大數據背景下電子檔案管理要點探究

◎唐長秀

（龍巖市第三醫院 福建 龍巖 364000）

大數據時代，信息更迭出現前所未有的速度與效率，信息傳遞通道和傳遞途徑更加廣泛，這些都推動檔案管理工作的進步與發展。檔案是機關、組織及個人在社會活動中形成的，可作為歷史記錄儲存的，儲存方式可為文字、聲音、圖像及其它方式或載體。

學者尚子田在研究中指出，電子檔案有利于促進智慧城市建設，實現電子文件管理和相應的儲存備份工作，滿足檔案館的需求，實現信息的整體性調度[1]。李穎在研究中提出利用大數據對醫院的不同信息進行分層管理，提高信息數據處理的針對性和有效性；也可將檔案管理工作與云計算技術相結合，并聯系醫藥企業大數據，保證醫院檔案信息和數據的完整性[2]。周思施分析醫院電子檔案管理的可行性，指出新常態下醫院在開展信息化建設時,存在著檔案信息管理高度集中、計算難度大、匯總分析指標多等多重問題,這在一定程度上為數據融合及檔案高效運行提供了機會,促使平臺模式逐步轉變[3]。

認真分析電子檔案的優勢以及電子檔案管理中存在的問題，提出相應的對策建議，期望對電子檔案的應用與管理有所借鑒。

一、電子檔案的優勢分析

（一）提高管理效率和服務質量

大數據時代，我們工作中的諸多方面都與計算機和互聯網互相滲透，同時資源共享也幫我們進一步提高資源獲取的便捷性和有效性。推動電子檔案的管理與發展，是對傳統紙質檔案管理的保持和改進，也是逐漸適應信息化時代的一種趨勢。利用電子檔案對不同文字、圖片以及影像資料等分類收集，實現針對不同層級工作人員開放不同級別的電子信息化，利用關鍵字搜索，使信息獲取更加高效，有利于提高工作效率。同時，電子檔案管理平臺可以讓各部門之間信息共享更加便捷，信息調度和及時更新具有可操作性，跨部門合作的阻力更小，更有利于矩陣式的工作結構發展。

（二）推動檔案管理信息化進程

檔案管理信息化是諸多企事業單位檔案管理的發展方向。目前，檔案管理不僅與各個行業自身發展相關，對于相應的監督管理部門，檔案管理的電子化同樣具有重要作用，既節約行政成本，同時可以保證監管工作的順利高效開展。檔案管理信息化將推動國家統一信息平臺的建立，對于監察和審查部門工作的便利性以及信息獲取的真實性具有重要意義，可以有效防止信息篡改和做假賬等事情發生。在實際的檔案存儲過程中，信息化可以最大程度保證聲音等影像資料的完整度和真實性，電子檔案作為先進的檔案存儲技術，迎合今后信息產生和傳播的方式，便于多種媒體信息的獲取和錄入。

（三）有利于文檔保密

在實際工作中，紙質檔案管理占據大量的空間，同時由于保存不善以及相應的監督管理制度存在問題，比如一些利益相關者可以借助相應的人際關系，輕易篡改個人檔案。電子檔案管理可以設置相應的查看范圍，為電子檔案管理人員設置專業的IP地址，一旦有檔案泄露情況，將會追蹤到相應的泄密人員，使電子檔案整體處于相應的監控狀態，防止泄露信息[1]。專業性較高的電子檔案，可以采用設置安全網的形式，加強身份驗證，保證檔案安全，從而推動檔案管理事業的發展。以醫院管理為例，伴隨著醫療改革，推行跨省間的醫保制度，不同層級和跨區域的醫保檔案傳遞和調用將面臨信息泄露的風險。對此，更要設置相應的信息保密措施，確保醫療事業健康有序發展。

二、當前電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案管理的基礎設施缺失

目前，在電子檔案管理中比較顯著的問題是檔案管理的基礎設施不足。以醫院檔案管理為例，醫院領導或相關部門更愿意將資金投入到效益較高的科室和購買專業檢查設備，對電子檔案管理的重視程度不足且提供資金有限。電子檔案獲取需要相應的掃描儀以及影視拍攝錄像器材，檔案管理資金不足的問題使得設備不完善且相對簡陋，無法適應當下檔案管理的需求；對于紙質檔案的整理及錄入，需要專門的數據編碼和影像資料復刻，由于專業攝影和讀取設備缺失，電子檔案管理發展受到明顯的制約；對于紙質檔案保存，需要做到防潮和防蛀，由于設施相對比較落后，導致圖片以及字跡變得模糊不清，影響檔案的保存質量。

（二）缺乏相應的電子檔案管理制度

電子檔案管理是相對較新的管理形式，目前各行業檔案管理基本還是沿襲紙質檔案管理時代的制度，忽視信息重新錄入的重要性，對于信息的安全性和保密性重視程度不夠。傳統的檔案管理側重對于工作人員的約束，而對檔案管理的實際操作以及相應的保護措施規定不到位。此外，電子檔案管理的績效評估也存在問題，對于檔案管理中出現的檔案丟失以及檔案存檔日期、定期更新等問題監督不到位，檔案管理工作并未落實到個人。同時還缺乏對于檔案管理人員的激勵機制，導致檔案管理工作人員缺乏工作積極性，影響團隊工作氛圍。

（三）檔案管理人員素質亟需提升

在對檔案管理人員進行招聘過程中，存在準入門檻較低、部分員工從其他科室調入或兼職的現象。因此，檔案管理人員的業務水平參差不齊，缺少專業的檔案管理人才，不利于檔案管理工作發展[2]。新時期電子檔案應用及大數據處理和統計，更加凸顯專業檔案管理人員不足的問題。由于檔案管理人員長久以來習慣紙質檔案管理，信息技術能力不足，對于檔案管理信息系統的搭建和后期的維護更新能力不足，不利于行業信息化發展。

（四）電子檔案與紙質檔案并存

在醫療行業，由于醫療保障制度的延續性，醫院在多年間建立的紙質檔案記載了大量信息，這些信息都是實施醫保政策以及醫保人員享受補貼的重要憑證；隨著醫療改革的推進，醫院的醫保信息、諸多的藥物價格變動和補貼等信息更加龐雜。但是由于紙質檔案的信息數據過于龐大，在向電子檔案過渡過程中容易出現疏漏，影響整體電子檔案信息的完整性，也不利于電子檔案中數據的進一步開發。另外，紙質檔案中存在字跡潦草無法辨認，或是信息編碼出現問題的情況，在錄入過程中難以解決；并且由于時間跨度大，無法考證信息的真實性。對此，電子檔案和紙質檔案并存將成為今后很長一段時間內醫院檔案管理的常態化局面。

三、大數據背景下檔案管理的完善措施

（一）加強檔案管理基礎設施投入

加強對電子檔案管理的基礎設施投入，必須加大對檔案管理的資金投入，引進國內外先進的檔案管理技術，從而保證檔案管理系統的實用性；要注重對于人才的投資，為檔案管理科室配備具有專業計算機技能和檔案管理技術的專業人才，采用較高的薪酬，引進高層次人才；在必要的條件下，投入資金，發展檔案管理工作外包業務，從而減少內部人員招聘，減少編制壓力，提高檔案管理工作的效率；聘請專業人才設計檔案管理系統，從而保證檔案管理的專業性和針對性[3]。對于傳統紙質檔案的保存和管理，也要購置先進的防潮防蛀設備，從而保護紙質檔案留存的信息。

（二）完善電子檔案管理制度

新形勢下電子檔案越來越重要，必須及時更新和完善相應的電子檔案管理制度。要明確規定電子檔案的密級，對于密級較高的電子檔案，要嚴格保證其保密程度，防止信息泄露；對于電子檔案管理中出現電子信息泄露以及檔案遺失等檔案受損問題，要做出明確的規定，制定檔案管理懲罰措施；要完善電子檔案的定期更新和檢查制度，內部監督管理部門要排查檔案管理中出現的問題，做到責任到人；要完善檔案管理的績效考核制度，采用嚴格的考核方法，多維度對電子檔案管理人員進行考核。

（三）提升檔案管理人員素質

提升檔案管理人員素質，最重要的是要提高相應的信息安全意識和應對問題的應變能力。在進行檔案管理人員招聘時，應相應提高招聘門檻，注重選拔綜合性人才，融合檔案管理和信息技術的實用型人才；要加強對工作人員業務素養的培訓和提升，提高計算機和多媒體技術的應用能力和統計工具的使用能力，從而實現對檔案數據資源的開發和應用；要加大資金投入，采用外聘教師或技術培訓等方式，提高檔案管理人員的業務素養；要注重不同行業檔案管理工作的學習和交流，互相合作，共同提高。

（四）分散檔案信息錄入

目前，電子檔案管理信息錄入工作主要集中在檔案管理科室。與此同時，其他科室及部門的信息也在不斷產生，并且最終匯總到檔案管理科室進行整理和錄入，這無形中加大了電子檔案管理人員的工作量和工作壓力。分散檔案管理的信息錄入，應將檔案信息錄入在產生的環節就實現基本信息入網，檔案管理人員只需做最后的檢查和篩查即可[4]。這就需要開發與檔案管理終端相匹配的電子檔案信息錄入客戶端，各個崗位人員在每一個環節中都要實現信息的基本錄入，減少信息由第三方錄入導致的信息模糊和不確定性；設置信息錄入錯誤提醒，檔案管理人員根據檔案管理標準和最終錄入的數據，設置相應的參數和預警值，一旦錄入出現問題，可以由信息錄入環節相關工作人員及時更改，從而保證信息錄入的規范性。

四、結語

大數據對于電子檔案管理是項基礎性工作。檔案管理面臨大數據的挑戰，一成不變的紙質檔案將逐漸成為過去式。目前，各個行業仍然不可丟棄傳統的紙質檔案，在電子檔案和紙質檔案沒有實現完全整合的情況下，兩種檔案并存的局面將會在今后很長一段時間內保持。一方面，我們對傳統檔案的真實性和可靠性很依賴；另一方面，電子檔案尚處于初級階段，存在很多需要完善的地方。

未來，檔案管理工作將面臨更大的挑戰。大數據以及云計算的使用，也給信息安全管理帶來更高的要求。作為檔案管理工作人員，要提高自身的檔案管理意識，增強基本信息安全常識，強化電子檔案管理技術攻關，支撐電子檔案管理體系的運行和發展；在相應的硬件設備上，要加大資金投入力度，保證技術設備先進，注重電子檔案和紙質檔案的銜接與整合，實現紙質檔案到電子檔案的最終過渡，實現檔案管理的現代化發展。