大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

張靜

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）10-124-01

摘 要 檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，通過對(duì)各類檔案信息和數(shù)據(jù)的收集整理和分類，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的開展以及管理決策提供最基礎(chǔ)的依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的運(yùn)作模式，力求發(fā)展與創(chuàng)新，充分的利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，來提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)技術(shù) 事業(yè)單位 檔案管理

事業(yè)單位將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，符合當(dāng)前事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，主要是留存和記錄事業(yè)單位在運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的各類管理信息、人事檔案以及重要活動(dòng)和決策信息等等，按照一定的步驟和規(guī)范對(duì)這些資料進(jìn)行整理歸檔，能夠提高檔案資源的利用程度。

一、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性

（一）有利于提升檔案管理水平

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，由于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的不斷完善和職能的細(xì)化，使得各個(gè)部門在日常工作中所產(chǎn)生的各類資料和信息在種類和數(shù)量上都呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢(shì)，這無(wú)疑給事業(yè)單位的檔案管理工作增加了一定的難度。如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將很難實(shí)現(xiàn)對(duì)這類信息資源的整合利用。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)則能夠有效的提升事業(yè)單位檔案管理水平，借助于大數(shù)據(jù)高效的信息收集和分析處理能力，能夠大大簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

（二）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的信息化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，越來越多的事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，這不僅符合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，更能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位的組織運(yùn)行效率。以在檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為開端，可以逐步的建立健全事業(yè)單位內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的聯(lián)結(jié)和配合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和計(jì)劃管理方式的普及，這對(duì)事業(yè)單位的健康、有序和穩(wěn)定發(fā)展是極為有利的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理數(shù)字化程度不高

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的不足，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。首先就表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化程度不高，也就是說在進(jìn)行檔案資料和信息的整理與保存時(shí)，許多事業(yè)單位仍然是沿用比較傳統(tǒng)的檔案管理形式，以紙質(zhì)檔案為主，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)。這在一定程度上降低了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案的保存和管理要求都比較高，否則就很容易發(fā)生損毀或者霉變，這在一定程度上增加了事業(yè)單位的檔案管理成本，不利于事業(yè)單位構(gòu)建高效和集約化的檔案管理工作體系。

（二）檔案管理工作效率低下

目前許多事業(yè)單位檔案管理工作還存在著效率低下的問題。造成這一問題的主要原因一是事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)不足，在具體執(zhí)行檔案管理時(shí)，從信息的收集、資料整理、分類、歸檔以及查詢都有著復(fù)雜的管理流程，一些部門或工作人員在進(jìn)行信息傳遞和檔案查閱的過程中存在著一定的阻礙，從而降低了檔案資料的利用率。二是由于缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，相應(yīng)的檔案信息資料的補(bǔ)充、上傳以及查詢工作都存在著一定的滯后性，這就嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性，降低了檔案管理工作效率。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)

要提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用水平，最關(guān)鍵的就是要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，為事業(yè)單位檔案管理工作方式方法的改革與創(chuàng)新提供物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。首先我們可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的云存儲(chǔ)功能，來拓寬事業(yè)單位檔案信息資料的存儲(chǔ)空間，可以將事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過利用掃描儀、影像儀等的設(shè)備用掃描的方式對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化的處理，從而生成相應(yīng)的電子檔案，存儲(chǔ)到大數(shù)據(jù)平臺(tái)之中，只要做好相關(guān)的備份和安全加密工作，就可以保證這些檔案資料和信息的永不丟失。其次，事業(yè)單位還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速分析、數(shù)據(jù)整合和處理功能，對(duì)同一類別的檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別和提取，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案分類管理，同時(shí)還能夠幫助事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與決策，大大提升了檔案資源的利用水平。

（二）完善信息化系統(tǒng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)功能

事業(yè)單位檔案管理工作在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，還必須要不斷的健全和完善信息化系統(tǒng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)功能。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的最終目的就是對(duì)，檔案資源加以利用，但是在過去的紙質(zhì)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)和快速的信息收集、整理、查找與檢索幾乎是不可能的。而通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以直接建立檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理人員只需要通過聯(lián)網(wǎng)操作就可以收集和整理各個(gè)部門的信息資料，不僅加強(qiáng)了事業(yè)單位內(nèi)部的溝通和聯(lián)系，還有效的提升了檔案管理工作效率，同時(shí)也方便及時(shí)的補(bǔ)充、修改和插入檔案信息，保證了檔案資料的完整性和真實(shí)性。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人們的生產(chǎn)和生活方式都發(fā)生了一定的改變，事業(yè)單位更應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，探索對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應(yīng)用。將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，能夠改變事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，切實(shí)的提高檔案管理水平和質(zhì)量。

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