淺談事業單位檔案信息化管理

◎劉新穎 鄧慶軍

（灤平縣機關事務管理中心 河北 灤平 068250；中石油河北承德銷售分公司 河北 承德 067000）

實現事業單位可持續發展，必須堅持與時俱進的發展理念，不斷進行改革和創新。事業單位檔案工作具有一定的特殊性，隨著社會服務工作范圍擴大、檔案數量不斷增加，檔案工作和事業單位整體發展愈加密不可分。事業單位檔案管理工作面臨著信息化發展的新要求，這也成為當下需要深入研究和實踐的重大課題。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

當前事業單位檔案管理工作存在諸多問題，影響了檔案管理信息化進程。

第一，對檔案信息化工作重視程度不足。對檔案工作缺乏足夠重視，是阻礙檔案工作信息化的主要因素。在現實工作中主要體現在從事檔案信息化管理人員專業性不足，對于檔案管理工作考核力度不夠。據調查顯示，當前在事業單位對檔案工作人員的年齡、能力等條件限制都較為寬松，不利于檔案工作信息化效率的提高，不利于充分發揮檔案管理工作功能。部分事業單位領導認為檔案管理工作只是簡單的文件整理、信息記錄，并不需要較強的專業素質，也不需要投入過多的人力資源；許多事業單位對于檔案管理工作的考核并不嚴格，甚至沒有建立關于檔案管理工作的考核標準，影響了檔案信息化管理工作開展。

第二，檔案信息化工作管理制度不完善。事業單位檔案信息化需要內部各個部門的有效銜接和配合，需要根據單位工作實際需求建立完善的檔案信息網絡，為各項工作開展提供借鑒和幫助。隨著計算機信息技術在檔案管理中的廣泛應用，當前事業單位檔案管理工作明顯滯后，主要表現在管理制度建設不足，管理方法存在明顯滯后性。相關調查結果顯示，當前檔案工作仍然受到傳統模式的局限。通過紙質檔案存儲來實現相關信息數據的調取和利用，這樣的管理方式不僅僅使檔案利用效率較低，也容易使檔案出現損壞，對于檔案工作的監管也主要依靠傳統攝像頭的記錄，并不全面。同時，對信息技術手段的利用不足，檔案管理沒有進行科學的精細化管理，制約了事業單位整體信息化建設。

第三，檔案信息化專業人才缺乏。隨著檔案信息化的推廣和應用，對檔案管理人員的要求越來越高，不僅要求他們具備專業的檔案管理能力，還要具備高水平的檔案信息處理能力，能夠熟練運用各種檔案管理軟件。但是從事業單位檔案管理現狀來看，現有檔案管理人員年齡結構不合理，缺乏專門的技術培訓，不能滿足當前檔案信息化工作的新要求；許多事業單位沒有建立一支專業化的檔案信息化工作隊伍，不能充分發揮檔案信息在事業單位發展中的重要作用。

二、事業單位檔案信息化管理策略

（一）轉變檔案信息化觀念

檔案管理人員要根據事業單位工作出現的新變化和新特點，摒棄以往簡單的工作方式，全面推動檔案信息化建設，發揮檔案資源在事業單位工作中的重要作用。為了適應新時期的發展要求，事業單位檔案管理人員要協調好管理工作各個環節，充分開發各種檔案資源，不斷引進先進的信息化技術，采用現代化管理模式，樹立檔案信息整合共享理念，提升自身業務水平，推動事業單位檔案管理工作健康發展。

（二）創新檔案管理方式

計算機技術、電子技術等現代化手段都能為檔案工作提供技術支持，電子檔案建設也是未來檔案工作的重要方向之一。事業單位要加大信息化投入，積極建設電子檔案管理平臺，實現檔案的及時存儲和修改，保證檔案的準確性和保存的長久性，解決紙質檔案管理的局限問題。電子檔案建設需要事業單位加強專業人才的聘用，以高素質的隊伍來推進檔案工作信息化建設。要進一步提升自身辦公自動化水平，擴大檔案信息資源服務范圍，提升內部服務能力，提高電子檔案利用率，豐富檔案內容，為事業單位發展提供借鑒和幫助。與此同時，事業單位要加強網絡與信息安全管理，建立完善的安全技術防范體系，提升檔案信息安全技術管理水平，做好日常安全管理保護工作，健全信息基礎設施建設，為整個檔案信息化工作提供保障。

（三）完善檔案信息化管理制度

事業單位要做好“頂層設計”，從宏觀上做好檔案信息化工作指導，規范管理流程，建立完善的管理制度，保證后續工作正常開展。要對檔案工作制定嚴格的工作標準和考核標準，明確任務目標和權責分配，提高檔案工作效率；實現自我檢視、自我建設、自我完善；針對檔案信息化工作存在的問題、針對不同工作環節，細化工作標準，促使各項管理制度落實到位。

（四）優化事業單位檔案信息化內容

事業單位要根據自身工作實際需求，堅持循序漸進原則，有步驟、有選擇地開展檔案信息化工作。嚴格按照國家制定標準，做好信息化檔案和電子文件歸檔工作，建立數字化數據庫，做好重點檔案管理；保證信息化檔案格式符合標準，對檔案數據信息進行規范化處理，實現檔案資源共享，真正把內部檔案資源信息化開發和利用納入標準化發展軌道。在進行檔案信息編研過程中，要對檔案信息進行系統整理和加工，提升檔案信息化服務水平，為事業單位發展提供重要信息支撐。

三、結語

檔案工作對于事業單位的決策制定、人事調動、統籌規劃等各項工作都有著重要作用，事業單位檔案信息化是需要我們在今后工作中不斷探索的重要課題。面對新形勢，事業單位要轉變檔案信息化工作觀念，創新檔案工作管理方式，建立現代化檔案信息化管理系統，完善檔案工作信息化管理制度，促進檔案信息化工作持續發展。