“互聯網+”環境下檔案信息化建設的挑戰與對策

◎胡召義

（吉林省農安縣工業和信息化局 吉林 農安 130200）

目前互聯網、智能化、信息化等新技術已被廣泛應用于社會管理服務和企業管理經營中，為人們日常工作和生活帶來便利。檔案管理是一項社會性基礎管理工作，在社會發展中有著十分重要的作用，為企業管理決策提供參考和保障。新形勢下的檔案管理，在檔案采集、整合、分類和儲存等環節逐步實施數字化、網絡化、信息化處理，在管理流程上實施標準化管理，促進檔案管理標準統一、管理規范，保密性及安全性不斷增強，管理效率有效提升，人力成本大幅減少。

一、“互聯網+”在檔案信息化建設中的作用

傳統檔案管理在實時化和動態化等方面已經不能適應當前形勢發展需求，推進檔案管理變革已是刻不容緩。應用信息化技術，能夠提升檔案管理效率，順應時代發展需求，滿足人們數據應用需求。應用信息化技術，檔案管理工作人員可以利用互聯網技術，將紙質檔案向電子檔案轉換，而計算機強大的管理功能，能夠簡化工作流程，減少工作步驟，減輕工作量，從而有效提升檔案管理工作效率，并且在檔案信息的完整性、準確性和安全性上都有所增強[1]。

互聯網時代，信息技術日新月異，數據信息呈現出海量化、多樣化和多元化特點。檔案是數據信息的主要載體，蘊含著無數關鍵信息，對于整個社會都有很高的應用價值。信息化技術融入檔案管理工作，大大提高了檔案管理質量和水平。在互聯網時代，人們對檔案數據需求趨于個性化和多樣化，檔案信息服務也必須不斷進行創新，根據用戶需求對檔案進行整合處理，加強信息共享，將檔案信息化的協同性和靈活性充分體現出來，提高用戶滿意度。

二、實施檔案信息化面臨的新問題

當前，許多企業管理層認為檔案管理只要把檔案保管好就夠了，無須投入大量資金進行檔案信息化建設，使檔案管理工作嚴重滯后，影響到檔案使用。

第一，檔案管理模式落后。許多企業還在采取傳統手工方式來進行檔案管理，不僅容易出現錯誤，而且操作步驟煩瑣，管理人員耗費大量精力與時間，工作效率低下；一些檔案管理人員計算機知識相對薄弱，對信息技術掌握不足、數據處理流程不熟悉，難以發揮互聯網優勢[2]。第二，檔案管理人員培訓缺失。許多檔案從業人員并非檔案專業畢業生，在企業也沒有接受過專門培訓，在檔案管理信息化認知以及專業知識儲備不足；部分檔案管理人員學歷偏低，知識更新跟不上時代，缺失先進理念和技術的支撐；很多企業沒有配備專業檔案管理人員。第三，檔案管理平臺建設待加強。與傳統紙質檔案相比較，網絡電子數據信息對于數字資源和電子環境有著極高的要求，網絡平臺安全性也就受到格外關注，隨著信息設備的快速更新，數據資源讀取方式也在不斷變化，稍不注意就會使原本儲存的數據信息無法讀取。如何搭建起穩定、安全、可靠的電子防護體系已經成為當務之急。

三、推進檔案信息化建設的對策建議

（一）不斷提高思想認識

檔案管理信息化建設不是一蹴而就的，需要政府相關部門的正確引導。企業管理層應充分認識到該項工作的重要意義，要制定科學合理的工作方案，預留足夠建設資金，在遇到建設難題時各部門之間要齊心協力，多出點子、多提建議。要將檔案信息化建設納入企業戰略目標，加強相關宣傳，轉變檔案管理工作人員思想觀念，加快檔案管理信息化建設步伐。檔案管理人員要具備超前意識，主動運用互聯網技術來管理檔案，認真收集有價值的檔案，挖掘檔案信息內涵，注重信息再次整理和分類，保管好檔案、利用好檔案，使其為企業發展作出貢獻[3]。

（二）創新檔案管理模式

要對傳統檔案管理模式進行創新，充分運用好互聯網技術，發揮信息檔案和傳統檔案相結合的優勢，不斷優化檔案管理模式。檔案管理工作人員要自覺主動學習互聯網技術，強化自身信息化水平，使自身信息化技術能力能夠跟上時代發展潮流。另外，要充分利用大數據、智能化等先進技術對檔案信息進行優化處理，實現檔案信息價值利用最大化。

（三）提升檔案管理人員素質

檔案管理工作人員要熟練掌握管理流程及方法，對于檔案收集、整合、分類、歸檔、儲存等環節都要做到心中有數，在當前檔案種類多樣化的情況下，要善于探索和創新檔案管理方法，提高管理技巧技能。相關管理人員要強化自身檔案管理知識儲備，認真學習理論檔案學、應用檔案學，積極參與各種線上線下檔案講座，從中獲取先進檔案管理理念和技能，不斷提升自身檔案管理水平。要加強自身互聯網技術的提升，能夠熟練運用各種檔案管理APP。企業管理層要為檔案管理工作人員創造機會，通過集中培訓、外出學習等“請進來，走出去”的方式方法，提升相關人員專業技術水平。在人才招聘時要注重高學歷檔案管理人才的引進，以較好的福利待遇和薪酬來留住人才。

（四）筑牢安全防護屏障

互聯網時代的海量信息資源，為檔案管理帶來了新的安全隱患；建立檔案信息安全防護系統，能夠有效應對這些安全隱患。檔案信息數據會被植入木馬、攜帶病毒，對檔案信息安全帶來極大威脅，檔案管理部門要抓緊抓實抓細信息安全防護系統建設，做好信息加密和信息防護工作。根據不同層級管理人員設置有效訪問權限，保障信息數據安全。同時，要建立起檔案信息永久“身份證”，確保檔案信息不會因為設備更新而失效。

四、結語

“互聯網+檔案”已經成為當下檔案管理工作主流，符合現階段社會發展要求。檔案管理工作人員要及時更新管理理念，不斷改進管理模式，提升自身綜合素質，將信息技術與檔案管理完美結合，為檔案管理事業發展奠定基礎。