論信息化時代的公安檔案管理

文/王麗慧 王靈娜 ，.濮陽市公安局大慶分局；.濮陽市公安局建設(shè)分局

1 公安檔案信息化的現(xiàn)狀

目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，高新技術(shù)的發(fā)展，改變了人們的生活以及工作方式，給人們帶來了許多的便捷條件。在公安檔案管理過程中，以往的公安檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，近年來，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在公安檔案管理過程中，運用了許多的高新技術(shù)，包括電子計算機、縮微復(fù)制存儲技術(shù)等，并且各地區(qū)公安機關(guān)均建設(shè)了檔案數(shù)據(jù)庫，將有關(guān)檔案資料全部儲存在數(shù)據(jù)庫中，只要登錄數(shù)據(jù)庫，即可儲存信息以及下載信息，大大減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理的效率以及水平。

在信息化環(huán)境下，公安機關(guān)為了實現(xiàn)“科技強警”，建設(shè)實施了金盾工程，通過對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運用，建立全國違反犯罪信息中心、全國公安綜合業(yè)務(wù)通信網(wǎng)、全國公共網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控中心以及全國公安指揮調(diào)度系統(tǒng)，并形成公安科技檔案，采用現(xiàn)代管管理手段，實現(xiàn)信息資源的共享以及快速調(diào)取，為公安機關(guān)辦案爭取更多的時間，提高公安機關(guān)指揮、快速反應(yīng)以及打擊犯罪的能力，真正做到“科技強警”。

2 公安檔案管理信息化建設(shè)的出路

2.1 創(chuàng)新公安檔案信息化管理理念

理念的創(chuàng)新是實施公安檔案管理信息化的先導(dǎo)。一方面，公安檔案管理部門要強化對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，充分地認識到檔案的潛在價值與重要作用，在思想上對此重視起來，加強工作人員檔案信息化管理的理念；另一方面，公安檔案管理部門要加強對檔案信息化管理的宣傳，讓相關(guān)人員意識到在信息時代，檔案管理要跟上時代的步伐，樹立開發(fā)與挖掘檔案價值的意識，使其服務(wù)于公安工作。

2.2 合理選擇檔案管理開發(fā)平臺，科學(xué)設(shè)計數(shù)據(jù)庫模式

針對目前公安機關(guān)內(nèi)部出現(xiàn)的“信息孤島”問題，公安機關(guān)還應(yīng)選擇合適的開發(fā)平臺，并建設(shè)科學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫模式，使得公安機關(guān)各部門數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)能夠有效連接，實現(xiàn)信息資源共享，解決“信息孤島”的問題。所以選擇開發(fā)平臺，通常選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，在儲存本地數(shù)據(jù)時，管理人員直接上機進行儲存，其他部門在訪問數(shù)據(jù)時，只需要登錄，通過權(quán)限訪問即可查詢數(shù)據(jù)。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫時，需要設(shè)計人員充分考慮警務(wù)需求，由于公安檔案數(shù)量較大，所以數(shù)據(jù)的建立還應(yīng)滿足擴充需求，便于管理人員進行修改。

2.3 注意公安檔案的保密工作

在檔案的信息化管理過程中，做好信息保密工作十分重要。因此，在利用網(wǎng)絡(luò)為各地警務(wù)部門提供檔案信息的時候，一定要保證機密信息的安全性，防止被不法黑客竊取。負責(zé)公安檔案的管理人員，一定要注意區(qū)分可開放與不可開放檔案的區(qū)別，并且對非開放檔案的保密程度以及訪問權(quán)限進行嚴格限定。在檔案的共享工作中，檔案權(quán)限的總負責(zé)人要將自己的計算機與公安檔案科或者檔案處的計算機進行聯(lián)網(wǎng)，那么就實現(xiàn)了檔案傳輸?shù)淖詣踊奖阈畔⒅g的交流共享。在檔案管理部門與需要利用檔案的警務(wù)部門之間用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案傳輸工作時，一定要運用檔案數(shù)據(jù)加密處理，并且使用用戶識別以及終端識別等技術(shù)，防止信息在傳輸過程中被竊取。

2.4 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動檔案信息化建設(shè)，首要一點是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結(jié)合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動公安機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.5 建立完善的網(wǎng)絡(luò)化管理制度，加強公安檔案保密和防偽

公安檔案的保密和防偽是公安檔案管理的重要工作之一，為了保證公安檔案保密和防偽工作，還應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)化管理制度，保證公安檔案管理工作更加的科學(xué)以及合理。公安機關(guān)應(yīng)根據(jù)實際情況，建立完善的網(wǎng)絡(luò)官化管理制度，包括軟件管理、機房管理以及操作管理等方面，并對相關(guān)工作者人員的操作行為進行監(jiān)督，對于違反相關(guān)制度的人員給予警告，及時的進行糾正，同時還應(yīng)將公安檔案中的數(shù)據(jù)信息分為兩類，一類為開放檔案信息，另一類的非開放檔案信息，并對不同訪問者設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以此保證公安檔案的保密性。另外由于電子檔案很難從文字中分辨真假，所以還應(yīng)在檔案中設(shè)置防偽標志，避免不法分子篡改檔案。

2.6 建立健全公安機關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理體系

在信息環(huán)境下，公安檔案管理部門在檔案信息化管理過程中，可進行管理模式的創(chuàng)新，在實體管理的基礎(chǔ)上，實施“后保管模式”，即將對檔案實體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息的管理，實現(xiàn)對檔案的宏觀管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，公安檔案文件越來越偏向于采用電子文件形式，單一的實體管理難以有效滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理^員必須轉(zhuǎn)變管理模式，由對檔案實體的管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案文件形成過程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。

3 結(jié)束語

公安機關(guān)作為我們國家重要的執(zhí)勤執(zhí)法部門，其檔案具有涉及內(nèi)容廣、涉及人數(shù)多等特點，是我國檔案的重要組成內(nèi)容。目前公安檔案管理信息化存在觀念滯后、技術(shù)缺乏、人才不足等困境，我們必須不斷加強管理理念的創(chuàng)新，增強技術(shù)水平，打造高素質(zhì)人才隊伍才能促進我國公安檔案管理信息化建設(shè)，促進我國公安檔案工作的有序進步與發(fā)展。