ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)研究
——以W企業(yè)為例

文/陸旻初

一、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制審計(jì)研究的意義

目前，大部分審計(jì)人員對于ERP系統(tǒng)仍然比較陌生，加上沒有相應(yīng)的政策和規(guī)范制度，ERP環(huán)境下的審計(jì)方法不得要領(lǐng)。有效開展ERP環(huán)境下的內(nèi)控審計(jì)，能夠有助于企業(yè)進(jìn)一步優(yōu)化工作流程、合理優(yōu)化配置各項(xiàng)資源，同時(shí)能夠提高內(nèi)部控制審計(jì)的質(zhì)量和效率。因?yàn)镋RP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)的可視化程度較高，ERP系統(tǒng)的引入增加了內(nèi)部控制審計(jì)過程的公開性和透明度，減少了人為因素對審計(jì)進(jìn)程的影響，提高了準(zhǔn)確性和有效性。

二、ERP系統(tǒng)下W企業(yè)采購與付款流程的內(nèi)部控制審計(jì)

W公司是一家制造業(yè)企業(yè)，主要以生產(chǎn)燈具、電器、電子等產(chǎn)品為主，經(jīng)營范圍從所在注冊城市逐步擴(kuò)大到國內(nèi)的一些城市，也涉及對外出口業(yè)務(wù)。近年來企業(yè)發(fā)展中也遭遇了運(yùn)營管理的一些障礙，使得公司高層深刻覺察到管理模式的滯后和老舊，對于企業(yè)發(fā)展已經(jīng)成為較大的阻礙因素。面對更多企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)且成效顯著，公司高層表示出想要引進(jìn)該系統(tǒng)的強(qiáng)烈愿望。

（一）采購與付款業(yè)務(wù)的主要流程

引入ERP系統(tǒng)之后，企業(yè)便擺脫了信息搜集難、數(shù)據(jù)共享難的問題，能夠隨意完成對于數(shù)據(jù)或信息的交流、共享和使用，對于企業(yè)來說打破了信息不對稱等造成的運(yùn)營障礙，促進(jìn)了運(yùn)營效率的提升。

1.生產(chǎn)和庫存部門發(fā)出采購申請，采購部門據(jù)此完成采購請購單的填寫。部門主管根據(jù)系統(tǒng)中請購產(chǎn)品的庫存記錄和以往的價(jià)格等信息并根據(jù)設(shè)置好的審批條件對采購請購單進(jìn)行審核。

2.系統(tǒng)自動(dòng)歸檔采購請購單，將所有供應(yīng)商檔案從數(shù)據(jù)庫調(diào)出，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)選出最合適的供應(yīng)商，并將該供應(yīng)商的相關(guān)資料交由采購和付款流程部門，由部門主管選定供應(yīng)商，采購訂單就此產(chǎn)生。通過購銷協(xié)議和采購合同的簽署，企業(yè)將采購要求告知供應(yīng)商。

3.采購部門基于采購訂單填寫到貨單，經(jīng)由系統(tǒng)自動(dòng)傳遞至倉庫部門，之后貨物入庫時(shí)，需要依據(jù)該采購到貨單進(jìn)行驗(yàn)收。

4.倉庫部門完成合格貨物的入庫工作，然后基于實(shí)際到貨情況完成采購入庫單的填寫。

5.財(cái)務(wù)部門依據(jù)供應(yīng)商開出的銷售貨物的發(fā)票在系統(tǒng)上填寫采購發(fā)票，登記采購的相關(guān)信息。

6.基于采購發(fā)票和入庫單，完成采購結(jié)算，計(jì)算出成本并記入應(yīng)付賬款。

（二）銷售與收款業(yè)務(wù)的主要流程

ERP的應(yīng)用重組了銷售與應(yīng)收賬款的流程：

1.銷售部門向客戶提供銷售貨物的品種、價(jià)格、規(guī)格等商品信息。

2.按照訂貨單，銷售部門查詢并了解商品有關(guān)信息，然后基于客戶資信情況，決定定價(jià)、銷量、賒銷額度等，共同簽署合同，加以必要審查與核對。

3.按照銷售合同，銷售部門對銷售訂單加以填寫，經(jīng)部門管理人員審核，以做內(nèi)部流轉(zhuǎn)憑證之用。

4.系統(tǒng)形成銷售發(fā)票和發(fā)貨單。

5.倉庫部門根據(jù)系統(tǒng)傳過來的發(fā)貨單與系統(tǒng)內(nèi)的庫存商品進(jìn)行比對，確認(rèn)一致后填制出庫單。

6.財(cái)務(wù)部門根據(jù)系統(tǒng)所傳過來的信息記錄主營業(yè)務(wù)收入并結(jié)轉(zhuǎn)成本，在應(yīng)收賬款管理模塊進(jìn)行應(yīng)收帳款確認(rèn)以及收款處理。

（三）ERP環(huán)境下采購與銷售業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制審計(jì)的主要內(nèi)容與方法

1.企業(yè)崗位職責(zé)權(quán)限設(shè)置是否適當(dāng)

ERP系統(tǒng)就是企業(yè)的管理系統(tǒng)，只是這個(gè)系統(tǒng)涵蓋了整個(gè)企業(yè)管理的各種信息。在此系統(tǒng)下，必須要求每個(gè)崗位的人員和職責(zé)權(quán)限都非常清晰，互不干擾。

2.信息在各模塊之間的傳遞是否完整和準(zhǔn)確

因?yàn)檎麄€(gè)ERP系統(tǒng)都是建立在信息的基礎(chǔ)之上的，因此信息傳遞的準(zhǔn)確性是審計(jì)的重中之重，要檢查信息的傳遞是否準(zhǔn)確完整。

3.是否存在沒有合同的情況下進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)

對于采購業(yè)務(wù)，審計(jì)人員要先審查合同是否簽訂，是否有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同樣對于銷售業(yè)務(wù)，審計(jì)人員也要看銷售合同是否簽訂，是否有涂改，領(lǐng)導(dǎo)是否授權(quán)。在檢查過程中，審計(jì)人員還要對相關(guān)控制進(jìn)行檢驗(yàn)，利用穿行測試來驗(yàn)證其有效性。

4.供應(yīng)商管理以及客戶管理模塊設(shè)置是否妥當(dāng)

在ERP環(huán)境下，采購活動(dòng)對供應(yīng)商的選擇可以通過對系統(tǒng)中建立的供應(yīng)商檔案來完成，內(nèi)部控制審計(jì)人員應(yīng)檢查ERP系統(tǒng)中對供應(yīng)商的管理控制，依據(jù)供應(yīng)商的情況來評價(jià)企業(yè)采購活動(dòng)。對于企業(yè)的銷售客戶，要判斷其信用和風(fēng)險(xiǎn)情況，如果客戶的風(fēng)險(xiǎn)大，應(yīng)該減少與其合作，對于非要合作的風(fēng)險(xiǎn)客戶，就必須要銷售主管同意才可以執(zhí)行。審計(jì)人員主要通過客戶管理情況與模塊的匹配情況，來判斷模塊是否準(zhǔn)確合理，所有的銷售合同都要在客戶檔案中得到體現(xiàn)。

三、ERP環(huán)境下健全內(nèi)部控制審計(jì)的對策

（一）改進(jìn)方法尋找審計(jì)線索

ERP環(huán)境下的審計(jì)不同于傳統(tǒng)的審計(jì)，其審計(jì)對象主要是數(shù)據(jù)和程序，因而審計(jì)線索較為隱蔽且難以發(fā)現(xiàn)。而且系統(tǒng)是連續(xù)不斷運(yùn)行的，在審計(jì)時(shí)隨時(shí)中斷進(jìn)行測試是難以實(shí)現(xiàn)的，從而審計(jì)線索的尋找難度增加。應(yīng)對這一難點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)該在系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃初期就預(yù)留一個(gè)審計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口，審計(jì)人員可以利用這一接口找到審計(jì)所需要的資料。

（二）改進(jìn)審計(jì)技術(shù)實(shí)現(xiàn)技術(shù)方法創(chuàng)新

1.將靜態(tài)審計(jì)轉(zhuǎn)向靜態(tài)與動(dòng)態(tài)并行審計(jì)

ERP系統(tǒng)是完善的企業(yè)管理系統(tǒng)，它是將企業(yè)的信息實(shí)時(shí)的傳輸?shù)较到y(tǒng)中，從而進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配和管理。如果要對其進(jìn)行審計(jì)，那么就必須要進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)審計(jì)，因?yàn)樵撓到y(tǒng)是在不間斷的運(yùn)轉(zhuǎn)中，不能按照傳統(tǒng)的靜態(tài)審計(jì)的辦法來執(zhí)行。這個(gè)系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)都在隨時(shí)變化，要對該系統(tǒng)進(jìn)行全面的考慮，不能只關(guān)注某一個(gè)部分。

2.采用在線審計(jì)

在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，審計(jì)工作的網(wǎng)絡(luò)操作已成為新的趨勢。過去的審計(jì)工作都是依靠審計(jì)人員直接翻看財(cái)務(wù)賬目，查詢各種審計(jì)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)告，而現(xiàn)階段，就可以利用在線審計(jì)來完成，大大提高了審計(jì)的效率，審計(jì)人員不需要再講數(shù)據(jù)進(jìn)行打印、分析、比對的操作，只需要在網(wǎng)絡(luò)中利用計(jì)算機(jī)就可以完成查詢比對工作，甚至還可以利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析，得出更加準(zhǔn)確的結(jié)果。

3.采用連續(xù)審計(jì)

信息技術(shù)在飛速進(jìn)步，ERP系統(tǒng)也在不斷更新。現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)已經(jīng)具備XBRL功能，通過這個(gè)功能的應(yīng)用，審計(jì)人員可以直接獲得相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表，只要企業(yè)的設(shè)定是允許的，就可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)審計(jì)。不需要再像過去意義進(jìn)行人工方式的判讀資料，這樣的辦法可以讓審計(jì)更加快速，減少中間環(huán)節(jié)，直接提取數(shù)據(jù)資料，更加高效。

（三）完善ERP環(huán)境下內(nèi)部控制審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)

就目前來說，我國的企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)活動(dòng)正處于茁壯發(fā)展階段。在這個(gè)過程中，建議相關(guān)部門及早出臺相關(guān)的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能夠有效保障企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)活動(dòng)的正常、有效、有序開展。標(biāo)準(zhǔn)的缺失給審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)時(shí)帶來一定的困難，因而可能做出非客觀的評價(jià)和結(jié)論。特別是ERP系統(tǒng)運(yùn)行以后，將會有越來越多的企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)活動(dòng)將在該系統(tǒng)層面下進(jìn)行操作，因此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)聯(lián)合起來，真正制定出ERP系統(tǒng)下的審計(jì)制度和流程，讓審計(jì)工作可以順暢的開展。

四、結(jié)論

近年來，由于信息的一體化，ERP項(xiàng)目受到了越來越多的企業(yè)的關(guān)注。因此對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制審計(jì)也應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用就是一個(gè)典型的突破。ERP的實(shí)施給企業(yè)帶來了很多的益處，包括經(jīng)濟(jì)效益的提高、經(jīng)營管理范圍的擴(kuò)大、信息資源的整合與應(yīng)用、企業(yè)個(gè)性化的滿足和企業(yè)形象的提升等。然而在這個(gè)過程中，必須加強(qiáng)ERP環(huán)境下的企業(yè)控制活動(dòng)才能夠有效提升企業(yè)運(yùn)作的效率和效益。