淺談境外工程檔案管理的重要性

劉立民 方建勇 程宣瑋

摘 要：社會的進一步發展，促使現階段我國工程建設規模以及建設數量不帶增加，此種背景下，各類工程施工過程中所涉及到的信息種類與數量就會的不斷增多，檔案管理越發復雜。基于此，本文立足于檔案管理角度，分析了當下跨國企業的境外檔案管理的重要性，研究了檔案管理質量提升的具體方法，希望以下內容的論述可以促使我國建筑行業可持續發展。

關鍵詞：檔案管理;重要性;境外工程

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）21-0223-02

0 引言

近幾年，我國經濟水平不斷提升，經濟全球化的趨勢日益明顯，我國工程建設企業為進一步提升經濟水平，正在積極擴展國外市場，由于對于國外市場了解程度不高，所以在工程建設中產生的信息有著重要指導作用。但是就目前境外檔案管理情況而言，仍然存在很多問題，限制了企業發展。因此，對境外工程檔案管理的重要性研究有著鮮明現實意義。

1 境外工程檔案管理的重要性

立足于工程檔案本身而言，其基本內容是歷史項目工程建設基本信息，其中將會包含某一個歷史項目的工程概況、工程造價、工程管理、工程投入、施工方法、施工人員、施工組織、應用設備、以及施工流程等內容，這些信息其中包含著歷史項目建設過程中的優點，也包含缺點，是工程建設企業打通國際建筑市場的基本信息，而工程建設企業今后的施工建設，便需要總結歷史建筑項目優點，分析以往項目建設中的缺點，并且加以改正，這樣才能保證建筑工程質量，維護建筑企業經濟效益，促使建筑企業可持續發展。

1.1 為工程建設的有效管理提供依據

就工程管理內容而言，通常情況下會受到工程建設周期、施工環節、施工流程等方面的影響，從而造成工程管理無法發揮重要作用，不能為工程高質量建設提供良好的平臺。尤其是在境外作業中，因為應用到的部分材料以及施工人員都需要從本土獲得，所以很難做好工程管理，這就要求工程管理人員可以立足于先期工程管理資料，分析以往管理過程中的不足，從而尋求管理的優化方法。

又如在以往某一項目施工管理檔案分析過程中，xxx企業在該項目某一輸電線路工程施建設中，預計投入材料成本為260000元，但是工程建設實際應用成本為286451元，超出預計投入成本26451元。管理人員通過分檔案資料發現，造成此種問題的原因在于輸電線路材料管理與控制不合理，例如線路材料因為保存不當絕緣層發生破損，需要從新采購;建筑施工中，隨時需要材料，隨意進行支配。結合以上問題，xxx企業在現階段的工程管理中，加強了材料管理，在相同施工階段下，預計施工材料成本為250000元，最終投入成本為236800元，符合企業可持續發展需求。

1.2 為工程項目后期建設提供依據

沒有工程檔案的支持，工程建設將會變得混亂，無法按照預定的方法進行建設，不僅如此，也會造成工程建設后續施工困難，所以在工程后期建設過程中，必須結合原有工程建設內容，從多個角度進行綜合分析，爭取將工程原有主體施工情況了解清楚在進行施工建設，這樣才能保證工程建設質量，從而獲得更加巨大的市場份額。

現有一境輸電線路建設工程，xxx承建單位在整理與分析工程以往建設檔案時發現，該地區與國內輸電線路建設建設存在一定的差異性，例如國內建設時，雖然南北兩地自然氣候存在一定差異，但是上下浮動不會大于一個月，通常情況下大風天氣集中在3月～5月，但是本次施工地區的大風天氣集中于4月～6月，需要和合理考慮到此類問題，從而安排施工環節。除此之外，該輸電線路工程原有建設方法與框架也與國內建設存在一定差異，需要遵循當地原有建設情況，進行工程布置。

1.3 為城市電力網絡工程建設提供依據

隨著工程建設數量以及規模的不斷增加，境外工程項目建設次數也在不斷提升，此種情況下，工程項目建設必須考慮到當地整體建設情況。如果當下城市化建設進程較為迅速，工程改建擴建需要認真閱讀原有工程建設情況，在不影響城市整體規劃建設的基礎之上，進行輸電線路規劃與建設。

1.4 企業積累技術與經驗的重要手段

對于境外建設活動而言，無論是建筑市場還是建設政策，都會與國內建設存在一定差異，其中最為明顯的表現便是，工程建設技術以及施工方法與經驗都會不同。此時企業想要在境外獲得長期發展動力，就需要抱有學習的態度，一步一步進行摸索。而檔案管理剛好為企業建設提供了一個記錄平臺，企業可以將建設過程中遇到的各類問題以及信息存放在檔案管之中，然后對信息進行分析，不斷提升企業工程建設技術以及施工經驗[1]。除此之外，在對信息的分析過程中，也可以加深企業對當地工程市場的了解。因為國內企業進行跨國建設，通常情況下，無法將國內應用設備以及材料全部帶到國外，這就促使企業在建設過程中需要在當地進行采購，但是因為國內外市場并不相同，所以在發展過程中需要不斷總結市場規律，從而為工程材料采購與造價預算提供基礎。

例如，我國材料工程建設材料市場，往往會與工程建設單位達成長期合作關系，并且在材料采購中以優惠價格，為企業提供建材。而在國外市場，是否可以應用此種方法進行建設，就需要結合檔案的信息記錄情況進行市場分析。

1.5 指導國內外技術聯合應用

在境外建設中，雖然是由我國建筑工程單位進行跨國作業，但是在建設與發展過程中，勢必會受到當地建設情況的影響，無論是施工環節、施工技術還是施工流程都會發生很大變化，此時對施工內容進行檔案記錄，可以在檔案分析過程中，總結出境外與國外項目施工的具體差異，之后對這些具體差異進行綜合分析，對比二者之間的不同以及優缺點。如果國內施工建設中的施工流程較為規范，可以在施工中提升工程質量，保證工程周期，則境外施工中，在不影響施工質量的情況下，可以引用國內施工建設流程[2]。如果境外施工中應用到的新型建筑設備，對工程有正向幫助作用，在國內施工建設中也可以引進此類設備輔助建設。此種技術聯合應用方法是工程建設企業可持續發展的重要手段，不僅有利于國內市場競爭，還可以獲得更加巨大的境外市場份額。

2 加強境外工程檔案管理的策略

2.1 制度管理

立足于檔案工作基本內容而言，是一種較為科學與規范的工作，并且具有十分鮮明的管理特點，這就需要在檔案管理中應用科學的管理模式進行工作，而在管理模式應用的基礎之上，檔案管理制度的建立十分必要，是管理方案以及管理制度落實的基本方法，如果沒有良好的管理制度，即使再好的管理模式，也會變得雜亂無章。

檔案工作的管理制度中，一方面應該體現責任制度。所謂的責任制度就是明確檔案管理責任，以便發生問題時，可以立即找到問題產生的原因。針對境外工程建設檔案信息的基本特點，建議將責任制度的內容進行細化，并且落實到每個人的頭上，這樣在發生問題之后，才能第一時間找到責任人。此種方法可以規范檔案管理人員的行為，保證檔案管理工作質量良好，內容全面，信息安全。另一方面，應該建立完整的獎懲制度。獎懲制度是激發管理人員工作主觀能動性的具體方法，也是進一步規范檔案管理人員管理意識與行為的重要手段[3]。獎勵制度可以結合管理內容進行綜合考慮。具體獎勵內容形式有很多，例如現金獎勵、晉升獎勵等。企業可以根據實際情況進行選擇。而懲罰制度下的懲罰力度，企業需要結合管理人員錯誤等級進行分析。因為懲罰制度存在的目的并不是為了懲罰而懲罰，而是通過此種方法規范人員意識與行為，所以懲罰力度需要適中。

2.2 依據境外工程特點，積極探索新方法

境外工程項目可以說具有較為明顯的開放性，國內各個企業與國際大型企業相比，無論是施工技術還是施工管理都存在明顯的差距，并且在境外工程建設中，還需要結合當地市場特點等內容進行動態管理，這就促使工程信息多樣化，復雜化發展。此種情況下，國內傳統檔案管理方法是否可以發揮作用還有待商榷。鑒于此，依據境外工程特點，積極探索檔案管理的新思路與新方法變得尤為重要。

2.3 建立高效的檔案網絡管理系統

隨著網絡技術以及計算機技術的廣泛應用，我國各類工程企業都在不斷進行信息化建設，就目前發展與應用情況而言，信息技術的應用可以提升企業工作漂亮與質量。但是與國外大型企業相比，我國工程企業的信息化建設水平并不高，信息的及時共享與自動傳遞仍然處于初級建設水平，這也成為我國企業面向世界化發展的基本阻礙之一。從檔案管理工作基本內容而言，信息化建設十分必要，應該借鑒國內外先進建設經驗，全面建設檔案網絡化體系。具體可以分為以下兩個方面的內容：

一方面，企業可以立足于現有的“廣域網”，在其基礎之下形成檔案專欄。檔案專欄中將會包含企業檔案管理基本工作、檔案管理基本方針、檔案管理規章制度等內容，以此保證境內外員工可以應用網路隨時了解企業建設基本動向，以及發展要求與方針。又可通過“專欄”與境外人員進行業務交流。

另一方面，采用統一的平臺，由業務部門及檔案部門共同對分散在各地的企業檔案、信息資源進行集中編輯整理，形成企業、集團的一個完整的檔案信息數據庫，并加強數據庫的開發工作，逐步使公司檔案室由檔案資料保管中心向信息資源中心轉型，從而由被動服務向主動服務轉變，為公司的建設、經營發展服務，體現檔案價值。通過檔案信息作用的發揮，反過來又可以促進檔案工作各項業務的發展，使檔案管理水平的提高和公司發展相得益彰，共同進步。

2.4 提高檔案人員業務水平

當前，檔案現代化管理的主要內容和核心即檔案計算機管理，這給檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求每一個檔案管理者必須及時掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行文件管理[4]。除此之外，檔案人員不僅要具有檔案專業知識、工程項目知識，還要具有一定的外語水平，并要不斷提高，才能滿足檔案工作的要求。

3 結語

綜上所述，建筑工程檔案管理對于建筑企業的發展十分重要，通常情況下，會被應用于之后的建筑施工指導過程中，因此在發展境外業務時，必須做好檔案管理。針對境外檔案與國內檔案的不同，管理者應該遵循差異性，從人員、制度、方法等多個角度進行綜合分析，這樣才能從根本上提升檔案管理質量，為企業發展打下堅實基礎。

參考文獻

[1] 王強，唐振華.關于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考——以中國石油境外檔案工作現實為例[J].北京檔案，2012（01）：17-18.

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[3] 戴靠山，李卉穎，孟家瑤，Shen-En Chen.符合國際工程專業認證要求的課程檔案編制方法研究——以建筑結構抗震課程為例[J].高等建筑教育，2017，26（06）：92-98.

[4] 周世慧，陳立新，張昭.對“重點關注學生”檔案化動態管理的探索與實踐——以廣州大學建筑與城市規劃學院為例[J].湖北函授大學學報，2015，28（14）：33-34.