的數字化鼎新

在很多中小學日常管理工作中都會普遍的接觸到各種紙質檔案文件，因此容易形成慣性思維，在開展檔案管理工作的過程中基本上都會直接輕忽對數字化檔案的創建工作。但是隨著新型模式逐漸被學校使用后，日常工作中產生的各種紙質檔案都可以轉化為數字的形式并被完整的保存下來。比如，學校從建校到現如今的發展歷史記錄、關于對學生的日常管理工作的記錄、各位優秀骨干教師的科研成果以及優秀學生的學習成果等。同時檔案管理的目錄也可以通過計算機的輔助完成對電子檔案的建設，由原來的紙質檔案目錄變為現在的電子檔案目錄，或者可以通過客戶端直接對所有的檔案進行管理。只有徹底完成這些工作，才能幫助工作真正的實現管理的現代化和高效化。

2.2 引入自動化管理系統

計算機新技術是通過相關軟件在工作中的使用，從而使各項工作能夠在較短的時間內快速完成。因此，如果想要計算機新技術在工作中發揮巨大的作用，就必須根據學校的實際需求情況，招聘具有專業技術的團隊為學校量身定做一套合理的檔案信息管理系統，以此來保證檔案管理工作在軟件的幫助下能夠高效便捷的運轉。雖然引入自動化管理系統會為學校帶來一些管理支出，但是在數字化管理工作開展以后，便可以長時間的節省不少的人工支出并且也會長時間的提高檔案管理工作的質量，這些都是不可估量的好處。

2.3 規范計算機技術在檔案管理工作中的使用

計算機新技術的使用可以輕易的和整個管理工作相匹配。比如，資料的收集整理、信息的輸入、信息的修改與存檔、信息的查詢等都可以加入計算機新技術的使用。但是在實際使用的過程中，學校必須要注意加強對計算機新技術的正確使用，并且很有必要設置相關權限的需要。

在計算機新技術為管理工作提供方便的途徑，但是有些工作人員為了自己的簡潔，便直接忽略了一些內容或者是格式的設置也存在不規范的操作。針對這些現象，學校系統必須要制定相關的規則，以此來規范錄入電子檔案數據。

3 結語

自從中小學大規模的使用計算機新技術以后，大大的提高了工作的質量，也催使工作的方式發現了巨大的改良。通過新型的計算機技術及中小學檔案管理工作的結合，不僅提高了檔案管理工作的工作效率，還能給今后的工作帶來方便。教育具有特殊性以及日常工作的瑣碎性，才會使得檔案管理工作也具有瑣碎復雜的特點。因此，合理使用計算機技術、迅速建立電子檔案、定期對管理人員進行技術培訓、軟件定時更新變得尤其重要了。只有這樣才能更好的發揮計算機新技術在工作中的作用，盡最大可能的提高整個中小學檔案管理工作的質量，從而促進學校的發展。