紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討

袁瑋澤

摘 要：社會已經進入信息化階段，而檔案管理是信息發展的核心內容，要順應時代發展的方向對其進行優化。傳統的紙質檔案不僅會占用很多的空間，而且不利于管理人員進行保存。于是人們結合了現代化的科學技術，開發出電子檔案的形式來提高管理的效率。紙質檔案管理與電子檔案管理兩者之間是能夠相互促進和融合的，本文正是對其進行詳細的分析，并提出了非常有效的改進措施。

關鍵詞：紙質檔案管理;電子檔案管理;融合討論

隨著科學技術的不斷進步，我國的檔案信息管理工作方式發生了巨大的變化。但是其發展的過程也不是一帆風順的，因為傳統的紙質文檔已經使用了很久，想要直接被電子檔案替代是不現實的。工作人員應該改變自己的思路，試圖將兩者合理地結合到一起，只有完成了這兩者之間的融合，互相取長補短，才能夠對目前的檔案管理工作進行優化。而且這種新型的管理模式更加高效，能夠切實保證需要儲存信息的安全性，通過與現代化管理模式的結合，使檔案管理工作朝著更加規范的方向發展。

一、對于紙質檔案管理工作的概述

（一）信息一覽無余

紙質檔案是當前儲存和檢索的主要形式，它能夠直觀地反映出需要處理的信息，更加便于工作人員進行管理和查找。而且紙質檔案管理不需要現代化的科技，只需要進行翻閱就能夠找到自己所需要的信息。大部分的工作單位仍舊使用這種檔案管理形式，它對于檔案管理者的要求比較低，并且受到的外在因素影響也比較低。

（二）存放時間長

紙質檔案能夠存儲的時間是非常長的，這也是一種非常顯著的優勢。造紙術是我國的四大發明之一，自從其出現就被作為文字的載體。它的出現替代了傳統的存儲形式，文字不再被記錄在石壁或者竹簡上，寫在紙上更易于人們保存和閱讀。并且紙張的耐久度是非常強的，盡管會受到一些特殊情況的影響，但是只要做好相關的保護工作，就能夠保存非常久。

（三） 同步歸檔

例如，當一線的城市吸引了國內外投資，就會使用資本不動產進行資金翻倍。產權在利用資金進行運作時，就會發生上次買賣還未完成就繼續下次交易的情況。這種趨勢滋生了同步歸檔的誕生，它在一定程度上能夠提升檔案管理的效率。同步歸檔能夠反映出一個城市的發展程度，也是其向著國際化發展的必經之路。

二、對于電子檔案管理的工作概述

（一）可以進行多樣化管理

科學技術的發展促進了信息的交匯，也使得存儲內容變得更加多樣化。而且電子檔案不只是對文字進行處理，它還涵蓋了圖片、聲音等信息內容。這種存儲形式是紙質檔案無法完成的，是對檔案管理工作的大膽改革，也使檔案管理的方式變得更加多樣化。

（二）載體小、存儲量大

電子檔案管理能夠通過先進的信息技術，把相關的材料儲存到計算機中，然后在需要的時候調用出來。這種形式突破了傳統的檔案保存限制，不再使用紙張作為信息儲存的載體。同時電子檔案不像紙質檔案那樣占用空間，一個小小的U盤都能儲存非常大的信息量。這是紙質檔案無法做到的，也是電子檔案的優勢所在。

三、如何把紙質檔案和電子檔案有效地融合到一起

（一）二者之間的共存

紙質檔案和電子檔案的融合是一種必然的趨勢，這也是時代發展所需。電子檔案都是以紙質檔案為基礎進行的，可以說是另一種形式的紙質檔案。而相關的管理部門在收到請求之后，再把這些紙質文檔轉變為電子文檔，真正實現這兩者的共存。另外，電子文檔也能夠轉變為紙質檔案。但是由于我國信息化發展的速度不斷加快，人們需要高效的檔案管理形式，顯然傳統的紙質檔案管理已經難以滿足這種需求。而電子檔案能夠快速地對一些數據進行記錄，尤其是查閱一些紙質檔案難以找到的數據。并且它把科學技術應用到文件的密保工作上，通過設置密碼來保證文件不被泄露。不過這種方式也不是十全十美的，很容易在使用的過程中損壞。因此很多工作單位把這些電子檔案都轉變為了紙質檔案。目前主要存在的情況有兩者，電子檔案和紙質檔案之間的相互轉化，以此來實現兩者的共存。

（二） 紙質檔案管理和紙質檔案之間的聯系

紙質檔案和電子檔案的工作是非常復雜的，需要平衡這兩種形式的存儲特點，以實現相互之間共同發展的作用。所以如果想要把這兩種形式充分融合到一起，就必須發揮其各自的特點，在其工作的過程中實現共贏。例如，在開展相關的查閱工作時，先對這兩種形式進行徹底的分析，以此來形成一種更加高效的檔案管理模式。這樣能使兩種形式在工作期間完美互補，最終實現檔案管理的優化目標。例如，紙質檔案吸收電子檔案的查閱特點，通過更高效的檢索功能查閱信息。打破了傳統檔案管理模式的限制，避免了翻閱大量書籍才能找到信息的情況。而且電子檔案信息能夠支持移動端設備的使用，減少了管理過程中所產生的消耗。

四、結語

由于大數據時代的全面到來，需要使檔案管理工作更加地高效和便捷，這樣才能提高相關工作的查找效率，有效地利用信息化、電子化管理模式，以此來代替之前的傳統檔案管理模式。與此同時，要打破傳統檔案管理工作的限制，把紙質檔案和電子檔案的管理有效地結合到一起，以此來實現檔案資料的迅速搜索、下載和使用，進一步提升檔案的資料價值。

參考文獻

[1]蔡威娜.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技視界，2017（15）：198—201.