淺談基層行政事業單位檔案管理信息化建設

◎周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會保障局 新疆 伊犁 835600）

在信息時代，基層行政事業單位必須充分發揮信息技術對檔案管理的推動作用，結合基層單位特點探索信息時代檔案管理的有效方法，明確檔案管理工作信息化建設面臨的機遇與挑戰，借助改革創新推動基層行政事業單位的發展。

一、檔案管理信息化建設的意義及現狀

信息化建設，使檔案管理模式得以轉變，由傳統的人工管理轉變為自動化管理，有利于豐富檔案資料的內容。借助信息技術，檔案管理可以收集到圖片、音頻、視頻等多種資料，可以實現數字保存，留存備份所有操作記錄，豐富檔案的原始內容，提升檔案管理效率。信息化建設可以簡化檔案管理工作，不僅降低了人力成本，還提高了檔案管理的效率，為檔案資源的流通和共享創造平臺。

當前，基層行政事業單位檔案管理存在思想上重視不夠、資金投入不足等問題。信息技術可以消除傳統檔案管理中存在的管理效率不高、管理質量差等缺陷，提升檔案管理的整體水平。但是部分單位的檔案管理部門缺少創新主動性，沒有意識到信息技術應用于檔案管理的優勢，致使檔案管理的創新發展受到了制約，信息化發展受到了影響。

一些行政事業單位的檔案管理還沒有全面引入信息技術，基礎設施更新較慢，改革創新較為滯后。其主要原因，是由于不同地方經濟發展存在差異，檔案管理信息化改革存在不平衡；部分地方對檔案管理的信息化建設缺少資金支持，缺少功能先進的設備，或者是有設備但是技術力量不足，檔案管理平臺沒有同步發展。另外，軟件平臺的應用存在局限性，檔案資源難以實現大范圍的共享，使檔案資源開發受到影響。

二、信息化檔案管理改革的目的

（一）實現文檔一體化管理

由于管理體制的制約，在實際管理工作中仍面臨著文書管理部門與檔案管理部門各自為政的現狀，存在重復勞動，導致人力、物力、財力的浪費。所以，要發揮信息化建設的作用，實現文檔一體化管理。利用網絡資源共享的功能，將各級文件直接錄入檔案數據庫，降低檔案管理人員的重復錄入，不僅可以提升檔案管理效果，還可以減輕檔案管理人員的工作量。

（二）建立標準化管理體系

檔案信息化建設，可以推進管理體系的標準化，實現電子文件同步歸檔，并與傳統紙質檔案統一管理。在信息技術的支持下，無紙化辦公得以實現，電子文件的作用更加凸顯，傳統的檔案管理方式需要改變。由于電子文件的應用、存儲方式的改變，檔案管理體系也發生了變化。檔案“雙軌制”管理體系需要紙質與電子檔案并存，這種管理體系不僅會引發管理方式的調整擴充，還從根本上改變了原有的檔案管理模式。在管理體系構建中，要結合知識管理的特點，實現對信息、數據的挖掘、融合，對知識管理加以規范。

（三）優化檔案管理機制

為保證信息安全，基層行政事業單位的檔案管理要建立完善的管理機制，消除管理漏洞。比如針對檔案信息的調用，單位要為不同的部門制定不同級別的使用權限，記錄的修改也要設置權限。通過管理機制的優化，避免人為篡改信息事件的發生。此外，大數據作為新型的統計分析工具，可以對錄入數據庫的信息加以分析，記錄存在的關鍵詞。因此，檔案管理部門可以發揮大數據工具的作用，定期對電子檔案的數據加以核對；在核對的過程中，大數據系統可以依據需要獲取檔案關鍵詞，對不同電子檔案進行對比。

（四）優化檔案管理模式

基層行政事業單位要結合檔案管理實際情況，制定“雙軌制”體系下的管理制度，明確基層行政事業單位信息化條件以及檔案管理的相關流程，以充分利用檔案信息資源。管理模式創新要結合信息管理的需要，發揮信息技術對檔案管理的推動作用，提升檔案管理的質量，消除“信息孤島”。基層行政事業單位要意識到檔案管理與信息技術融合的重要作用，借助信息化建設提升檔案管理的整體效果，要考慮如何創設有利于融合管理的環境和條件。

三、信息時代檔案管理工作的創新策略

（一）發揮檔案信息管理平臺的作用

行政事業單位要將提升檔案管理的質量和效率作為信息化建設的目標。為保證檔案資源的高效管理，應充分發揮網絡平臺的作用，實現檔案資源的共享和檔案信息的快速收集、傳遞與保存。檔案管理部門要結合行政事業單位的特點，建立相應的信息化檔案管理模式，發揮信息技術對檔案管理的推動作用，提升檔案管理的質量，注重檔案管理數據庫的開發利用，發揮信息大數據的優勢。

（二）開發檔案管理軟件

行政事業單位要充分認識信息化檔案管理的重要性，注重對相關軟件的開發，保證軟件的適用性，以推動檔案管理信息化建設創造條件。當前，網絡化是推動信息化發展的重要基礎，檔案管理信息化要發揮網絡化優勢，提升網絡平臺的功能性，這有利于充分挖掘檔案資源的價值，擴大其應用范圍。網絡條件下的檔案信息的內容更加豐富、儲存量會更高，檔案信息的結構會更優化，檔案資源的作用也會提升。另外，還要注重管理信息系統的開發與應用，結合行政事業單位管理特點，開發與檔案管理融合的項目管理平臺。

（三）注重對檔案管理信息化人才的培養

檔案管理工作的創新，需要人才的保障。人力資源部門要有信息化人才的培訓制度，定期舉辦業務培訓，提升工作人員的信息處理能力。培訓可以采取多種形式，比如定向培養、專題講座等，還應該注重與同行的技術交流，學習先進的檔案管理方法。此外，行政事業單位還要加強對檔案管理人員的管理，組建技術過硬的檔案管理服務團隊，在研發行政事業單位檔案管理應用軟件的同時，保證檔案信息的安全。

（四）注重與信息技術的深度融合

在檔案管理信息化建設中，要結合行政事業單位的關鍵環節，提升檔案信息化管理的水平。應依據大數據平臺，挖掘行政事業單位檔案管理的各類數據，將其功能充分體現出來。檔案管理機構要結合行政事業單位實際，利用管理平臺為行政事業管理提供優質的檔案服務，提高檔案信息化管理和服務效能。