新時代下檔案管理信息化工作的創(chuàng)新

◎潘 峰

（承德市市場監(jiān)督管理局 河北 承德 067000）

檔案本身就是一種重要的信息資源。信息時代，人民群眾日常生產(chǎn)生活中有待處理的信息數(shù)據(jù)量大幅提升，對檔案管理提出了更高要求。檔管理創(chuàng)新能夠推動檔案管理工作逐漸向著科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

一、新時代檔案管理的含義及優(yōu)勢

新時代檔案管理是將以往的實物記錄存檔逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字化存檔。檔案管理工作進行過程中，需要切實遵循檔案管理部門編制的規(guī)章制度。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，信息時代的檔案管理展現(xiàn)出下文中所說的這些優(yōu)勢。

檔案管理本身是一項比較復(fù)雜的工作，需要在實際工作過程中收集各方面的信息數(shù)據(jù)，消耗大量的人力、物力，在現(xiàn)代信息設(shè)備的幫助下，可以更高效的完成檔案整理及收集工作[1]。

推動檔案傳輸速度提升，并對檔案傳輸?shù)陌踩宰龀霰ＷC。以往檔案信息傳輸工作，需要將承載檔案信息的紙質(zhì)載體運輸?shù)侥康牡兀趥鬏斶^程中稍有不慎，就會造成檔案信息丟失或者是檔案破損等問題，運輸流程中的不確定性因素非常多。信息化時代檔案管理有特定的技術(shù)措施，通過互聯(lián)網(wǎng)完成檔案傳輸工作，不單單是可以縮短檔案傳輸時間，也可以對檔案傳輸?shù)陌踩宰龀鲆欢ūＷC。

信息時代，檔案信息大都是儲存在各種電子文件中，一般都有備份，相較于傳統(tǒng)檔案保存方法來說，基本上是不會受到自然因素及不確定性因素的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的認(rèn)識不正確

以往一段時間中，我國有些事業(yè)單位沒有將檔案管理放置在應(yīng)有的地位上，不重視檔案信息化管理工作。其中存在的突出問題是，事業(yè)單位工作人員沒有積極對檔案信息化管理進行宣傳，沒有形成信息化工作意識，這會對后續(xù)檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用造成一定影響。除此之外，對檔案管理認(rèn)知存在問題，某些事業(yè)單位雖然制定了檔案信息化管理方案，但是內(nèi)部工作機制的隨意性比較強，整體管理處于混亂和松散的狀態(tài)。在檔案管理工作進行過程中，各個管理部門都呈現(xiàn)出一種獨立管理的態(tài)勢，不會積極開展信息交流溝通活動。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作不單單會消耗更多時間和精力，也難以對檔案信息的利用率做出保證[2]。

（二）檔案信息化管理制度存在一定缺陷

監(jiān)督管理部門有時沒有按照實際要求執(zhí)行。另外，在此過程中，管理人員不能隨意查看個人檔案信息，讓人民群眾利益受到損害。

三、新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

（一）保證檔案資源共享

因我國范圍內(nèi)各個單位使用的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，在檔案管理工作進行過程中，軟件的應(yīng)用情況是較為混亂的，各個部門檔案資料沒有相互連通，因此檔案資源也就沒有辦法順利的共享。檔案管理人員需要推動檔案管理范圍及內(nèi)容向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，在各個檔案管理環(huán)節(jié)中都施行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為信息資源共享機制的構(gòu)建奠定堅實的基礎(chǔ)。計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性，有利于各用戶之間實現(xiàn)信息資源共享。在檔案管理工作中需要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，用來歸集全部的人員檔案信息。如果某一部門因工作需要想要查看某一職工檔案，只要主管提出申請，經(jīng)過上級審批之后就可以直接進入數(shù)據(jù)庫搜索。如果出現(xiàn)人員調(diào)動的情況，也可以通過檔案信息數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)共享。另外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)層要為部門內(nèi)的員工設(shè)置一個相對應(yīng)的賬號和密碼，精簡工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)公司信息化資源利用的最大化，有效減少事業(yè)單位人力、物力、財力的重復(fù)浪費。

（二）在原有管理機制的基礎(chǔ)上進行改革

以往我國事業(yè)單位檔案管理工作進行過程中，存在著檔案使用不便以及管理不到位等問題。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的分散性比較強，并且在檔案管理工作進行過程中，選取的軟硬件不一致，管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案資料做統(tǒng)一的管理，制定相同的軟硬件選取標(biāo)準(zhǔn)，保證可以將全部信息數(shù)據(jù)都劃歸到系統(tǒng)化管理范圍內(nèi)，促使檔案信息管理逐漸向著自動化及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，使檔案信息管理效率及水平得到提升。工作人員可以在日常工作中依照單位規(guī)定的檔案管理制度有條不紊地開展各項工作，真正使自身的檔案管理工作有證可循、有法可依。為此，事業(yè)單位在加強檔案信息化管理制度建設(shè)的過程中需要注意以下幾點：（1）大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循連續(xù)性原則，將個人信息依次錄入到計算機系統(tǒng)中，這樣能夠減少后期查閱的工作量，提升工作效率。（2）事業(yè)單位的檔案管理制度建設(shè)需要將人員的獎懲條例考慮進去，從本質(zhì)上提高檔案管理人員的工作積極性[3]。

（三）在原有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新

越來越多的高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活領(lǐng)域，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用中發(fā)揮著重要的作用。檔案信息管理系統(tǒng)實際運行過程中，只有完善的數(shù)據(jù)庫，才可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案之間的過渡。數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，其發(fā)展及建設(shè)是一項長期性工作。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作進行過程中，應(yīng)當(dāng)切實遵循從低級到高級過渡的原則，明確各個環(huán)節(jié)的具體工作目標(biāo)，科學(xué)合理的對信息技術(shù)和檔案管理之間的關(guān)系進行協(xié)調(diào)，推動目錄庫和數(shù)據(jù)庫相互融合，解決以往檔案管理工作中遇到的問題。為了避免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況，部門負(fù)責(zé)人需要做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲環(huán)節(jié)，最大程度地減少損失。操作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會根據(jù)重要性指數(shù)對信息化檔案進行分類，將數(shù)據(jù)分別存儲并加密，保證資源存儲的安全可靠；并隨時觀察計算機系統(tǒng)的運行狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)當(dāng)立即檢修，務(wù)必確保信息安全存儲和傳遞。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)時代的要求。事業(yè)單位應(yīng)積極開展檔案管理創(chuàng)新工作，在新時代中，信息化在檔案管理領(lǐng)域中注入嶄新的活力，讓檔案管理工作逐漸向著多元化的方向發(fā)展。信息時代中如果想要妥善完成檔案管理工作，除了提升硬件實力之外，也需要構(gòu)建出統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，切實加大數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度。相關(guān)工作人員在實際工作過程中應(yīng)發(fā)散思維，將檔案的實用價值放置在較為重要的地位上，更好地為社會服務(wù)。