信息化工程建筑檔案管理方法研究

文/姜鵬，濟寧經濟開發區管理委員會開發建設局

1 工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等；同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：（1）一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套；（2）確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況；（3）實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2 基于信息化的工程建筑檔案管理方法

2.1 增強工程建筑檔案管理的現代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質量安全和工程進展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發展脫軌，跟不上時代的發展，實用性和有效性得不到充分發揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設中添加部分現代化的元素，如借鑒網絡技術，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設實行有機結合，改變傳統工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2.2 加大對管理人員的培訓力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業務技術、綜合素養和職業操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學性產生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統的管理模式，管理方式比較落后，已經不能滿足我國社會經濟的發展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，轉變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現我國工程建筑檔案管理信息化的關鍵環節。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學習信息化技術的機會，或者定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力；管理單位還需引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設的成功奠定基礎。

2.3 加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規范化、系統化的管理，實現信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統一格式向檔案管理系統提交，并由系統實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數據庫的平臺內，確保工程建筑檔案信息化建設系統具備統一性，讓檔案資源能實現共享。

2.4 強化信息化管理的安全意識

科技信息的迅速發展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實現現代化管理。但是日新月異的信息化發展，也為競爭對手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機會，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會導致檔案外泄，給施工企業及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業的穩定、健康發展。因此，相關的檔案管理部門需在實施工程建筑檔案信息化建設中，將工程建筑檔案內的重要內容進行加密處理，運用計算機操作技術，提高機密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實際工作有機結合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設中，還需注重對紙質工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學合理。

在信息化的基礎上實施工程建筑檔案管理建設，不但能提高工程建筑檔案管理的有效性，而且能確保建筑工程項目實施過程的安全性及可靠性。但是目前我國的工程檔案管理信息化尚處在起步階段，還存在諸多的不足之處，因此，建筑工程檔案管理單位在今后的發展中，還需遵循建筑行業進行信息化發展的規章制度，并借鑒國內外先進的管理知識和經驗技術，解決檔案管理中出現的問題，推進工程建筑檔案管理信息化建設向前發展。

3 小結

總的來說，基于信息化的工程建筑檔案管理建設與傳統的管理方法相比的確很有優勢，它的普及運用可以在一定程度上對提高施工的安全性。現在我國的工程檔案管理信息化只是處于初創階段，各項工作都不完善，但是我相信相關的工作人員和從業者認真學習法律法規，遵循相關規定，在實踐中不斷地進步，在學習中不斷地積累發展，不斷地推進全行業的工程建筑檔案管理信息化深入發展，以便使工程檔案發揮更大的作用。