健康體檢檔案管理中存在的問題與對策

張偉娟

（浙江醫院，浙江杭州 310013）

我國經濟實力的不斷上升催促著服務行業的快速發展，人民逐漸意識到健康身體的重要性，與此同時,個體檢中心意識到健康體檢檔案管理的重要性， 現有檔案管理體制中存在的問題逐漸凸顯， 如分診軌制仍需完善；體檢者登記信息需要細化；體檢檔案管理機制亟待升級等，這要求各體檢中心逐漸完善管理措施，來改善我國健康體檢環境， 在現有的管理制度上進行細化和完善，建立監管團隊，并進一步加大宣傳強度，提高大眾健康意識等措施, 從而提升我國的健康服務質量，為民眾提供高質量的體檢體驗，幫助大眾維持健康強壯的身體。

1 現階段健康體檢檔案管理中存在的問題

（1）對于體檢檔案的管理意識普遍偏低。現階段我國各醫院基本都配備有體檢中心，但相較于其他科室，體檢中心成立時間較短， 團隊一般由各科室抽調的人員組成，具備專業知識的人才較為缺乏，大多數人員缺乏檔案管理的經驗， 且在之前崗位的長期工作中形成一定的職業習慣，如更為注重患者的醫學檢查結果，習慣性對患者進行醫學診斷等， 但對于如何對檔案分類整理，如何去管理檔案的認知度較低，同時民眾對于健康體檢檔案并不在意，缺乏相關的責任心，導致眾多重要健康檔案的流失， 對醫院體檢中心的形象有一定影響，在一定程度上影響患者對體檢中心的理解。

（2）體檢檔案管理機制仍需完善。由于現階段我國體檢中心創建時間較短， 相關的檔案管理機制仍需完善，且體檢中心工作人員的職責分配不夠明晰，同時缺乏檔案管理人員考評機制， 管理人員職業素養參差不齊。傳統的檔案管理以文字資料為主，隨著時代的不斷發展，信息技術的不斷提升，現階段的體檢資料以電子資料為主， 通過網絡將患者的體檢結果上傳到醫院的信息庫中， 膠片和醫療文書等資料的出現為醫院檔案的管理工作帶來了新的挑戰。部分資料由患者親自保管，而這部分資料通常會有所缺失，另一部分資料由醫院直接保管， 這就導致患者的檔案資料易出現連接斷層，為資料的收集和查閱帶來一定的困難。

（3）體檢檔案管理人員職業素養欠缺。檔案管理人員是否具備優良的職業素養在一定程度上對檔案管理的工作進行具有影響， 根據我國現存的體檢中心經營狀況，各體檢中心的人員在專業知識、使用技能和工作經驗方面與較為大型的醫院相比存在明顯的差距。隨著民眾身體健康管理意識的提升， 我國的檔案事業同樣不斷壯大，體檢項目的創新增多豐富了檔案內容，對于檔案管理的人員職業素養具有一定的要求。醫院在對檔案管理人員進行培訓時， 注重于工作經驗的累計而忽視了管理能力的開發， 從而導致醫院的檔案管理與社會脫節，無法跟隨時代發展步伐。

2 如何解決現階段健康體檢檔案管理中存在的問題

2.1 創建健康體檢檔案信息管理平臺

健康體檢檔案即各健康機構工作開展的基礎，是將個人的身體健康數據和運動數據進行保管， 專門的健康機構根據顧客的資料為顧客設計并提供個性化的服務，并對顧客今后的身體健康數據進行追蹤，以期為客戶提供更為優質化的服務。

因此可以創建健康體檢檔案信息管理平臺， 便于民眾查閱自己的身體健康數據， 同時便于各機構進行信息查詢。首先組建專業的團隊，其中包含檔案管理人員、專業信息技術人員和醫學管理相關人員，根據不同的醫學分類和體檢結果，創建專業且易操作的平臺，將患者的信息一一上傳， 同時要注意信息管理的安全問題，建設有關的防火墻程序，防止顧客的信息泄露而被不法人員利用。各體檢中心的人員定期派代表與團隊進行交流溝通，了解平臺的使用和維護方式，便于下一步工作的進行， 同時將平臺使用方式傳授給體檢中心的其他人員， 并將平臺使用中遇到的問題收集并及時反饋給創建團隊，便于團隊對平臺的升級改造。同時可對平臺的使用方式進行宣傳， 引導民眾將健康體檢檔案上傳到平臺當中，便于醫院醫生調閱檔案資料，為患者提供適宜的建議。

平臺的創建對于健康檔案的管理有促進作用，民眾在保管有關檔案時易出現遺失問題， 將信息上傳平臺能夠避免這一問題，且便于醫生和體檢者的查閱，從而制定合適的健康管理方案。

2.2 在基礎管理制度上進行改革升級

創建相關的管理制度是保證健康檔案管理工作順利進行的重要框架， 科學合理的管理制度為檔案管理工作的開展， 因此如何在現有管理制度上進行升級改革以適應逐漸發展的健康檔案市場是各體檢機構必須面臨的挑戰。

針對現階段各體檢機制由于機制問題而存在的職員分工不清的問題，首先制定有關的分工責任機制，將管理工作相關人員的職責進行分配， 并制定有關的責任擔當制度， 當某一部分出現問題時能夠直接對負責的員工進行問責，同時定期為員工組織培訓課程，對各部分的員工進行實用技能培訓， 幫助員工了解現階段檔案管理的最新技術進展； 其次應當制定有關的獎罰機制，對于工作努力且優秀的員工，提供一定的福利待遇，如進行獎金獎勵或是提供休假機會，以此對員工進行激勵，鼓勵員工努力工作，提升員工的工作責任心，對于工作效率低下或工作態度消極的員工， 進行一定的懲罰措施，如減少獎金或是減少休假機會，以此對員工進行懲罰來起到對員工進行激勵的作用， 同時在對員工進行懲罰后可尋找機會對改正后員工的優秀之處進行表揚和是當地的獎勵， 防止員工由于一時的失敗產生自我厭棄的想法，從而喪失對于工作的熱情，從而影響今后的工作進程。

合理科學的職責分配機制和責任分明的獎罰機制能夠推動健康體檢檔案管理工作的順利進行， 使得各員工在進行職責是有規章可循， 提升員工的檔案管理工作效率，各部分工作更為精準有效，提升體檢中心的品牌形象和競爭優勢，為顧客的選擇提供更多的依據。

2.3 活用現代化手段輔助健康體檢檔案管理

時代的不斷發展使得現代化手段逐漸變得多種多樣，如計算機系統的運用、相關小程序的創建等，這些現代手段的使用能夠幫助員工將雜亂無章的信息進行分類整理，并且便于之后的查閱、整理和利用。

傳統的文字資料整理方式將各類人群的健康體檢檔案進行分揀，并按類別進行收藏整理，需要耗費大量的人工，且對于較為大型的體檢機構而言，大量的健康體檢檔案占據的位置較多， 且查詢起來具有一定的難度，因此創建醫院專屬的健康檔案系統十分重要。醫院可招募具備計算機專業實用技能的人員進入到醫院的體系內， 對這部分人員進行一定的醫學檔案管理知識培訓，了解有關的檔案管理知識，將這些知識與其專業計算機技能相結合，進行檔案管理系統的構建，并根據不同科室醫生的需求不斷對系統進行改進升級， 以適應不同醫生的多樣需求，同時可創建相關的小程序，使得醫生在進行檔案查詢時能夠更加便利。在進行體檢的過程中，由于體檢的項目較多，在進行信息收集時難免會出現錯誤，可創建有關的錯誤甄別系統，盡可能地避免信息收集時出現不必要的錯誤， 保證體檢結果的準確性。

專屬檔案管理系統能夠在一定程度上保證醫院患者健康體檢的信息完整， 并對患者的信息進行一定程度的保護， 同時類似于錯誤甄別小程序的創建能夠有效減少檔案管理人員的工作量，提升工作效率，對于醫院和體檢機構良好形象的創建和市場競爭力的提升具有積極的影響作用。

2.4 加大宣傳力度以增強民眾健康意識

雖然隨著社會的不斷發展民眾的健康意識逐漸提升，但仍舊存在部分民眾缺乏健康體檢的意識，因此可加大宣傳力度以推動全民健康利民的推行； 同時部分年齡較大的老年人認為將檔案存儲在醫院或機構并不安全，更愿意將檔案放在家中，這就導致這部分民眾的檔案信息極易出現缺失。

首先對身體健康的重要性進行宣傳， 使得民眾了解擁有健康體魄的重要性， 培養民眾對身體健康進行投資的習慣，同時可創建相關的網站，對市場上存在的體檢機構進行評價， 并對民眾的真實評價進行收集和上傳，幫助民眾對體檢機構進行甄別，防止不良機構渾水摸魚，出現類似于詐騙等違法行為，同時幫助民眾了解適合自己年齡的體檢項目， 防治醫院亂收費現象的出現，并幫助民眾規避這一現象，對迅速發展的健康體檢市場進行警示作用； 針對民眾認為將檔案存放在機構內部不安全的不安心理，可制作相關的宣傳手冊，將有關的安全知識對民眾進行講解， 同時可定期設置健康體檢知識宣傳站點， 親自為民眾展示有關于檔案管理系統的安全性及防護措施，消除民眾的不安心理，有利于體檢檔案的集中回收， 將各人的信息進行集中整理，以根據這些信息為民眾制訂個性化的健康計劃。

進行適當的宣傳能夠幫助民眾了解健康體檢的意義及重要性，推進全民健康行動的有效實施，同時能夠盡可能消除健康體檢行業亂象， 且能夠在一定程度上消除將康體檢行業在民眾心中的不良形象， 消除民眾的不安心理， 為將康體檢檔案的收集整理以及之后的利用打下堅實基礎。

3 結語

信息技術的不斷發展和經濟水平的逐步提升，使得進行健康體檢逐漸成為一種時尚， 促使健康體檢市場的不斷壯大， 隨之一同變化的是健康體檢檔案的管理系統，民眾健康檔案的管理問題逐漸凸顯，如對于檔案的管理意識普遍偏低，檔案管理機制仍需完善，管理人員職業素養欠缺等， 針對這些問題可通過創建健康體檢檔案信息管理平臺， 在基礎管理制度上進行改革升級，活用現代信息技術輔助健康體檢檔案管理，加大宣傳力度增強民眾健康意識以消除民眾不安情緒等方式為健康體檢檔案的收集整理做好輔助工作， 逐步完善我國的健康體檢檔案管理系統， 提升醫院和體檢機構的工作質量和效率， 創建民眾心中高效美好的健康企業形象。