淺談技術檔案管理中的文化建設

◎張思寧

（深圳市特種設備安全檢驗研究院 廣東 深圳 518300）

在互聯網信息時代，管理文化與“單位形象”已被越來越多單位所重視，尤其是企業文化所帶來的巨大創造力及其一系列商業價值。無論是行政事業單位還是企業，都結合生產工作、職工活動、企劃宣傳建立了自己獨特的管理文化。

作為文化建設的重要記錄形式和基礎工作，檔案管理與文化建設互相配合、互相補充、缺一不可；只有適應文化建設不斷提出的新要求，才能進一步做好檔案工作。本文以特種設備檢驗檢測機構為例，分析檔案管理工作中存在的問題和不足，并從文化建設角度探討解決辦法。

一、技術檔案管理問題及現狀

技術檔案管理，指對技術檔案的收集、整理、分類、保管、鑒定、統計和服務等一系列活動的管理過程。在實際工作中，很多單位的檔案管理形同虛設，這種現象在以技術為主的機構尤為嚴重。重技術、不重文化已成為技術機構檔案管理工作的普遍問題。

（一）檔案管理崗位人員配置不足

目前大部分特種設備檢驗檢測機構，并未配備專業的檔案管理人員，檔案管理工作主要由文員崗位兼職，進行簡單的檔案收集、裝盒、上架工作，檔案保護和管理工作形同虛設，更不要提培養專業的、有對應性的特種設備檢驗檢測檔案管理員；大多數機構的相關工作人員并不知道如何主動收集檔案，如何對檔案整理分類才能提高效率。長期忽視檔案管理工作的結果是崗位人員業務素質低下，檔案管理人員流動性大、管理松懈[1]。

（二）缺乏切實有效的管理制度

一些專業的技術機構的檔案管理制度不健全。一方面原因是崗位人才缺失，另一方面是崗位配置的人員業務能力偏低。一名合格的檢驗檢測檔案管理員首先應熟悉其業務范圍、流程，能判斷檔案收集的范圍，鑒定檔案的重要性。同時還要求檔案管理人員具備專業檔案資質與業務素養，懂得如何采集數據形成檔案，用何種方式裝訂、歸檔，如何實現工作程序的標準化，從而提高技術檔案管理的專項能力。而文職人員在一般崗位角色設置上僅僅是從事文字工作或是文件整理工作，缺乏檔案管理人員專業能力，更不具備一名專業檔案管理員的思維方式。

在此種情況下，技術機構建立的管理制度形同虛設。有些機構僅能對依法需要永久保存的檔案進行管理，而對于那些保存期限不同的檔案則混在一起，連基本保存類別都未劃分，也不做具體規定。制度中存在的漏洞，造成了無數重要檔案的“隱形丟失”[2]。

（三）檔案管理缺乏執行力

有一些單位雖然建立了自己的檔案管理制度，但缺乏有效的管理方式，疏于監管。一般情況下，相關機構在其檔案管理制度當中都會規定如何接收、整理、編目、上架檔案，但是對于接收時限、漏接檔案等情形并未有具體懲處辦法，使得工作人員散漫對待工作，“接多接少”無所謂，“接對接錯”無人查。

同時，對檔案管理制度當中的借閱環缺乏嚴格控制，空有制度，沒有力度。一些檔案被借出后，管理人員僅將借出日期簡單登記了事，卻不及時督促借閱者按期歸還，檔案保護意識淡薄，使得一些檔案“有借無還”。同時還存在檔案管理人員對借出收回檔案檢查不仔細、甚至不檢查直接歸檔的情況。當歸還的檔案被隨意涂改，檔案的真實性及原始記錄便不再具有意義。缺乏有效的管理方式以及制度執行上的無力，間接導致了管理人員不負責任的工作心態。

（四）必備硬件不足

很多檢驗機構的檔案管理還處于“不丟失、不泄密、能調閱”即可的初步階段。對于他們來講，檔案就是在機構申請相關資質時的一次性用品，檢查時能拿得出來就可以，不需要設立專門的檔案管理崗位，不需要培養專門的檔案管理人才，更不需要進行專業的、適應工作性質需要的培訓，檔案管理崗位是一個清閑而又毫無創造價值的崗位。正是這種態度，造成了決策上的偏頗，以至于很多檔案工作者并沒有相應的崗位，而是一崗多職，難以認真對待檔案工作；對職業前景缺乏信心，毫無工作熱情；將日常檔案工作僅僅停留在機械性整理、裝盒層面，上架、歸檔等不及時，檔案管理工作技能落后[3]。

基礎環境差、硬件設施不足是當下檔案工作面臨的普遍問題。資金支持不足，不符合檔案管理必備的條件。有些單位雖然設立了檔案室，卻無法按要求做到“三房分立”，檔案庫房設備簡陋、環境潮濕，沒有細水霧滅火設施等。這種狀況容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的準確性、完整性、安全性。

二、依托文化建設強化檔案管理

（一）重建檔案工作人員價值觀

精神需要、自我實現需要、自尊需要的滿足都要靠文化建設。想留住人才，不僅靠待遇也要靠感情。而感情正是文化的一部分，任何單位都有屬于自己的文化，這種文化要被所有組織成員所認同[4]。基礎文化建設決定和影響職業價值觀的導向性。

（二）管理認同和管理共識的建立

很多單位的檔案管理制度做得非常好，但卻執行不當，效果也不理想，其原因還是缺乏管理認同和管理共識。從檔案管理工作實際來看：一種是制度，有文件、有要求，可看可講，這是檔案管理工作中的硬件部分；一種是文化，沒有實際的文件，無形、無字，是檔案管理工作中的軟件部分。缺少了文化建設這個軟件部分的有效管理控制，即便有制度也很難貫徹。

三、結語

在基礎管理工作中，文化與檔案都是必需的，二者之間又有著共性與聯系。檔案的載體豐富多樣，具有良好的形象性、直觀性等特征。檔案與文化這種相通的特性，決定了文化建設對于檔案管理工作的成長發展起著至關重要的保障作用。只有不斷加強文化建設工作，才能穩步推動檔案管理工作[5]。所以，要把文化建設作為推動檔案管理與發展的重要抓手。要不斷強化檔案文化建設的責任、服務、創新等意識，切實滿足群眾對檔案文化信息的需求。