企業檔案管理系統的分析與設計

牛文亞

摘 要：在現代管理體系的要求下，為促進企業檔案管理的科學化和規范化，本文以JSP和JAVABEAN技術為主要開發方法，分析和設計了一套適合企業文件管理發展的現代文件管理系統，極大地提高了企業文件管理和業務處理的效率。

關鍵詞：文件管理系統;系統架構

隨著現階段科學技術以及計算機的發展和運用，各種電子資料已經遍布到國內以及國外。聯機檢索、聯機查詢、文件的綜合管理、計算機管理以及光盤存儲和檔案數字化都是未來企業檔案管理的發展趨向。綜合文件管理體系符合我國文件管理的規定和標準，因此其適用于我國的事業單位以及政府機關。

對于一個企業來說，設計以及開發檔案管理系統意義是非常重大的，隨著各種高科技在企業中的出現和應用，相關的管理信息系統也越來越被廣泛地應用到企業當中。在企業內可以通過網絡系統對各種文件以及電子數據進行共享、轉發、編譯等操作。因此，在進行檔案管理過程中必須研究企業發展與數據利用之間的關系。通過業務流程數據關系的組合，將這些業務流程的結果統一到文件管理系統中，并建立結構化的電子數據和非結構化的電子文件。減少紙張材料的損壞和損失，并為企業各級人員提供更靈活、更詳細、更方便的文件服務。

一、本系統需要解決的問題

企業文件管理系統應建立在開放性、實用性、可維護性以及安全性和可靠性的原則上。該系統應將幾個分散的模塊集成為一個整體，重點是系統的應用。系統將整個企業的文件系統作為一個整體，企業下的每個部門都是一個分支機構。建立了具有通用劃分結構的一組公司文件管理系統：由于企業內的員工對計算機的使用熟練度不同，因此，在設計過程中不但要滿足企業的需求，還要盡可能地使其具備簡單和實用性的原則;與此同時，由于企業的檔案還涉及大量與企業相關的資產配置資料，因此，系統的安全性也是檔案管理系統中的主要問題之一。

（一）解決檔案資料查找困難的問題

將文件的掃描電子圖像保存在服務器磁盤陣列或CD庫中，并在計算機上讀取，可以將檢索時間從幾分鐘縮短到幾十分鐘甚至幾秒鐘，并且模糊搜索功能可以大大改善檢索的準確性。數據處理的前提是數據輸入必須準確。數據輸入錯誤直接導致系統顯示不正確，導致無法滿足用戶需求，檔案信息管理系統的開發毫無意義。目前，人工輸入是數據輸入的主要來源。當然，您也可以掃描并輸入一些數據，布局系統在系統界面上的容錯性對于手動輸入至關重要，如果操作員想完成輸入，必須對系統進行培訓。在系統中，系統必須具有較強的處理能力，以面對海量的數據輸入。因此，對于系統來說，具有快速的處理速度是非常重要的。

（二）解決日益增加的紙質檔案存儲成本問題

通過檔案的數字化處理，實現了所有檔案的數字化管理。原始檔案可以打包并存儲在郊區，這大大減輕了中心城市倉庫空間的壓力。共享系統數據是滿足不同用戶需求的先決條件。共享存檔信息指定區域中不同客戶端的數據。因此，解決并確保檔案信息數據的一致性是系統的關鍵問題之一。應該指派專門的郵政專家來維護數據，確保數據一致性，控制來自數據輸入的數據目的地以及嚴格限制數據庫，只有這樣，我們才能解決這個問題。每當輸入數據時，要為數據定義完整性規則，系統應拒絕不能滿足完整性約束的數據。

（三）解決檔案文件安全性問題

無須接觸原件即可多次讀取電子檔案，從而可以充分保證原件的安全性。通過數據備份，可以將它們存儲在不同的位置。萬一發生自然或人為災難（例如洪水和火災），保證存檔信息不會丟失。加密技術用于加密電子數據并將其存儲在檔案中，以確保電子數據的安全性。

二、系統功能分析

文件管理系統主要包括：個人事務、文件管理、文件管理、文件檢索、數據管理、文件法律法規、文件打印、文件統計、文件助手、文件保留、SMS管理和審核日志功能。

（一）系統功能結構圖

企業文件管理系統主要包括三個功能：數據收集和處理，數據管理和數據利用。主要核心功能如圖1所示。

圖1;功能結構圖

（二）設計思路及優勢

基于索引的檢索機制支持多種分詞算法;支持靈活的索引創建機制;系統自我檢查并更新更改的文件，并自動重建索引信息;支持分類和子數據庫索引;支持多種流行文件格式的索引。

基于OCR識別技術，掃描儀應用程序等，一套可以適應各種類型掃描儀數據接口的圖像處理系統集成了文件掃描處理，掃描圖片變藍，去污和圖片識別功能。操作流程如圖2所示。

圖2;工作流程圖

采用最新的界面展現技術，界面元素支持無刷新的自動排序、元素拖拽、自定義要顯示的元素、已錄數據的自動提示、搜索功能等。

檔案原文采用雙層PDF處理技術結合加密控制技術有效保證了檔案數據的安全。

三、系統實現技術

本系統遵循J2EE架構，以JSP和JAVABEAN技術作為主要的系統實現手段，采用當前主流的spring+struts+hibernate開源框架進行程序的開發。

企業檔案業務作為一項復雜的企業應用，它的主要特征為：使用用戶多、邏輯關系相對復雜、業務量龐大并且還要求系統的實用性能以及可靠性和性能標準高。

如今，有大量的企業用戶應用企業歸檔業務程序并且分布范圍廣泛、分布的層次與傳統的客戶機和服務器的體系結構相比，其具備更好的靈活性以及可擴展性。客戶端所應用的web方式通過瀏覽器的訪問系統功能，因此，客戶端的安裝也十分簡單便捷，應用起來也比較順手并且還方便系統的升級和維護。現階段的多層分布體系結構主要分為sun和Net兩大體系結構陣營，都是由微軟發起的。J2EE在開放性、跨平臺以及可擴展性和事務處理等方面具備很大的優勢，其已經成為現階段大型企業應用系統的主流技術形式之一，J2EE提供了一種以多層分布式的應用模型、一致的安全模型、組建重用以及靈活的事務控制。除此之外，還要保障平臺獨立，基于組件的J2EE解決方案不綁定在任何的供應商以及產品的API上。

在網絡的大環境下，企業文件的應用對業務功能的具體要求是多變的、多樣的，但是相對來說，管理的對象是比較穩定的，因此，企業要對應地建立一個穩定的、合理的數據模型系統。企業在檔案業務應用管理程序建設的過程中，首要的工作就是要對業務功能進行分析，并對系統的數據模型進行總結，其次要設計軟件功能的實現。利用公共企業公共的檔案數據模型，可以為其他業務應用提供相關數據，消除信息孤島，極大地促進數據中心的建設。

四、結語

企業文件管理系統旨在對用戶單位的各種檔案進行收集、分類、日常管理、信息開發和文件使用，并在平臺概念的指導下實現標準化的管理系統，使文件管理業務用戶單元數量達到一個新水平高度。

參考文獻

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